Preteká vám čas pomedzi prsty? Týchto 5 tipov pre úspešné plánovanie vám pomôže k väčšej efektivite

Hybridná práca umožnila mnohým z nás flexibilne pracovať doma aj v kancelárii, ale zároveň nám priniesla väčšiu zodpovednosť pri plánovaní času. Študentka a podnikateľka Alžbeta Potočková vysvetľuje, ako efektívne zručnosti v oblasti plánovania času pomáhajú dokončiť dôležité veci načas, získať viac času a vyhnúť sa tak stresu.

Alžbeta Potočková, úspešná líderka tímov, študentka a odborníčka na predaj, ktorá pracuje ako organizačná vedúca v medzinárodnej študentskej organizácii Southwestern Advantage, považuje efektívne využívanie času za výnimočný a úspešný nástroj. "Dnes, keď je náš čas každý deň rozdelený medzi fyzické a online stretnutia, je priam nevyhnutné dobre si ho naplánovať a prípadne aj reorganizovať denný rozvrh tak, aby sme boli maximálne efektívni," domnieva sa.

Mladá podnikateľka, ktorá začala svoju kariéru v študentskej organizácii Southwestern Advantage ešte ako študentka univerzity, sa už počas prvého leta pri podomovom predaji učebníc v Amerike naučila, že nemôže premárniť ani minútu. "Aj dnes mám deň naplánovaný doslova na polhodinu presne, aby som stihla všetko, čo chcem, potrebujem a mám rada," konštatuje s tým, že nadobudnuté zručnosti a vedomosti učí aj ďalších študentov na Slovensku.

No a tu je jej päť tipov pre efektívnejšie plánovanie času:

Cez víkend si pripravte detailný plán pre nadchádzajúci pracovný týždeň

Alžbeta odporúča naplánovať si celý týždeň vopred, aby ste efektívne využili čas a lepšie sa pripravili na nasledujúci týždeň. "Nadchádzajúci týždeň si plánujem vždy v nedeľu a snažím sa to robiť po pol hodine alebo hodine. Do toho zahrniem cvičenie, presun z jedného miesta na druhé, virtuálne aj fyzické stretnutia vrátane informácií o mieste konania, odpovedanie na e-maily, premýšľanie a čas na rodinu a koníčky," opisuje, ako vlastne už v nedeľu večer vie, čo ju napríklad čaká v stredu o 15-tej hodine.

Sociálne médiá sú zákernými požieračmi času

Sociálne médiá bývajú príjemnou zábavou, ale zároveň sú aj šialeným žrútom času. "Odporúčam zaviesť si obmedzenia pri používaní sociálnych médií, pretože pri skrolovaní na telefóne sa dá bez mihnutia oka premárniť obrovské množstvo času," zdôrazňuje A. Potočková a dodáva, že aj ona si nastavila obmedzenia a dnes už sociálne médiá toľko nepoužíva. "Môj telefón ma napríklad upozorňuje, ak som už počas dňa strávila 15 minút na sociálnych sieťach. Niekedy síce treba pri práci trochu prekročiť časový limit, ale vo všeobecnosti sa tomu snažím vyhnúť," poznamenáva a dodáva, že ak je to možné, deleguje niektoré činnosti, čo jej pomáha znížiť možnosť náhodného nezmyselného skrolovania na sociálnych sieťach počas práce a komunikácie.

Stretnutia si plánujte s rozumom

Podnikateľka odporúča pri plánovaní stretnutí vždy počítať s malým časovým úsekom. "Napríklad, keď jazdím do mesta na stretnutia alebo sa stretávam so študentmi, aby som ich pripravila na letnú predajnú sezónu, plánujem si cesty ráno aj večer, aby sa neprekrývali s dopravnými zápchami," opisuje. "V home office sa však dá na logistike ušetriť ešte viac. Dobrým trikom je namiesto bežných hodinových stretnutí absolvovať 45-minútové - tak zostane čas na malú prestávku a oddych. Vo virtuálnom home office je mimoriadne dôležitý presný čas začiatku a konca stretnutí, pretože inak sa pracovné dni môžu príliš pretiahnuť."

Taktiež používa aj virtuálny kalendár a aplikácie, ktoré jej umožňujú ľahšie si dohodnúť stretnutia. "Môj iCalendar a kalendár Google sú vždy aktuálne v telefóne aj v počítači a v prípade potreby ich môžem zdieľať s ostatnými. Ak v rovnakom čase inštruujem desiatky ľudí a musím mať naplánované stretnutia na niekoľko dní vopred, pošlem odkaz na dohodnutie stretnutia prostredníctvom aplikácie Calendly, ktorá umožňuje ľuďom prihlásiť sa na časové intervaly, ktoré ponúkam, a potom si rezervovať príslušný interval priamo v našich kalendároch," vysvetľuje A. Potočková.

Delegovaním úloh doprajete možnosť učiť sa

"Keď sa stanete manažérom, je ešte dôležitejšie pochopiť, že nie je rozumné robiť všetko sám a nie je možné byť vo všetkom najlepší. Čím lepšie viete viesť tím, tým viac nájdete príležitostí, ako dať ostatným zodpovednosť a možnosť učiť sa," poznamenáva Alžbeta, pod ktorej vedením sa už niekoľko študentov stalo samostatnými vedúcimi tímov a mentormi ďalších mladých ľudí počas letnej podnikateľskej stáže v Southwestern Advantage. Tam ich okrem zdokonaľovania podnikateľských, marketingových a komunikačných zručností čakajú aj príťažlivé zárobky a odmeny v podobe výletov do exotických miest na celom svete. Študenti s nadobudnutými skúsenosťami budujú vlastné tímy, ktoré vedú. Mnohí absolventi neskôr získané skúsenosti a vedomosti využívajú v pracovnom či osobnom živote.

Nájdite si čas pre seba a pre oddych

Často sa môže zdať, že rad pracovných úloh je nekonečný, a preto A. Potočková odporúča, aby si každý premyslel svoje pravidlá odpočinku a dokonca si ich aj zapísal. "Ak sa podarí naplánovať a komunikovať dovolenku a voľný čas čo najskôr, je možné lepšie organizovať aj stretnutia a potrebnú prácu," radí a priznáva, že blížiaca sa dovolenka v kalendári v nej vždy vyvoláva príjemný pocit. "Keď som bola mladšia, často som uprednostňovala prácu pred rodinou a koníčkami a nakoniec som nemala dosť času na ľudí, ktorých som mala najradšej, a cítila som sa kvôli tomu zle. Dnes to robím opačne - najprv si naplánujem čas na oddych a trávenie času s rodinou, a až potom si okolo týchto plánov vystaviam prácu," uzatvára Alžbeta Potočková.