Kongresový cestovný ruch
Kongresový cestovný ruch
Kongres – pochádza z latinského slova congresus a znamená spoločenský kontakt, spoločenské stretnutie. Kongresové služby sú určené špeciálnej cieľovej skupine – účastníkom kongresových podujatí.
Ťažiskom kongresových podujatí je odborný program s konkrétnym zameraním. Miesto a čas, ako aj spôsob realizácie sú vopred známe.
Pod pojmom kongresový CR rozumieme organizovanie kongresov, konferencii, seminárov, sympózií, veľtrhov a pod. Kongresovým CR sa napĺňa vedecko-informačná funkcia CR.
Osobitosťou kongresového CR je, že sa realizuje v pracovnom čase a má charakter služobnej cesty.
Kongresový CR sa vyznačuje sezónnosťou, to znamená, že kongresové podujatia sa konajú v mesiacoch: apríl, máj, jún a september, október.
Členenie kongresových podujatí:
- Kongres – charakterizuje sa ako podujatie väčšieho počtu ľudí. Rokovanie sa uskutočňuje v pléne, prípadne v sekciách (bloky, skupiny)
- Konferencia – je podujatie s domácou prípadne medzinárodnou účasťou. Rokovanie má podobný charakter ako v prípade kongresu. Priebeh a výsledky rokovania sú obsiahnuté v záveroch, v protokole alebo v uznesení.
- Sympózium – vedecké rokovanie, vedecký rozhovor. Počas rokovania dochádza k výmene názorov, poznatkov, skúseností.
- Seminár – je užšie pracovné rokovanie zamerané na oboznámenie sa s aktuálnymi úlohami a problémami. Počet účastníkov cca 50.
- Elektronická konferencia – je usporiadaná na diaľku pomocou rôznych komunikačných kanálov (internet, TV prenos). Medzi výhody patrí rýchlosť, flexibilita, úspora zdrojov, času účastníkov.
Progresívnymi formami výmeny informácii z rôznych oblastí hospodárskeho, spoločenského života obchodnej spolupráce sú výstavy, veľtrhy, komerčné prezentácie (môžu byť spojené aj s predajom).
Materiálno-technické podmienky poskytovania kongresových služieb:
Technickú základňu tvoria kongresové centrá, sály s komplexnou vybavenosťou. Rokovacie miestnosti sú vybavené rôznymi technickými prostriedkami umožňujúcimi prezentáciu počas rokovania (spätný projektor, filmový projektor, magnetofón, ozvučenie, písacie potreby, klimatizácia, tlmočnícke, prekladateľské zariadenie a pod.)
Stále častejšie sa organizujú telekonferencie, telekongresy = keď sú rokovacie sály často na iných kontinentoch spojené s telekomunikačnou technikou. Zvýši sa tak počet účastníkov, ako aj organizovanie do viacerých miest.
Klasifikácia kongresových služieb:
S rokovaním súvisí najmä:
- zabezpečenie (prenájom rokovacej miestnosti)
- spracovanie a tlač kong. materiálov – pozvánky spojené s návratkou, program, referáty
- propagácia a poskytovanie informácii o programe a organizácii podujatia
- organizačné služby pred otvorením podujatia (registrácia účastníkov, inkaso účastníckych poplatkov, odovzdávanie materiálu účastníkov)
- tlmočnícke a prekladateľské služby
- tlač a expedícia zborníkov
S pobytom účastníkov súvisí:
- ubytovanie, stravovanie účastníkov
- transfer (preprava) pri príchode a odchode účastníkov
Sortiment ostatných služieb tvoria:
- recepčné služby
- sprievodcovské služby
- služby hostesiek
- predaj dennej, periodickej a odbornej tlače
- prezentácia výrobkov, služieb súvisiacich s predmetom rokovania
- autokarové zájazdy, prípadne pešie výlety do blízkeho, aj vzdialenejšieho okolia miesta konania podujatia
- kultúrny, športový program
- gastronomické, spoločenské podujatia (recepcie, koktaily, routy, ochutnávka vín)
Viaceré z uvedených služieb môžu byť súčasťou pred a po kongresového programu (výlety, exkurzie).