Plánovanie a manažment procesu budovania IS

Plánovanie a manažment procesu budovania IS

4.1  Rámcový opis fázy 
Úlohou tejto fázy životného cyklu IS je určiť ciele budovania predmetného IS a vypracovať štúdiu ich dosiahnuteľnosti, ktorá má obsahovať základné koncepčné riešenie IS z hľadiska finančných nárokov, technického zázemia a personálnych potrieb.
 
Dôležitou súčasťou štúdie je aj vyhodnotenie vplyvu budovania IS na existujúcu bezpečnosť IS, už prevádzkovaných v spoločnosti.
 
Významným výstupom tejto fázy životného cyklu IS je plán budovania IS, prípadne plán budovania inkrementu IS.
 
V rámci tejto fázy životného cyklu IS sa taktodefinujú základné zásady a postupy pre riadenie realizácie procesu budovania IS.
 
Fáza Plánovania a manažmentu začína  ako prvá, prebieha v pozadí ďalších fáz a končí odovzdaním vybudovaného IS do rutinnej prevádzky.
 
4.2  Detailný opis fázy
Detailný opis fázy  vychádza z jednotlivých dokumentov, ktoré  sú vypracovávané v rámci fázy a procedúr, ktoré majú byť realizované.
 
4.2.1  Inovačný zámer
Je nesporné, že k začatiu procesu budovania IS nedochádza bez dostatočného dôvodu. Obdobné platí aj pre akékoľvek zmeny už prevádzkovaných IS.
 
Proces iniciovania úvah o budovaní nového IS alebo realizácie zmien v už prevádzkovaných IS je možné stotožniť s vypracovaním Inovačného zámeru, ako písomného dokumentu.
 
Posúdenie a schválenie IZ
Možnosť povedať, že vypracovanie Inovačného zámeru bez obmedzení by mala byť v spoločnosti garantovaná. ?????
  Praktickým problémom potom však je, ako posúdiť opodstatnenosť, závažnosť, či ekonomickú výhodnosť predložených Inovačných zámerov.
 
Pritom inovačný zámer môže v sebe skrývať návrh budovania úplne nového IS, ako aj návrh na obnovu vybraných častí už prevádzkovaných technológií, či návrhy na rozšírenie modulov a funkčnosti prevádzkovaného systému.
 
Na zvládnutie tohto problému musí v spoločnosti existovať jednak norma, ktorá určí záväzný obsah Inovačného zámeru, ako aj procedúra schvaľovania Inovačných zámerov.
 
Platí, že len inovačné zámery, ktoré prešli schvaľovacou procedúrou s kladným hodnotením môžu byť posunuté do ďalšej prípravy.
 
4.2.2  Plánovanie procesu budovania IS
Plánovanie procesu budovania IS vykonáva zadávateľ projektu, ktorý určuje aj ciele IS.
V prípade nedostatočných skúseností s plánovaním procesu budovania IS sa odporúča prizvať k riešeniu špecializovanú konzultačnú firmu.
 
Výsledné dokumenty je možné podľa potreby podrobiť auditu nezávislou externou firmou.
 
Plánovanie IS predpokladá uskutočnenie najmä nasledovných činností:
· určenie cieľov IS,
· vypracovanie štúdie IS,
· vypracovanie plánu budovania IS.
 
4.2.2.1  Určenie cieľov IS
Pre určenie cieľov budovania IS sú k dispozícii viaceré metódy, ktoré sú bližšie opísané v dostupnej literatúre. Rozhodnutie o tom, ktorá bude použitá v praktických podmienkach, závisí najmä od charakteru, poslania a cieľov spoločnosti.
 
Odporúča sa použitie jednej alebo kombinácie z nasledovných metód:
· metóda funkčnej dekompozície,
· metóda kritických faktorov úspechu,
· metóda neurčite definovaných systémov,
· metóda alternatívnych scenárov.
 
4.2.2.2  Vypracovanie štúdie IS
 
Štúdia IS (Feasibility Study) je v poradí druhým dokumentom, ktorý vzniká v rámci životného cyklu IS.
 
Rámcový obsah štúdie je možné vymedziť nasledovne:
· návrh koncepčného modelu IS;
· porovnanie navrhovaného riešenia s existujúcim stavom;
· návrh časového rozvrhu procesu budovania IS;
· ekonomické podmienky realizácie;
· určenie vývojových a dokumentačných prostriedkov;
· bezpečnosť, spoľahlivosť a výkonnosť IS;
· vplyv navrhovaného riešenia na existujúcu bezpečnosť prevádzky IT v spoločnosti.
Okrem určenia povinného obsahu štúdie IS, musí spoločnosť vytvoriť a schváliť aj procedúru schvaľovania vypracovaných štúdií.
 
4.2.2.3  Plán budovania IS
Platí, že až pre IS, ktorých štúdia kladne prešla schvaľovacím procesom je možné prikročiť k vypracovaniu Plánu budovania IS.
 
Plán budovania IS obsahuje vecný a časový harmonogram budovania IS spolu s predpokladanými finančnými výdavkami súvisiacimi s  jednotlivými fázami životného cyklu IS.
 
Dôležitou zložkou procesu plánovania IS je určenie nástrojov, ktoré budú použité pri vývoji IS. Ide najmä o prostriedky analýzy a návrhu (CASE nástroje), pre vývoj SW (generátory kódov a programovacie prostredie), pre riadenie projektu (plánovacie systémy, workflow systémy, ...), pre vytváranie a správu dokumentácie IS (textové editory, dokumentačné archívy), pre zabezpečenie kvality, pre zabezpečenie návrhu bezpečnostnej architektúry IS a ďalšie.

4.2.2.4  Manažment  projektu
Integrálnou súčasťou tejto fázy životného cyklu IS je aj návrh systému riadenia procesu budovania IS.
 
Manažment procesu budovania IS predstavuje samostatný problém, ktorý je potrebné vyriešiť pre každý IS.
Keďže v praxi sa problémy informatiky riešia na báze realizácie rôznych projektov, je kvôli zjednodušeniu potrebné v ďalšom výklade a opise stotožniť pojmy
 
riadenie procesu budovania IS a riadenie projektu
 
alebo
 
manažment procesu budovania IS a manažment projektu IS.
Cieľom definovania spôsobu riadenia projektu je zabezpečenie úplnej kontroly priebehu projektu zadávateľom projektu od úrovne plánovania projektu, až po začatie rutinnej prevádzky IS a jej monitorovanie.
 
Riadenie projektu možno definovať ako samostatný systém pozostávajúci z nasledovných komponentov:
 
· organizácia projektu,
· plánovanie,
· kontrola,
· motivácia.
 
Pri definovaní systému riadenia projektu je potrebné zohľadniť špecifické charakteristiky konkrétneho IS.
 
Organizácia projektu
Organizácia procesu budovania IS, teda organizácia projektu, zachytáva vzťahy medzi jednotlivými účastníkmi.
 
Organizácia projektu má v zásade 2 zložky:
 
a)  vonkajšia organizácia projektu,
b)  vnútorná organizácia projektu.
 
Vonkajšia organizácia projektu definuje vzťahy medzi externými účastníkmi projektu, teda dodávateľskými subjektmi a organizačnými útvarmi spoločnosti, ktorá buduje IS.
 
Zvyčajne je reprezentovaná riadiacim výborom (steering committee) s nasledovnou štruktúrou:
 
· zadávateľ projektu,
· zástupca prevádzkovateľa systému,
· zástupca používateľa systému,
· riešiteľ projektu.
 
Vnútorná organizácia projektu vyjadruje vzťahy medzi jednotlivými riešiteľmi projektu. Všeobecne platná vnútorná organizácia projektu má nasledovnú štruktúru:
 
· vedúci (manažér) projektu;
· vedúci subprojektov;
· jednotlivé vývojové tímy;
· zabezpečenie kvality;
· zaistenie bezpečnosti, výkonnosti a spoľahlivosti;
· správa dokumentácie a riadenie konfigurácií;
· sekretariát a administratívna podpora.
 
 
Kontrola projektu
Kontrola projektu predstavuje súbor postupov a procedúr, ktorými sa sleduje zhoda postupu prác a schválených plánov.
 
V rámci návrhu systému kontroly realizácie procesu budovania IS je potrebné určiť aj spôsob šírenia informácií o postupe prác medzi jednotlivými účastníkmi realizácie projektu, ako aj spôsob vyhodnocovania informácií.
  Je potrebné taktiež definovať formálne stretnutia, na ktorých prebieha koordinácia riešiteľských aktivít.
 
S kontrolou úzko súvisí proces schvaľovania a preberania jednotlivých produktov (dokumentov, SW modulov, integrovaného systému, používateľskej dokumentácie, školení, atď.)
  V prípade nesplnenia kritérií prebratia, musí byť tvorca produktu zodpovedný za odstránenie identifikovaných nedostatkov a náhradné plnenie v určenom náhradnom termíne.
 
Motivácia
Súčasťou každého riadenia je aj motivačná zložka. V prípade využívania externého riešiteľa projektu sa problém motivácie zužuje na motiváciu vlastných organizačných útvarov pri plnení schváleného plánu budovania IS.
  Motivácia externého riešiteľa pre plnenie schváleného plánu projektu by mala byť vyriešená v rámci zmluvy o dielo, v časti cena a podmienky platenia dohodnutej ceny.
 
Opísaný priebeh fázy plánovania a manažmentu procesu budovania IS je možné schematicky znázorniť diagramom postupu práce, ktorý prezentuje obrázok č.5.
 
Ako bolo uvedené skôr, fáza plánovania a manažmentu procesu budovania IS  prebieha až do odovzdania IS do rutinnej prevádzky. Nutnou podmienkou pre plánovanie a manažment je zber spätných informácií o priebehu a stave  realizácie ďalších fáz životného cyklu IS, čo je znázornené obrázkom č. 6.

4.3  Dokumenty vznikajúce v rámci fázy
V rámci fázy – Plánovanie a manažment  životného cyklu IS budú vznikať nasledovné dokumenty :
 
1.  Inovačný zámer,
2.  Stanovisko z posúdeniu  IZ,
3.  Súhrnné stanovisko posúdenia IZ,
4.  Protokol zo schvaľovania  IZ,
5.  Štúdia IS,
6.  Stanovisko z posúdenia Štúdie IS,
7.  Protokol zo schvaľovania  Štúdie IS,
8.  Plán budovania IS,
9.  Stanovisko z posudzovania Plánu budovania IS,
10.  Protokol zo schvaľovania Plánu budovania IS,
11.  Návrh systému riadenia procesu budovania IS,
12.  Stanovisko z posudzovania  návrhu systému riadenia,
13.  Protokol zo schvaľovania systému riadenia procesu budovania IS.
 
4.4  Metódy určenia cieľov budovania IS
4.4.1  Metóda funkčnej dekompozície
 
Metóda funkčnej dekompozície  je metódou vhodnou pre analýzu informačných požiadaviek tých funkcií v rámci spoločnosti, ktoré zabezpečujú výkon dobre známych, štandardných a opakovaných činností. 
 
Jej uplatnenie je založené na dekompozícii činnosti spoločnosti na skupiny činností nazývaných funkcie, ktoré sa zoskupujú do funkčných oblastí.

Funkcie sa ďalej delia na procesy, ktoré na rozdiel od funkcií, ktoré majú pokračujúci charakter, sa vzťahujú na nejaký akt, ktorý má definovateľný počiatočný a koncový bod a identifikovateľné vstupy a výstupy.

Na úrovni plánovania procesu budovania IS sa pracuje s funkčnými oblasťami a významnými procesmi. Funkčné oblasti sa pritom odvodzujú z cieľov spoločnosti a predmetu podnikania.
 
V etape analýzy a návrhu jednotlivých aplikačných modulov systému sa navrhovatelia zaoberajú jednotlivými procesmi a ich zabezpečovaním prostredníctvom procedúr.
 
Dekompozíciu funkčných oblastí na funkcie a procesy možno vykonať nezávisle na organizačnej štruktúre spoločnosti.
 
Pre znázornenie väzieb medzi funkciami a organizačnou štruktúrou spoločnosti sa využíva matica väzieb. V ďalšom kroku  analýzy informačných potrieb je potrebné definovať potrebné dáta na úrovní typov entít pre výkon jednotlivých funkcií a procesov.

Vzťah medzi funkciami a dátovými entitami sa taktiež vyjadruje pomocou  matíc. Pre vypracovanie funkčných a dátových modelov IS sa používajú grafické prostriedky CASE.
 
Výsledkom funkčnej dekompozície IS teda sú  :
 
· Identifikácia  funkčných oblastí a funkcií;
· Matica väzieb funkčných oblastí a funkcií na organizačnú štruktúru spoločnosti;
· Definovanie požiadaviek na dáta na úrovni dátových entít;
· Matica požiadaviek funkcií na dáta.
 
4.4.2  Metóda kritických faktorov úspechu
Metóda kritických faktorov úspechu je vhodná pre zistenie informačných požiadaviek funkcií,  ktoré sú pre spoločnosť  rozhodujúce z hľadiska dosiahnutia jej obchodných cieľov.

Kritické faktory úspechu spoločnosti sú tie oblasti činnosti spoločnosti, ktoré vyžadujú trvalú a systematickú pozornosť zo strany vedenia spoločnosti.
Počet kritických faktorov úspechu spoločnosti nie je obvykle veľký. Kritické faktory úspechu sú v rámci spoločnosti odlišné pre každého vedúceho pracovníka. Preto sa táto metóda orientuje na analýzu informačných požiadaviek jednotlivých vedúcich pracovníkov spoločnosti.
Súhrnne by počet kritických faktorov úspechu nemal za spoločnosť  prekročiť počet 10.
 
Prehľad o kritických faktoroch úspechu jednotlivých vedúcich spoločnosti sa získava prostredníctvom interview. Informácie týkajúce sa kritických faktorov úspechu môžu byť buď presné údaje (hard data) alebo odhady / subjektívne názory  (soft data). Mnohé kritické faktory úspechu budú vyžadovať externé informácie, pre ktoré je potrebné zmapovať zdroje.
 
Ďalšie kritické faktory úspechu môžu vyžadovať koordináciu alebo integráciu dát z viacerých interných systémov spoločnosti a povedú k vytvoreniu banky dát.
 
Kritické faktory úspechu sa obvykle definujú vo väzbe na určité predpoklady, ktoré sa musia splniť. Nazývajú sa kritické predpoklady a je pre ne charakteristické, že sa menia v čase. Preto je potrebné sledovať a analyzovať ich vývoj, čo rezultuje do  ďalších informačných potrieb.
 
Ďalší vplyv na vymedzenie kritických faktorov úspechu majú určité rozhodnutia spoločnosti. Súčasťou identifikácie kritických faktorov úspechu je potom aj identifikácia množiny  kritických rozhodnutí.
 
Množina informácií nevyhnutných pre identifikáciu kritických faktorov úspechu, kritických  predpokladov, kritických rozhodnutí predstavuje  množinu kritických informácií.
 
Postup zistenia kritických faktorov úspechu spoločnosti možno vymedziť nasledovnou postupnosťou krokov :
 
· príprava tímu,
· úvodné usmernenie činnosti tímu (workshop),
· príprava jednotlivých interview,
· realizácia interview,
· spracovanie výsledkov a vyhodnotenie získaných poznatkov,
· využitie výsledkov  analýzy.
 
Proces analýzy kritických faktorov úspechu spoločnosti je možné schematicky znázorniť diagramom postupu činností, ktorý predstavuje obrázok č. 8.

Výsledkom  uplatnenia metódy kritických faktorov úspechu je nasledovná dokumentácia:
 
· Zoznam kritických faktorov úspechu;
· Zoznam kritických predpokladov;
· Zoznam kritických rozhodnutí;
· Zoznam kritických informácií.
 
V závislosti od zmien prostredia, v ktorom spoločnosť pôsobí, ako aj od zmien cieľov spoločnosti dochádza ku zmene kritických faktorov úspechu. Preto je potrebné ich primerane revidovať. Je vhodné, aby  údaje súvisiace s uplatnením tejto metódy boli uložené v databázach systému CASE, pretože to vytvára  dobré podmienky pre ich  následnú aktualizáciu v závislosti od získaných nových poznatkov.
 
4.4.3  Metóda činnosti SSM- Soft Systems Methodology
 
Metóda vytvárania modelov činnosti SSM je určená pre analýzu zložitých systémov s nejasnými a neštandardnými problémovými situáciami.
Metóda bola vyvinutá na báze systémového inžinierstva a je určená pre prípady, kedy je potrebné nielen rozhodnúť “ako” problém vyriešiť , ale aj “čo” je treba urobiť.
 
Analýza metódou SSM sa uskutočňuje  v nasledovných krokoch :
 
•  voľné zobrazenie problému ( rich picture),
•  základná definícia  ( root definition),
•  model činnosti (activity model),
•  vypracovanie zoznamu informačných požiadaviek.
 
Zoznam definovaných informačných požiadaviek sa využíva ako východisko pre zostavenie dátového modelu spoločnosti a budúceho IS.
 
4.4.4  Metóda alternatívnych budúcich scenárov
 
Metóda alternatívnych budúcich scenárov je určená pre prípady, keď informačné požiadavky spoločnosti sú veľmi premenlivé.
Potom nie je možné uplatniť budovanie štandardných aplikácii, ale naopak je potrebné budovať tzv. flexibilnú informačnú architektúru.
 
Alternatívne scenáre  umožňujú identifikovať rôzne alternatívy cieľov spoločnosti a z toho vyplývajúce rôzne alternatívy informačných potrieb spoločnosti.
 
V zásade pre každú alternatívu cieľov spoločnosti je potrebné metodikou SSM vytvoriť model činností a definovať požiadavky na informácie a toky informácií.
 
Flexibilná informačná architektúra vzniká prienikom informačných požiadaviek všetkých alternatív cieľov spoločnosti. Znamená to, že určité časti všetkých alternatív informačných potrieb spoločnosti sú spoločné a tie by sa mali stať základom budovania flexibilnej informačnej architektúry spoločnosti.
Ďalší rozvoj takto vybudovanej informačnej základne je smerovaný do vytvárania IS pre prienik informačných potrieb niekoľkých existujúcich alternatív.
Prakticky to znamená, že ako bol vyriešený problém  informačného zabezpečenie 3 existujúcich alternatív informačných potrieb spoločnosti, pristúpi sa k riešeniu informačných potrieb prienikov dvojíc alternatív informačných potrieb spoločnosti.
 
Významným faktorom úspechu je správne  rozhodnutie vedenia spoločnosti o prioritách v postupe  budovania IS pre pokrytie nižších druhov  prienikov informačných potrieb.
 
4.5  Vypracovanie koncepčného modelu IS
Vypracovanie koncepčného modelu IS  v sebe zahŕňa :
 
•  vytvorenie dátového modelu vysokej úrovne,
•  návrh štruktúry IS,
•  návrh  technického riešenia IS.
 
4.5.1  Dátový model vysokej úrovne
Pre vytvorenie dátového modelu vysokej úrovne  sa využívajú tzv. entitno-relačné diagramy. V rámci týchto diagramov sa využíva určité zjednodušenie a zovšeobecnenie riešeného problému. Zvyčajne sa upúšťa od vyjadrenia kardinality a definovania atribútov typov entít.
 
Dátový model vysokej úrovne  obsahuje len dáta, ktoré sú :
 
•  strategicky dôležité pre spoločnosť, teda ovplyvňujú jej hlavné činnosti;
•  slúžia k definovaniu  integračných potrieb;
•  potrebné ako prostriedok  pre orientáciu vo väčších a zložitejších dátových modeloch.
 
Pre tvorbu dátových modelov vysokej úrovne sa odporúča ako hraničný počet pre bežný IS, 50 dátových entít a pre veľmi zložité IS do 100 dátových entít.
 
 
Východiskom pre  vytvorenie dátového modelu vysokej úrovne je špecifikácia informačných požiadaviek vytvorená niektorou z metód opísaných v rámci týchto skrípt.
 
Aby sa dátové modely rozsiahlych IS dali ľahko udržiavať a boli zrozumiteľné, stabilné a poskytli potrebnú úroveň podrobnosti pre plánovanie a projektovanie IS, bola vyvinutá technika zoskupovania modelov entít, tzv. entity model clustering.
 
Kompletný výsledný dátový model IS je hierarchiou stále podrobnejších ER - diagramov. Sú odporúčané 3 úrovne dátových modelov, a to :
 
•  model vysokej úrovne,
•  dekompozícia modelu vysokej úrovne do modelov predmetných oblastí,
•  dekompozícia modelov predmetných oblastí do modelov informačných oblastí.
 
V každej spoločnosti existujú dátové entity, ktoré sa vyskytujú vo viacerých oblastiach činnosti. Takéto dátové entity sa nazývajú  hlavné typy dátových entít.
 
Dátový model vysokej úrovne vlastne tvoria všetky hlavné typy dátových entít a ich relácie.
 
4.5.2  Návrh štruktúry IS
Návrh štruktúry IS  sa vypracováva na základe výsledkov analýzy cieľov budovania IS.
Z nej okrem iného vyplývajú poznatky o :
 
•  účele spracovávania informácií a z toho vyplývajúcich typov aplikácii;
•  oblasti činnosti spoločnosti, ktorá bude automatizovaná budovaným IS;
•  úrovniach riadenia spoločnosti, ktoré bude IS podporovať;
•  väzbách IS na organizačnú štruktúru spoločnosti;
•  väzbách IS na priestorové rozloženie spoločnosti;
•  vplyvoch externého prostredia, v ktorom spoločnosť pôsobí na IS a ďalšie.
 
Vytvorenie návrhu štruktúry IS vyžaduje jeho rozdelenie na relatívne samostatné časti nazývané subsystémy (moduly), a to podľa povahy činnosti. S týmito relatívne samostatnými časťami IS potom súvisia skupiny funkcií a entity dát.
 
V rozsiahlejších  spoločnostiach môže vzniknúť potreba vytvoriť pre každú organizačnú zložku (ústredie, pobočka, regionálne pracovisko,..) relatívne samostatný IS s dobre definovanými vzájomnými väzbami.
V rámci celej spoločnosti je potom potrebné uplatniť dôslednú štandardizáciu dát, procedúr a programov. 
 
Priestorové rozloženie  spoločnosti ovplyvňuje najmä technické riešenie IS (umiestnenie HW, rozloženie sietí pre prenos dát,...) a priradenie jednotlivých aplikácií k hardvéru (centrálny výpočtový systém, servery sietí, PC pracoviská,...).
 
Komunikácia spoločnosti s existujúcim prostredím vynucuje uplatniť pri návrhu štruktúry IS rôzne externé štandardy, definície dátových a komunikačných rozhraní, ako aj definovať spracovateľské aplikácie vyvolané informačnými potrebami spoločnosti pri komunikácii s partnerskými spoločnosťami a orgánmi štátu.
 
4.5.3  Návrh technického riešenia IS
Návrh technického riešenia IS v sebe zahŕňa  rozhodovanie o druhoch a typoch techniky, ktoré budú tvoriť HW platformu budovaného IS, vrátane požadovaných parametrov pre jednotlivé druhy VT, riešenie problémov HW a SW  kompatibility v celom IS, riešenie topológie interných počítačových sietí a komunikačných rozhraní s vonkajšími sieťami, riešenie základných prvkov bezpečnostnej architektúry IS až po výber OS, DB prostredia a vývojového  prostredia pre centrálny a záložný výpočtový systém, servery sietí a PC pracoviská. Vytvorené návrhy sú ďalej rozpracovávané vo fáze budovania HW platformy IS, keď sa presne určia dodávatelia, ako aj detailné parametre jednotlivých komponentov.
Súčasťou návrhu technického riešenia IS je aj rozhodovanie a uplatnení komerčného aplikačného balíka alebo o vývoji vlastného, na mieru ušitého SW balíka prestavujúceho SW časť budovaného IS.
 
4.6  Podmienky začatia a ukončenia fázy
Fáza plánovania a riadenia realizácie IS je zahájená schválením predmetného IZ.
 
Plánovanie realizácie IS je ukončené schválením Plánu budovania IS a systému riadenia realizácie IS.
 
Riadenie realizácie IS prebieha počas celej životnosti predmetného IS.
 
4.7  Zodpovednosť za realizáciu fázy
Fázu – Plánovanie a riadenie realizácie IS  zabezpečuje útvar spoločnosti, ktorý má organizačným poriadkom delegované činností súvisiace s projektovaním IS.
 
V praxi môže nastať odklon v zabezpečovaní  tejto fázy životného cyklu IS, pretože dôjde k rozhodnutiu o uplatnení externých riešiteľských kapacít. Za takejto situácie útvar spoločnosti zodpovedá za celkovú koordináciu priebehu fázy a za jej uskutočnenie pri dodržaní smernice platnej v spoločnosti.