Najčastejšie chyby v listoch
Najčastejšie chyby v listoch
Chyby, ktoré robia žiaci v listoch sú:
- a) strojopisné,
- b) vecné (chýbajú
niektoré údaje),
- c) obsahové (nesprávne uvedené údaje),
- d) formálne (nedodržaná STN),
- e) gramatické a
štylistické.
Chyby v adrese:
- a) nesprávne uvedený názov odosielateľa, resp. adresáta – názov uvedený s chybou
alebo v nesprávnom tvare (Softine x Softine; OPTIM x OPTIM; noviny Nový čas x Nový Čas; Kooperatíva x Kooperatíva, Wolkswagen x ..).
- b) zámena adresy odosielateľa a adresáta,
- c) čiarka na konci riadkov adresy,
- d) nesprávne členené PSČ,
- e) PSČ
uvedené v poslednom riadku pod názvom dodávacej pošty,
- f) chýbajúce PSČ,
- g) chýbajúce číslo dodávacej pošty,
- h) nerovnomerné riadkovanie v
Z estetických dôvodov sa odporúča záhlavie listu centrovať. Pri písaní listu
na stroji na predtlačené papiere odporúča sa umiestniť záhlavie najmenej pol centimetra nad priamkou vymedzujúcou pole záhlavia. Mnohokrát
žiaci píšu záhlavie tesne na priamke a ukončia ho pod priamkou (napr. pri viacriadkových adresách odosielateľa).
Chyby v dopravných a
doručovacích údajoch:
- a) nedodržaná zvislica s adresou,
- b) dopravné a doručovacie údaje napísané s veľkými
písmenami (píše sa len začiatočné písmeno veľké).
Chyby v odvolávacích údajoch:
Veľmi často žiaci
nedodržiavajú jednotnú ľavú zvislicu s predtlačou odvolávacích údajov. Dopĺňaný údaj nesmie presahovať ani jedno písmeno oproti
predtlači. Pri písaní na počítači používame tabulátor.
Ďalšou chybou je vynechanie nadmerne veľkej medzery medzi adresovým pásmom
a predtlačou odvolávacích údajov, resp. medzi riadkom predtlače odvolávacích údajov a príslušnými odvolávacími údajmi. Medzi adresovým
pásmom a predtlačou odvolávacích údajov sú tri prázdne riadky, medzi predtlačou odvolávacích údajov a dopĺňanými údajmi sa nevynecháva
žiaden prázdny riadok.
Údaj: Váš list číslo/zo dňa
- a) chýba celý údaj v prípade
odpovede na došlý list,
- b) chýba dátum vyhotovenia listu, na ktorý sa odpovedá,
- c) údaj zasahuje pod ďalší odvolávací
údaj,
- d) nesprávne uvedený dátum,
- e) mesiac vypísaný slovom,
- f) lomka na konci riadku, ak je tento údaj rozdelený
do dvoch riadkov,
- g) nelogicky vyznačený údaj, ak nejde o odpoveď.
Údaj: Naše číslo
- a) nesprávne
uvedené číslo listu – číslo listu obsahovalo viacero písmenových kódov, avšak žiadne číslo,
- b) chýbajúce označenie
Údaj: Vybavuje/linka resp. Vybavuje/(
- a) linka vyznačená jedinou číslicou (vnútorné linky majú
najmenej dvojmiestne číslo),
- b) nesprávne členené telefónne číslo (najčastejšie žiaci píšu vcelku alebo členením na
trojmiestne alebo štvormiestne skupiny číslic).
Údaj: Miesto a dátum vyhotovenia listu
- a) dátum umiestnený vedľa
miesta vyhotovenia,
- b) nesprávne uvedený číselne vyjadrený dátum (žiaci zabudli na dvojmiestne vyjadrený deň a mesiac; v
dátume nevynechali medzeru medzi jednotlivými zložkami – skrátený tvar sa používa pri nedostatku miesta).
- c)
nesprávne uvedený slovnočíselne vyjadrený dátum (tvar
- júna je nesprávny; nula sa v prípade jednomiestne vy jadreného dňa
nepíše.
Chyby v uvádzaní hesla veci:
- a) nadmerne nízko uvedené heslo veci,
- b) nezvýraznené heslo
veci,
- c) heslo veci uvedené za slovíčkom Vec,
- d) nesprávne heslo veci (napr. chyby pri rozlišovaní upomienky a urgencie; pri
urgencii urgujeme objednávku, a nie dodávku, čo je vecná chyba),
- e) nesprávne uvedené heslo veci – druh písomnosti sa uvádza buď
spolu s predmetom listu alebo pomlčkou za predmetom listu, prípadne pod predmetom na poslednom riadku; opačný prípad, najprv druh písomnosti a
za ním pomlčkou predmet listu, je nesprávny (nie: Reklamácia – kancelárske stoličky, ale: Reklamácia kancelárskych stoličiek alebo
Kancelárske stoličky – reklamácia),
- f) chýbajúci druh listu,
- g) štylistické chyby pri uvádzaní hesla
Chyby
v texte listu:
- a) nedostatočne oddelený text listu od odvolávacích údajov,
- b) nedodržaná zvislica s predtlačou,
- c) nesprávne uvedené oslovenie,
- d) pokračovanie textu za oslovením s veľkým začiatočným písmenom,
- e) v texte sa žiaci
zvyknú odvolávať na iné číslo listu ako v odvolávacích údajoch,
- f) text listu nevyužíva šírku textovej plochy
papiera, riadky sú veľmi krátke v celom texte,
- g) pri blokovej úprave pravého okraja sú medzery medzi slovami nadmerne široké (je
potrebné používať automatické rozdeľovanie slova),
- h) text listu nie je rozčlenený do odsekov,
- i) text listu je nelogicky
rozčlenený do odsekov,
- j) pozdravná formula oddelená väčšou medzerou, ako určuje norma,
- k) štylistické a gramatické
Chyby pri uvádzaní pečiatky, podpisu, mena a funkcie:
- a) pečiatka uvedená veľmi vysoko, na úrovni textu,
- b)
pečiatka, nakreslená ceruzkou bez pravítka, nedbalo,
- c) ceruzkou napísaný podpis,
- d) nevhodne uvedené meno (Janko
Hraško),
- e) neúplné meno, krstné meno uvedené začiatočným písmenom,
- f) meno uvedené v rozpore s gramatickými pravidlami
(žiaci často uvádzajú najprv priezvisko, potom meno),
- g) nesprávna funkcia,
- h) funkcia uvedená v mužskom rode pri ženských
menách,
- i) pravopisné chyby v uvádzaní funkcie (nie vedúci účtárne či účtarne, ale učtárne),
- j) vzájomne sa
prekrývajúce údaje – podpis umiestnený v pečiatke alebo cez meno a funkciu zodpovedného pracovníka.
Chyby pri uvádzaní
príloh:
- a) chýbajúce upozornenie na prílohy,
- b) prílohy uvedené počtom v prípadoch, keď nie sú vymenované v texte
(prílohy sa musia explicitne uviesť buď v texte alebo pod textom, aby sa mohla skontrolovať úplnosť zásielky a správnosť priložených
príloh),
- c) prílohy vymenované bez nadpisu Príloha, Prílohy.
Zones.sk – Zóny pre každého študenta