Poslanie, úlohy a druhy sekretariátov

Poslanie, úlohy a druhy sekretariátov
- základnou úlohou a poslaním zamestnancov sekretariátu je pomoc manažérovi v jeho riadiacej práci čím sa zabezpečí plynulosť chodu firmy. Zamestnanci sekretariátu sú najbližšími spolupracovníkmi manažérov.
 
Druhy sekretariátov

- veľký sekretariát (ministerstvá, ústredné orgány)
(Tajomník, sekretárka, pisárky, špecialisti na prípravu referátov. Špecialisti na prípravu koncepčných zámerov).
 
- sekretariát riaditeľa (vedenie sekretariátu, sekretárka, pisárka a špecialisti)
 
- sekretariát vedúceho (sekretárka)
 
 
Moderný sekretariát
 
sekretariát vedúceho
 
- asistentka riaditeľa (vyhodnocuje a triedi informácie, pomoc pri operáciách a koncepčnej činnosti)

- sekretárka riaditeľa (prísna, spracúva, archivuje informácie prostredníctvom výpočtovej techniky a
kancelárskej techniky)
 
 
Pracovná náplň sekretárky
 
Sekretárka
- zabezpečuje odborné úlohy vyplývajúce z náplne práce.
- koordinuje a riadi činnosť podľa pokynov a priorít a príkladov vedúceho
- koncepčné riešenia, návrhy, tvorivé myšlienky, organizuje pracovný čas vedúceho
- vedie pracovný rozvrh vedúceho (manažéra)
- vybavovanie telefonátov
- organizuje prijímanie návštev
- pripravuje materiály na rokovanie
- zabezpečuje občerstvenie
- vyhotovuje čistopisy listov
- eviduje došlú a odoslanú poštu
- dbať o obeh písomností
- kontroluje úpravu písomností
- zabezpečuje cestovné doklady a podklady na pracovné cesty
– vyhotovuje pozvánky, zápisnice, prezenčné listiny, oznámenia, osobné  listy, urgencie, reklamácie,
potvrdenia, dopyty.
- štylizuje faxy, telegramy, maily
- odovzdáva príkazy, nariadenia manažéra
- zisťuje potrebné informácie vedúcim
- vedie príručnú knižnicu
 
V malých firmách: sekretárka
- eviduje dochádzku, čerpanie dovolenky, PN, nadčasy
- nákup kanc. a čistiace prostriedky
- pomáha pri prijímaní do zamestnania a pri rozviazaní pracovného pomeru
- vedie evidenciu a inventarizáciu majetku
- riadi využívanie požiadaviek spolupracovníkov na používanie motorových vozidiel
- vedie peňažný denník, pokladničnú knihu
- vypláca cestovné
- vypĺňa príjmové a výdavkové formuláre, tlačivá na používanie pracovných pomôcok
- upozorňuje vedúcich na pracovné a životné jubileá
 
 
Kolobeh písomností
Jednou z úloh sekretárky je zabezpečenie kolobehu písomností, kt. zahŕňa tieto činnosti:
 
1. príjem písomností a ich triedenie,
2. označovanie a zapisovanie písomností,
3. obeh písomností,
4. vybavovanie písomností,
5. podpisovanie písomností,
6. odosielanie písomností,
7. ukladanie písomností,
8. vyraďovanie písomností (skartácia)
 
1. Príjem písomností - poštové zásielky sa zaevidujú do záznamníka došlej pošty, pričom sa skontroluje ich úplnosť v rámci triedenia sa selektujú listové zásielky na:
1. tajné
2. dôverné
3. na meno Zásielky
4. ostatné
5. súkromné
 
2. Označovanie písomností - písomnosti sa označia prezentačnou pečiatkou a opatria sa spisovou značkou (TV/129/05) a zaevidujú sa do záznamníka pod touto značkou.
Záznamník sa vedie chronologicky a systematicky.
 
3. Obeh písomností - po vyznačení odď., alebo zamestnanca, manažérova sekretárka odovzdá písomnosti podľa pokynu.
 
4. Vybavovanie písomností - písomnosti sa najčastejšie vybavujú: listom, faxom, e-mailom, osobným stretnutím. Pri vybavovaní písomností treba dbať na časové lehoty.
 
5. Podpisovanie písomností
 
6. Odosielanie písomností
 
7. Vkladanie písomností - na sekretariáte určitých celkoch 1 rok a po tomto období sa presúvajú do archívu.
 
8. Vyraďovanie písomností - podľa archivačného poriadku sa archivujú po určitú dobu a v zmysle škartačného poriadku sa skartujú.
 
 
Osobnosť sekretárky
- vzťah manažéra a sekretárky musí byť zásadne profesionálny.
 
Vlastnosti sekretárky:
inteligentná, diskrétna, spoľahlivá, objektívna, trpezlivá, iniciatívna, ochotná, komunikatívna, lojálna, taktná, pracovitá, úctivá, dôverná, poriadkumilovná...
 
Osobnosť sekretárky dotvára aj jej zovňajšok:
Vhodné oblečenie - kostým
 
čistota - upravenosť - nesmie byť vyzývavé

Pracovisko sekretárky
 
- minimálna rozloha 20 m2
- prísun denného svetla
- vhodné umelé svetlo
- teplota interiéru 18 - 22 C
- vlhkosť vzduchu cca 60%
- farebné prevedenie stien - teplé farby
- podlahovina - materiál zvukovo a tepelne izolačný
- vybavenie - pracovný stôl s ergonomickými vlastnosťami, otáčacia stolička,
poličkové skriňové zostavy, šatník, sedacia súprava pre návštevníkov, vešiak
- kuchyňa a jej zariadenie - ak je to samostatný priestor: mikrovlnka, chladnička, varná kanvica,
príbory, sklo, šálky, podšálky, taniere, korenie, káva, cukor, mlieko, minerálka, kôš, dvojplatnička,
tácky, servítky, ingrediencie na prípravu teplých a studených nápojov.
- kancelárske prístroje - počítač, skartovačka, diktafón, zápisnice, notebook,
- kancelárske potreby - papier, písacie potreby, guma, korektor, šanóny, lepidlo, lepiaca páska,
dierkovač, zošívačka, spinky, nožnice, rastre, pečiatka, obálky, otvárač listov, slovníky,
- osobné veci sekretárky - šitíčko, lekárnička, náhradné oblečenie,

Snímka pracovného dňa sekretárky
Obsahuje úkony a činnosti, ktoré zabezpečujú plynulosť sekretárskych prác
a zabraňujú nárazovosti a chaosu.
 
06:50 = príchod na pracovisko
06:51 – 07:00 = porovnávanie denného rozvrhu manažéra a sekretárky
07:00 – 07:10 = vybavovanie telefonátov, faxov, e-mailov (ale to aj počas celého dňa)
a kontrola termínových úloh
08:00 – 10:30 = prijímanie došlej pošty, dennej tlače, triedenie,
  zapisovanie prípadne vybavovanie listov
10:30 – 10:00 = prijímanie a uvádzanie návštev
12:00 – 12:30 = evidencia a kontrola úloh z porád a kontrola príkazov manažéra
13:00 – 13:30 = obed
13:30 – 14:00 = evidencia a kontrola úloh z pracovných porád
a podpisovanie písomností u manažéra
14:00 - 14:30 = príprava písomností na expedíciu, prípadne odovzdávanie
  písomností manipulantke na odoslanie
14:30 - 15:00 = písanie čistopisov listov, zápisníc, vybavovanie faxov
15:00 - 15:20 = dialóg s manažérom o prioritných úlohách nasledujúceho dňa
15:20 - 15:30 = upratovanie pracoviska a odkladanie pomôcok
 
Sekretárka si svoje úlohy a práce rozdeľuje podľa naliehavosti do 3 skupín.
1, úlohy, ktoré treba vykonať ihneď
2, terminované úlohy
3, úlohy, ktoré sú vybavované bez určenia termínu
 
V obchodnej praxi sa najčastejšie vyskytuje stručná zápisnica. Náležitosti zápisnice.
 1. Označenie písomností „Zápisnica“.
 2. Účel, na ktorý bola vypracovaná
 3. Dátum konania, miesto, hodina
 4. Prítomnosť účastníkov pracovnej porady.
  (Ak ich je viac ako 10 treba vypracovať prezenčnú listinu.) Zapisujú sa do zápisnice.
 5. Program
 6. Uviesť meno toho, kto pracovnú poradu viedol.
 7. Formulácia úloh má byť jasná a stručná so stanovením termínu a zodpovednosti.
 8. Diskusia
 9. Záver - kto ukončil pracovnú poradu
10. Miesto a dátum spracovania zápisnice
11. Podpis zapisovateľa, overovateľa, podpis predsedajúceho - kto viedol pracovnú poradu.
 
Pracovné porady
- sú najdôležitejšou formou, osobného styku manažéra s internými a externými zamestnancami.
Riešia sa na nich pracovné problémy firmy kolektívne.
 
Význam pracovnej porady spočíva v rovnakej informovanosti prítomných sústreďuje sa na názory, pripomienky, podnety a kritika.
 
Druhy pracovných porád:
 
- podľa opakovateľnosti
a, pravidelné
b, nepravidelné („operatívna“)
 
- podľa rozsahu
a, pracovná porada vrcholového manažmentu
b, generálna pracovná porada - všetci vedúci zamestnanci
 
 
Činnosť sekretárky, pred, počas, po pracovnej porade:
 
Pred pracovnou poradou - jej základnou úlohou je príprava podkladov na rokovanie, zabezpečenie účasti zamestnancov, ktorí sa majú zúčastniť, pracovnej porady a v prípade pracovných porád, ktorých sa zúčastňujú externí zamestnanci zoštylizovať a odoslať pozvánku minimálne 2 týždne pred pracovnou poradou, prípadne príprava občerstvenia.
 
Počas pracovnej porady - spracováva záznamy ručne, alebo prostredníctvom notebooku.
 
Po pracovnej porade - vypracúvava zápisnicu (interná písomnosť, dokumentačného charakteru) podľa rozhodnutia manažéra do 48 hodín.
 
Druhy zápisníc:
- stručná
- doslovná
- podrobná
 
V obchodnej praxi sa najčastejšie vyskytuje stručná zápisnica.
 
Náležitosti zápisnice:
1, označenie písomnosti
2, účel na, kt. bola vypracovaná
3, dátum konania, miesto konania a hodina
4, prítomnosť účastníkov pracovnej porady, ak ich je viac ako 10 treba vypracovať prezenčnú listinu
5, program
6, uviesť kto pracovnú poradu viedol
7, formulácia úloh má byť jasná a stručná so stanovením termínu a zodpovednosť
8, diskusia
9, záver - kto ukončil pracovnú poradu
10, podpis - a, zapisovateľa
  b, overovateľa
  c, predsedajúceho