Najčastejšie chyby v listoch

Najčastejšie chyby v listoch

Chyby, ktoré robia žiaci v listoch sú:

1. a) strojopisné,
2. b) vecné (chýbajú niektoré údaje),
3. c) obsahové (nesprávne uvedené údaje),
4. d) formálne (nedodržaná STN),
5. e) gramatické a štylistické.

Chyby v adrese:

1. a) nesprávne uvedený názov odosielateľa, resp. adresáta – názov uvedený s chybou alebo v nesprávnom tvare (Softine x Softine; OP­TIM x OP­TIM; noviny Nový čas x Nový Čas; Kooperatíva x Kooperatíva, Wolkswagen x ..).
2. b) zámena adresy odosielateľa a adresáta,
3. c) čiarka na konci riadkov adresy,
4. d) nesprávne členené PSČ,
5. e) PSČ uvedené v poslednom riadku pod názvom dodávacej pošty,
6. f) chýbajúce PSČ,
7. g) chýbajúce číslo dodávacej pošty,
8. h) nerovnomerné riadkovanie v

Z estetických dôvodov sa odporúča záhlavie listu centrovať. Pri písaní listu na stroji na predtlačené papiere odporúča sa umiestniť záhlavie najmenej pol centimetra nad priamkou vymedzujúcou pole záhlavia. Mnohokrát žiaci píšu záhlavie tesne na priamke a ukončia ho pod priamkou (napr. pri viacriadkových adresách odosielateľa).

Chyby v dopravných a doručovacích údajoch:

1. a) nedodržaná zvislica s adresou,
2. b) dopravné a doručovacie údaje napísané s veľkými písmenami (píše sa len začiatočné písmeno veľké).

Chyby v odvolávacích údajoch:

Veľmi často žiaci nedodržiavajú jednotnú ľavú zvislicu s predtlačou odvolávacích údajov. Dopĺňaný údaj nesmie presahovať ani jedno písmeno oproti predtlači. Pri písaní na počítači používame tabulátor.

Ďalšou chybou je vynechanie nadmerne veľkej medzery medzi adresovým pásmom a predtlačou odvolávacích údajov, resp. medzi riadkom predtlače odvolávacích údajov a príslušnými odvolávacími údajmi. Medzi adresovým pásmom a predtlačou odvolávacích údajov sú tri prázdne riadky, medzi predtlačou odvolávacích údajov a dopĺňanými údajmi sa nevynecháva žiaden prázdny riadok.

Údaj: Váš list číslo/zo dňa

1. a) chýba celý údaj v prípade odpovede na došlý list,
2. b) chýba dátum vyhotovenia listu, na ktorý sa odpovedá,
3. c) údaj zasahuje pod ďalší odvolávací údaj,
4. d) nesprávne uvedený dátum,
5. e) mesiac vypísaný slovom,
6. f) lomka na konci riadku, ak je tento údaj rozdelený do dvoch riadkov,
7. g) nelogicky vyznačený údaj, ak nejde o odpoveď.

Údaj: Naše číslo

1. a) nesprávne uvedené číslo listu – číslo listu obsahovalo viacero písmenových kódov, avšak žiadne číslo,
2. b) chýbajúce označenie

Údaj: Vybavuje/linka resp. Vybavuje/(

1. a) linka vyznačená jedinou číslicou (vnútorné linky majú najmenej dvojmiestne číslo),
2. b) nesprávne členené telefónne číslo (najčastejšie žiaci píšu vcelku alebo členením na trojmiestne alebo štvormiestne skupiny číslic).

Údaj: Miesto a dátum vyhotovenia listu

1. a) dátum umiestnený vedľa miesta vyhotovenia,

1. b) nesprávne uvedený číselne vyjadrený dátum (žiaci zabudli na dvojmiestne vyjadrený deň a mesiac; v dátume nevynechali medzeru medzi jednotlivými zložkami – skrátený tvar sa používa pri nedostatku miesta).
2. c) nesprávne uvedený slovno­číselne vyjadrený dátum (tvar
3. júna je nesprávny; nula sa v prípade jednomiestne vy­ jadreného dňa nepíše.

Chyby v uvádzaní hesla veci:

1. a) nadmerne nízko uvedené heslo veci,
2. b) nezvýraznené heslo veci,
3. c) heslo veci uvedené za slovíčkom Vec,
4. d) nesprávne heslo veci (napr. chyby pri rozlišovaní upomienky a urgencie; pri urgencii urgujeme objednávku, a nie dodávku, čo je vecná chyba),
5. e) nesprávne uvedené heslo veci – druh písomnosti sa uvádza buď spolu s predmetom listu alebo pomlčkou za predmetom listu, prípadne pod predmetom na poslednom riadku; opačný prípad, najprv druh písomnosti a za ním pomlčkou predmet listu, je nesprávny (nie: Reklamácia – kancelárske stoličky, ale: Reklamácia kancelárskych stoličiek alebo Kancelárske stoličky – reklamácia),
6. f) chýbajúci druh listu,
7. g) štylistické chyby pri uvádzaní hesla

Chyby v texte listu:

1. a) nedostatočne oddelený text listu od odvolávacích údajov,
2. b) nedodržaná zvislica s predtlačou,
3. c) nesprávne uvedené oslovenie,
4. d) pokračovanie textu za oslovením s veľkým začiatočným písmenom,
5. e) v texte sa žiaci zvyknú odvolávať na iné číslo listu ako v odvolávacích údajoch,

1. f) text listu nevyužíva šírku textovej plochy papiera, riadky sú veľmi krátke v celom texte,
2. g) pri blokovej úprave pravého okraja sú medzery medzi slovami nadmerne široké (je potrebné používať automatické rozdeľovanie slova),
3. h) text listu nie je rozčlenený do odsekov,
4. i) text listu je nelogicky rozčlenený do odsekov,
5. j) pozdravná formula oddelená väčšou medzerou, ako určuje norma,
6. k) štylistické a gramatické

Chyby pri uvádzaní pečiatky, podpisu, mena a funkcie:

1. a) pečiatka uvedená veľmi vysoko, na úrovni textu,
2. b) pečiatka, nakreslená ceruzkou bez pravítka, nedbalo,
3. c) ceruzkou napísaný podpis,
4. d) nevhodne uvedené meno (Janko Hraško),
5. e) neúplné meno, krstné meno uvedené začiatočným písmenom,
6. f) meno uvedené v rozpore s gramatickými pravidlami (žiaci často uvádzajú najprv priezvisko, potom meno),
7. g) nesprávna funkcia,
8. h) funkcia uvedená v mužskom rode pri ženských menách,
9. i) pravopisné chyby v uvádzaní funkcie (nie vedúci účtárne či účtarne, ale učtárne),
10. j) vzájomne sa prekrývajúce údaje – podpis umiestnený v pečiatke alebo cez meno a funkciu zodpovedného pracovníka.

Chyby pri uvádzaní príloh:

1. a) chýbajúce upozornenie na prílohy,
2. b) prílohy uvedené počtom v prípadoch, keď nie sú vymenované v texte (prílohy sa musia explicitne uviesť buď v texte alebo pod textom, aby sa mohla skontrolovať úplnosť zásielky a správnosť priložených príloh),
3. c) prílohy vymenované bez nadpisu Príloha, Prílohy.