Proces riadenia realizácie projektu
Proces riadenia realizácie projektu
Proces riadenia realizácie projektu zahŕňa predovšetkým riadiace a kontrolné
procesy, ktorých charakter sa mení v závislosti od toho do akej miery sa líši skutočný priebeh realizácie od plánu..
Východiskom je implementačný plán projektu (schválená verzia), s ktorým manažér projektu porovnáva skutočný priebeh
(výsledky, rozdiely). Tieto implementačné plány môžu byť však v dôsledku nepredvídaných okolností dopĺňané a modifikované.
6.1. Obsah procesu riadenia realizácie projektu
Proces riadenia realizácie projektu je
interaktívna záležitosť, ktorá môže byť realizovaná len za predpokladu existencie projektového plánu.
Zložky systému
riadenia realizácie projektu:
· systém kontroly priebehu realizácie (plnenie termínov, využívanie zdrojov,
čerpanie nákladov, kvalita spracovania projektových činností)
· informačný systém (identifikácia, zber, analýza a
vyhodnocovanie informácií o priebehu implementácie)
· systém usmerňovania (zabezpečenie súladu plánovaného a
skutočného priebehu realizácie)
· rozhodovací systém (voľba najefektívnejších variant)
· motivačný
systém (vytváranie motivačného prostredia a zdieľanie spoločných vízií)
· administratívno-technický
systém (výkazníctvo, dokumentačné práce, SW podpora, samotná administratíva,...)
Rozhodujúci význam má pri zabezpečovaní
realizácie projektu informačná základňa (a jej neustála aktualizácia) !
Najčastejšie príčiny
ovplyvňujúce priebeh realizácie projektu:
- neúplné zadanie projektu
- zmeny zadania v priebehu realizácie
-
nepresne určené požiadavky na zdroje
- nepresne odhadnuté projektové náklady
- nedostatočne uskutočnená dekompozícia projektu
- nedostatočná kvalifikácia riadiacich a výkonných pracovníkov pracujúcich na projekte
6.2. Nástroje
mapovania stavu realizácie projektu
Slúžia na zabezpečenie tvrdých (čerpanie nákladov a
zdrojov, plnenie termínov) alebo mäkkých dat (z neformálnych vzťahov - napr. výskyt rizík, pocity, motivačné a komunikačné
problémy,...).
Porady
Prostriedok na získavanie a odovzdávanie informácií. Môžu mať charakter
pravidelných porád, porád zameraných na kvalitu, koordinačných porád, plánovacích alebo informačných porád.
Zameranie
porád:
- kontrola postupu prác, špecifikácia dôsledkov neočakávaných zmien
- diskusia o alternatívnych možnostiach
realizácie projektových činností
- udržiavanie potrebnej informovanosti členov projektového tímu
- koordinovanie potrieb projektu
s ďalšími zúčastnenými stranami
- kontrola a minimalizácia projektových nákladov
- dodržiavanie kvality
- riešenie
konfliktných situácií
O každej porade by mal byť vyhotovený zápis obsahujúci termínované úlohy.
Požiadavky na účelnosť a efektívnosť pracovných porád:
- včas poskytnúť účastníkom porady príslušný
pracovný materiál
- zápisy odovzdávať všetkým zúčastneným stranám
- dopredu známy čas začiatku a ukončenia porady (max. 1
hod.)
- bezodkladnosť začatia porady
- určenie predsedajúceho a zapisovateľa
Na záver porady je dobré zopakovať
úlohy a termíny (predsedajúcim) !
Komunikačná stratégia realizácie projektu
Komunikácia je
nástrojom riadenia a kontroly. Predpokladom efektívnej komunikácie je stanovenie spôsobu, stratégie a prostriedkov, ktoré budú
pri komunikácii využívané.
Formulovanie komunikačnej stratégie riadenia realizácie projektu predpokladá zaoberať sa
otázkami:
· kto sa bude na riadení realizácie projektových prác podieľať ?
· koho realizácia a výsledky projektu
ovplyvní ?
· prečo a kedy bude treba komunikovať ?
· aké komunikačné prostriedky a cesty budú využívané (správy, listy,
bulletiny, videozáznamy, porady, fólie, PC,...) ?
· kto bude zodpovedný za poskytovanie špecifických informácií ?
· akým
spôsobom zaisťovať informácie spätnej väzby ? (kto dáva, kto prijíma, kto je povinný reagovať)
Manažérsky štýl
riadenia realizácie projektu
Explicitne sa nedá definovať najvhodnejší štýl riadenia, pretože ním môžeme negatívne
ovplyvniť kreativitu a flexibilitu pracovníkov. Musí
však vychádzať z jasne stanovených cieľov a vzájomnej dôvery.
Pri
realizácii projektu je využívaný viac či menej direktívny spôsob riadenia s určitým mechanizmom priebežnej kontroly.
6.3. Kontrola realizácie projektu
Proces prebiehajúci súčasne s realizáciou projektu.
Snaha o včasné rozoznanie, zmapovanie a analyzovanie odchýlok od implementačného plánu. Efektívny kontrolný proces je zabezpečený len vtedy
ak pôsobí v súčinnosti s procesom plánovania a riadenia.
Predpoklady pre efektívny kontrolný proces:
·
jasne stanovená porovnávacia základňa
· jednoznačné priradenie právomocí a zodpovedností
· pravidelné konanie kontrolných
porád
· spracovanie aktuálnych dokumentov o postupe realizácie
· porovnávacia analýza plánu a skutočnosti
· definovanie
kontrolovateľných projektových cieľov
· stanovenie metód zaistenia kontrolných dat
Ak nie sú splnené tieto predpoklady nie je
možné žiadnym kontrolným mechanizmom dosiahnuť odhalenie chýb.
Integrovaná projektová kontrola
Zložkami
integrovanej projektovej kontroly sú: kontrola času, kvality, nákladov a zdrojov.
Stratégie prístupu ku
kontrolným procesom:
· vyvážená kontrolná stratégia (zložky zastúpené rovnomerne)
· stratégia zameraná na čas
· stratégia zameraná na náklady a zdroje
· stratégia zameraná na kvalitu
Čo je nutné kontrolovať a
vyhodnocovať ?
V rámci integrovanej projektovej kontroly je nutné zamerať sa:
- na dodržiavanie stanovených termínov
- na kvalitu realizovaných prác
- na disponibilitu požadovaných zdrojov
- na skutočné využívanie
naplánovaných zdrojov
- na zaistenie plánovaných finančných prostriedkov
- na skutočné čerpanie rozpočtových nákladov
-
na zmeny predpokladov a ich zásadný vplyv na realizáciu projektu
Data zistené kontrolou sú vyhodnocované a stávajú sa podkladom pre
riadiace zásahy do priebehu realizácie projektu (aktualizácia implement. plánov).
6.4. Kontrola plnenia termínov
Porovnávanie získaných aktuálnych dat časového postupu prác na projekte
s plánom. Požíva sa pritom porovnanie manuálne (správy o vývoji a stave s príslušnými diagramami) alebo pomocou SW
podpory (!)
6.5. Kontrola zdrojov a nákladov
Pre efektívnu kontrolu
nákladov a zdrojov je nutné splnenie týchto predpokladov:
· projektové náklady a požadované zdroje musia byť stanovené už na
začiatku manažmentu projektu (v predinvestičnej fáze) a špecifikácia vo fáze podrobného plánovania
· ak je odhad rozpočtovaných
nákladov a požadovaných zdrojov vyšší než disponibilita je nutné hľadať iný variant realizácie projektu
· ak dôjde v priebehu
realizácie k neočakávanému zvýšeniu nákladov a zdrojových požiadaviek je nutné identifikovať tie oblasti projektových činností,
v ktorých je možné dosiahnuť úspory
Kontrolou zistené nižšie náklady než plánované ešte nemusia znamenať splnenie vytýčeného
cieľa !
6.6. Kontrola kvality
Dodržiavanie zásad riadenia kvality je
nevyhnutným predpokladom pre dosiahnutie kvalitatívnych ukazovateľov cieľa projektu.
Požiadavky systému kontroly
kvality:
· špecifikácia kvalitatívnych požiadaviek
· jednoznačné určenie zodpovedností za plnenie požiadaviek
· kompetentnosť a spôsobilosť subdodávateľov
· stanovenie kvalitatívnych kontrolných kritérií
· rýchle odovzdávanie
aktuálnych informácií o výsledkoch kontroly kvality
· počítačová podpora vyhodnocovania plnenia kvalitatívnych požiadaviek
6.7. Spôsoby vykazovania stavu realizácie projektu
Pomocou dokumentov, ktoré by mali byť kompletné, stručné,
výstižné, vecne správne, prehľadné a zdvorilé a mali by ukazovať plnenie projektových činností z hľadiska času, kvality a nákladov
vrátane identifikácie potencionálnych dôsledkov neplnenia plánu, návrhov korektívnych opatrení a doporučení.
Príklady
dokumentov, ktoré majú oznamovací charakter:
- aktualizačný formulár (postup prác a aktualizácia impl.
plánov)
- formulár celkovej situácie (popis celkového stavu prác na projekte)
6.8. Riadiaci
proces
Zabezpečenie plynulého priebehu výkonných činností projektu. Pri maximálnom využití disponibilných kapacít splnenie
stanovených projekt. cieľov v požadovanom množstve, kvalite a termínoch.
Východiskovým dokumentom pre riadenie realizácie projektu je
impl. plán
(jeho datová základňa).
Riadiace procedúry (zásahy) nastupujú vtedy ak priebeh
projektu vykazuje časový sklz alebo sa prekračuje plánovaný rozpočet a pod.
Základné skupiny riadiacich
opatrení:
· priame zásahy
· nepriame zásahy
· zásahy vedúce k zmene
uzatvorených zmlúv
Cieľom je prijatie a uskutočnenie rozhodnutí a opatrení, ktorými sa predíde výskytu
odchýlok oproti stanovenému plánu.
Zásahy musia byť uskutočňované cieľavedome, s istotou a bez časových strát.
Vlastný
priebeh realizácie je závislý od prístupu ľudského faktora k riadiacim procesom a meniacim sa faktorom
okolia, na komplexnosti a systémovosti prístupu a pod.
6.9. Záverečná fáza projektu
Pozostáva z fázy
operačnej a vyhodnocovacej, v ktorej sa dokumentuje predošlá činnosť. Projektový tím sa rozpúšťa, manažér projektu hodnotí prácu
členov projektového tímu, špecifikuje odpracovaný čas, kvalitu práce, veľkosť odmeny jednotl. pracovníkov, kompletizuje dokumentáciu,
zostavuje záverečnú správu a súhrnný prehľad.
Záverečná správa
Zahŕňa priebeh a výsledky
plánovania a realizácie projektu a je predkladaná zadávateľovi. Obsahuje informácie o časovom priebehu realizácie projektu, porovnanie
skutočných a plánovaných nákladov, popis výskytu problémov a odchýlok od plánu, dôsledky realizácie projektu a záverečné
doporučenia.
Nevyhnutnou súčasťou záverečnej správy sú prehlásenia:
- že projektové práce boli
ukončené
- že nebudú požadované žiadne ďalšie finančné prostriedky
- že bol vytvorený špeciálny fond, z ktorého budú
uhradené zostávajúce záväzky
- že učtáreň bola informovaná o tom, kto zodpovedá za vyrovnanie záväzkov
- že všetky
zúčastnené osoby poznajú oficiálne údaje o ukončení projektu
Záverečná správa by mala obsahovať súhrnný prehľad
výsledkov projektu vyhotoveného podľa určitého štandardného formulára. Na tvorbe prehľadu by sa mali podieľať všetci tí čo sa nejakým
spôsobom podieľali na samotnej realizácii, resp. aj tí, ktorých sa realizácia dotkla. Informácie by sa mali týkať rozsahu
prác, štýlu manažmentu projektu, plnenia implementačných plánov, disponibility, primeranosti zdrojov, plnenia rozpočtu, dosiahnutej kvality,
vzťahov k iným projektom, problémov súvisiacich s uzatváraním zmlúv a nákupných podmienok.
Zmyslom spracovania súhrnných prehľadov
je vytvárať možnosti poučenia sa pri práci na ďalších projektoch (pri určitých podmienkach).
Zones.sk – Zóny pre každého študenta