Postavenie kongresového cestovného ruchu v národnom hospodárstve

Postavenie kongresového cestovného ruchu v národnom hospodárstve

– kongresový CR: ide o druh CR, do ktorého patrí súhrn činností spojených s cestovaním a pobytom v kongresovom mieste za účelom výmeny vedeckých a odborných poznatkov a skúseností. Takéto podujatie sa nazýva kongresové podujatie. Kongresové podujatia sú: seminár, konferencia, kongres, work-shop, výstava...

– účastníkom kongresového podujatia sa poskytujú kongresové služby: základné, doplnkové, typické pre KCR

– charakteristické znaky KCR: sú znaky ktorými sa KCR líši od ostatných druhov CR (rekreačný, kultúrno-poznávací, kúpeľno-liečebný, športovo-turistický, vidiecky, mestský, osobitné formy CR- KCR, mládežnícky CR...):

• výmena informácií a poznatkov (oddych nie je prvoradý)
• koncentruje sa do väčších miest
• uskutočňuje sa v mimosezónnom období
• účastníkovi KCR zvyčajne hradí účastnícky poplatok jeho zamestnávateľ

– funkcie KCR:

1. vedecko-informačná: výmena informácií (informácie sa šíria, potom sa využívajú v praxi)
2. kultúrno-poznávacia
3. ekonomická (aj mimo sezóny zisk hotelom; drží sa zamestnanosť)
4. vplyv na rozvoj regiónov (drží sa zamestnanosť v regióne a okolitých strediskách- hrady, galérie)

– trh KCR:

– dopyt: potreba získavania nových informácií- účastníci, iniciátori

– ponuka: služby poskytované účastníkom KCR- organizátori, dodávatelia

– účastníci KP: spotrebitelia kongresových služieb, uspokojujú si potrebu získania informácií (90% účastníkov je na kongrese pracovne)

– iniciátori KP: rôzne podnikateľské a nepodnikateľské subjekty, ktoré organizujú kongres. podujatia, určujú ich tému, počet účastníkov, dĺžku... (rôzne univerzity, nadácie, cirkevné inštitúcie...) „ten kto vymyslí + platí“

– organizátori KP: a, podniky, inštitúcie, spoločnosti, ktoré sú vlastníkmi materiálno- technických zariadení (rokovacích miestností,

výstavných priestorov, kongresových hál...)- na SR: Technopol- BA- hotel s kongres centrom; Agrokomplex- NR,

Incheba- BA.

b, podniky, inštitúcie a spoločnosti, ktoré nevlastnia materiálno-technické zariadenia, ale prostredníctvom zmlúv o 

prenájme sú schopné KP zorganizovať.

– dodávatelia KP: väčšinou kongresové hotely- poskytujú ubytovanie, stravovanie, doplnkové služby...

– medzinárodný trh KCR: dá sa charakterizovať prostredníctvom štatistických ukazovateľov, podľa ktorých:

• KP trvajú v priemere 3 – 5 dní
• najmä v oblasti zdravotníctva, ekológie a priemyslu
• konajú sa najmä v apríli, máji, septembri a októbri

– za posledné 3 roky sa konalo vyše 10 000 KP- z toho až 57% v Európe; zbytok v Amerike, Afrike, Austrálii (34%. 4%, 4%)

– medzi najvyhľadávanejšie kongresové mestá patria: Paríž, Londýn, Strassburg, Kodaň, Brusel.

– po roku 1993 ešte aj Praha a Budapešť.

– z ostatných svetových: Sydney, Washington.

– trh KCR na SR: SR nie je tradičnou krajinou pre KCR. Chýbajú nám kongresové zariadenia; tie čo máme sú sústredené do oblasti Bratislava, Nitra, Vysoké Tatry. Chýbajú nám tiež odborníci no organizovanie KP.

– klasifikácia KP:

• tradičné KP:
  1. podľa počtu účastníkov podujatia (malé, stredne veľké, veľké)
  2. podľa dĺžky trvania podujatia (v dňoch nie v hodinách- štandardne 3 -5 dní)
  3. podľa formy podujatia (seminár, školenie, kolokvium, okrúhly stôl, zasadanie, konferencia, sympózium, kongresový zjazd.)
  4. podľa tematického zamerania podujatia (politika, ekonomika, obchod, veda, zdravotníctvo, kultúra, náboženstvo...)
  5. podľa štruktúry účastníkov podujatia (národné- SR; so zahraničnou účasťou- SR + ČR; medzinárodné- SR, ČR, PL, MAĎ...)
  6. podľa významu rokovania a dosahu prijatých záverov podujatia (regionálne- znečistenie Oravy, okrúhly stôl starostov obcí, národné, medzinárodné a svetové podujatia- svetové ekonomické fórum Davos, životné fórum)
  7. podľa možnosti účasti na podujatiach (uzavreté alebo otvorené)
  8. podľa spôsobu organizácie podujatia (v tradičných alebo špecializovaných zariadeniach)
  9. nové formy podujatí (telekongresy, telekonferencie)
• výstavné/ veľtrhové podujatia: aj veľtrhy a výstavy sú určené na výmenu poznatkov a výsledkov tvorivého myslenia; ich hlavnou úlohou je prezentácia výrobkov, technológií, knowhou (duševného bohatstva). Môžu sa uskutočňovať v: interiéri, exteriéri

často bývajú obohatené sprievodným programom ako sú: semináre, prednášky, tlačové konferencie, recepcie, animačné programy a pod. Môžeme ich rozdeliť:

1. podľa významu a dosahu podujatia (regionálne, národné, medzinárodné a svetové podujatia)
2. podľa charakteru podujatia / formy (výstava, komerčná prezentácia, veľtrh, work-shop)
3. podľa určenia podujatia (podujatia pre odbornú alebo laickú verejnosť)
4. podľa očakávaných výsledkov z účastí na podujatí (prezentačné, kontraktačné, kontraktačno-predajné, nákupné al. predajné)
5. podľa obsahu- zamerania expozície (všeobecné alebo špecializované)
6. nové formy podujatia ( virtuálne výstavy alebo veľtrhy)

Podľa počtu účastníkov podujatia- tradičné KP:

• malé- do 50 účastníkov:
  • seminár- je to spojenie prednášky s diskusiou. Všetci diskutujú na rovnakú tému. Je to totožný pojem ako školenie alebo kurz. Účastníci diskutujú buď formou okrúhlych stolov alebo kolokvií.
  • školenie
  • kolokvium- diskusia rovnorodých partnerov- najčastejšie na vysokej úrovni
  • okrúhly stôl- diskusia rôznorodých partnerov
  • zasadanie:
    • pracovnej skupiny
    • dozornej rady
    • diskusnej skupiny
    • komisie
  • stredné- od 50 do 300 účastníkov:
    • konferencia- charakterizuje sa ako väčšia schôdza- porada zvolaná na prerokovanie určitých otázok, resp. výchovné podujatie s účasťou teoretických, riadiacich alebo praktických pracovníkov, ktoré sa zameriava na vyjadrenie stanovísk k rozličným aspektom odbornej problematiky. Z konferencie sa vypracúvajú písomné závery, ktoré sú záväzné pre všetkých účastníkov.
    • sympózium- ak sa stretnú odborníci a diskutujú o danej problematike.
  • veľké- od 300 účastníkov:
    • kongres- je podujatie osobitného, najčastejšie medzinárodného významu, zameraného na výmenu výsledkov ľudského poznania z rôznych oblastí. Rokovania sa uskutočňujú v pléne, prípadne v sekciách (blokoch, skupinách). Výsledky rokovania majú teoretický, vedecký, praktický, politický alebo spoločenský význam.
    • zjazd- synonymum kongresu- stretnutie členov nejakých klubov alebo organizácií.

Podľa spôsobu organizácie podujatia- tradičné KP:

• klasické zariadenia- seminárny, kongresový hotel
• špeciálne zariadenia- kongresové centrum, kultúrno-spoločenské centrum, kongresový palác
• netradičné- športová hala, štadión, loď, lietadlo

KONGRRESOVÝ HOTEL: vyhláška 419 / 2001 o klasifikácii ubytovacích zariadení nepozná pojem „kongresový hotel“ ALE! vieme v časti fakultatívne znaky nájsť zariadenia vhodné pre organizovanie kongresov.

Kongresový hotel poskytuje organizátorovi KP okrem ubytovacích a stravovacích možností aj komplexnú kongresovú vybavenosť. Jej najdôležitejšou časťou je kongresová (konferenčná) sála (congress- conference hall) s primeraným technickým vybavením.

Hotel, ktorý nemá kongresovú sálu, ale využíva niektoré menšie priestory (salóniky, rokovacie miestnosti) sa nazýva „seminárny hotel“.

Kongresové hotely sa od ostatných odlišujú: – manažmentom a pracovníkmi, pretože vedia rýchlo a pružne reagovať na požiadavky

organizátorov i účastníkov KP.

– dostatočným počtom hlavne 1-posteľových izieb

– sú veľmi blízko dopravných centier

– musia mať dostatočne veľké spoločenské priestory (foajé...)

ŠPECIÁLNE KONGRESOVÉ ZARIADENIA: Incheba- BA, Agrokomplex- NR, Technopol- BA; dobre dopravne dostupné; nadviazalo sa na tradíciu mesta + VŚ; priamo určené na organizovanie KP; výstavy, veľtrhy, tvorivé dielne.

Špeciálne kongresové zariadenia majú priestory na organizovanie sprievodných akcií popri hlavnom programe.

NETRADIČNÉ KONGRESOVÉ ZARIADENIA: sú niektoré druhy dopravných prostriedkov- lode, lietadlá. Materiálno-technické podmienky na organizovanie KP v dopravných prostriedkoch musia byť podobné ako v stacionárnych zariadeniach. Možnosti rokovania , ubytovanie a stravovanie sa poskytujú na lodi (riečnej alebo námornej), doplnkový program z časti na lodi a z časti na súši. Lietadlá sa, zatiaľ v menšej miere, využívajú len na rokovanie a poskytnutie stravovania a občerstvenia.

Lode na Dunaji: celková dĺžka splavného toku rieky Dunaj je takmer 2,5 tisíca km. Lode môžu plávať naprieč celou Európou. Koncové spojenie je až v Holandsku. Zo 178 slovenských km je na území hlavného mesta 10 km. Osobných kabínových lodí po Dunaji pláva asi 130: Theodor Korner; Meteor IV. Modra...

Podľa charakteru podujatia / formy- výstavné podujatia:

– výstava- je celková propagačná akcia spojená s predvedením exponátov, zvyčajne nemá komerčný, ale spoločenský, kultúrny a vzdelávací charakter.

– komerčná prezentácia- má komerčný charakter- je spojená s predajom; môže sa označovať aj ako kontraktačná výstava.

– work-shop- môže byť organizovaný samostatne, ale môže byť aj ako sprievodné podujatie. Je to podujatie spojené nielen so slovnou výmenou skúseností (diskusia) ale aj s možnosťou získania praktických skúseností- tvorivá dielňa.

– veľtrh- najväčšie podujatie; môže mať prezentačný, obchodný(komerčný)charakter; súčasťou je veľké množstvo sprievodných podujatí.

– kongresové služby:

• základné:
  1. dopravné- organizátor KP nezabezpečuje dopravu každému účastníkovi; v pozvánke môže uviesť najlepšie dopravné spojenie do miesta, kde sa KP koná. Dôležitá je ale doprava účastníkov KP z letiska, železničnej / autobusovej stanice k budove, kde sa KP koná. Účastníkom KP sa dopravné služby poskytujú aj v rámci doplnkového programu.
  2. stravovacie- základné stravovanie- R, O, V; občerstvenie počas prestávok, spoločenských podujatí (privítanie, rozlúčkový večierok). Pri stavbe jedálneho lístka dbáme na racionálnu výživu; je vhodné ponúkať aj vegetariánsku stravu, nízko-energetickú stravu alebo domáce špeciality pri medzinárodnej účasti.
  3. ubytovacie- zabezpečujú sa v kongresovom hoteli. Na tieto služby je vhodné vypracovať ubytovací rozdeľovník. Treba sa dohodnúť s poskytovateľom ubytovacích služieb s dostatočným predstihom; krátko pred KP upresniť presný počet izieb.
• doplnkové: doplnkový program sa stáva rovnocennou súčasťou odborného programu. Pri jeho navrhovaní berie organizátor do úvahy predstavy objednávateľa z hľadiska obsahu a časového zaradenia do celkového programu. Spracovanie programu uľahčuje nápaditosť iniciátora. Ponuku doplnkového programu a vybraných doplnkových služieb treba účastníkom oznámiť vopred. Personálne zabezpečenie doplnkových služieb musí byť primerané rozsahu podujatia.

Význam pre účastníka: oddych, relax, spoznávanie. Význam pre región: rozvoj, ekonomický význam.

• typické pre KCR: tlmočenie, príprava rokovacích materiálov, sprievodcovia, hostesky...

– organizovanie kongresového podujatia: dosiahnutie spokojnosti účastníkov KP predpokladá zabezpečiť zaujímavý kongresový program a primeraný štandard všetkých služieb. KP sa organizuje v 3 fázach:

1. prípravná fáza- rozhoduje o cieli, obsahu KP, počte a štruktúre účastníkov, o termíne a dĺžke trvania, mieste konania atď. Na prípravu všetkých týchto záležitostí sa vytvára organizačný výbor (prípravný výbor). Počet jeho členov závisí od počtu účastníkov a dĺžky podujatia. Prípravný výbor sa skladá z: odbornej komisie (zháňa ľudí- odborníkov; „garant podujatia“) a organizačnej komisie (služby). Prípravné činnosti sa realizujú v tejto postupnosti:
   1. príprava odborného programu a spracovanie časového plánu- v nadväznosti na cieľ a tému podujatia iniciátor navrhuje hlavné referáty, koreferáty alebo diskusné príspevky. Zároveň stanovuje ich rozsah a časové obmedzenia. Pri spracovaní harmonogramu je potrebné rešpektovať: predpokladané časy príchodov a odchodov účastníkov; počet účastníkov a možnosť obsluhy v odbytovom stredisku. Program sa zasiela účastníkovi spolu s pozvánkou- najskôr v stručnej podobe (prvý cirkulár), následne s detailnejšími info (druhý cirkulár- resp. konečný program).
   2. určenie miesta podujatia a výber rokovacích priestorov- je ovplyvnené viacerými faktormi. Organizátori si vyberajú predovšetkým turisticky atraktívne miesta s príjemným podnebím, zaujímavým okolím a stabilnou politickou situáciou. Svoju váhu má aj miestna úroveň kultúrneho a spoločenského života a možnosť dohovoriť sa niektorým so svetových jazykov. Samozrejmou požiadavkou je bezpečnosť hostí z hľadiska kriminality. Preferujú sa také miesta, v ktorých sa nachádza zariadenie umožňujúce KP pod jednou strechou.
   3. zabezpečenie dopravných služieb
   4. zabezpečenie ubytovacích služieb
   5. zabezpečenie stravovacích služieb
   6. zabezpečenie doplnkových služieb a doplnkového programu
   7. cenová kalkulácia podujatia vrátane kalkulácie účastníckeho poplatku- vyžaduje zhromaždenie potrebných odkladov o cenách- presných alebo predbežných- a ich spracovanie do súhrnnej cenovej kalkulácie. Kalkulácie je potrebné spracovať s predstihom. Vo vzťahu k objednávateľovi kalkuluje organizátor hlavne s týmito nákladmi: nájomné za prenájom rokovacích priestorov; úprava interiéru; poplatky za techniku; mimoriadne dopravné spoje; občerstvenie; honoráre referujúcim; tlač písomných materiálov; spoje a poštovné; atď
   8. príprava a tlač kongresových materiálov- v prípravnej fáze sú najdôležitejšími tlačovinami: predbežný záujem- oslovujú sa inštitúcie, firmy; Adresár- zoznam hostí; predbežná pozvánka + návratka; záväzná pozvánka.
   9. propagácia podujatia- rozsah propagácie závisí od významu KP a od množstva finančných prostriedkov, ktoré má iniciátor k dispozícii. Využíva sa najmä inzercia v odborných časopisoch, na webových stránkach. Pri organizovaní medzinárodnej konferencie je možné zriadiť aj funkciu tlačového hovorcu, ktorý komunikuje s médiami

– predbežná pozvánka- by mala obsahovať: tému, priebeh- program podujatia, program rokovania v pláne a sekciách, rokovacie jazyky, dátum a miesto, možnosť objed. stravy a ubyt., možnosť aktívne vystúpiť v diskusii, účastnícky poplatok.

– návratka- odpoveď potencionálneho účastníka obsahuje: meno a priezvisko, adresu bydliska a pracoviska, funkciu, záujem o ubytovanie, stravovanie, doplnkový tovar, vystúpenie v diskusii + tému.

– predbežná vs. záväzná pozvánka: predbežná obsahuje základné info o podujatí. Záväzná- posiela sa len tím, ktorý poslali návratku. Obsahuje konkrétne údaje- tézy referátov, koreferátov a diskusných príspevkov.

1. realizačná fáza- počas KP, okrem všetkých služieb musí byť zabezpečený obal, zoznam účastníkov a firiem- adresár, organizačné pokyny, menovky, prihlášky do diskusie a zabezpečená technika. Realizačná skupina sa aspoň v poldennom predstihu presunie na miesto konania KP. Dôvodom je vytvorenie: samostatných improvizovaných pracovísk, kde sa môžu stretávať počas podujatia na pracovné stretnutia. Súčasťou prípravných prác je aj kontrola úpravy rokovacích priestorov. Potrebné je pamätať aj na úpravu zovňajšku a oblečenie pracovníkov- organizátora, iniciátora aj organizačnej skupiny- jednotné oblečenie. Interní pracovníci majú počas podujatia rozdelené kompetencie a zodpovednosť za jednotlivé druhy služieb a činností- dopravu, ubytovanie, stravovanie, doplnkový program, sprievodcov, tlmočníkov...Dôležitá je operatívna registrácia a plynulé ubytovanie. Pri očakávaní veľkého počtu účastníkov je vhodné vytvoriť viaceré registračné miesta. Odhlásenie sa hosťa z hotela je rovnako dôležité- tento proces sa dá urýchliť pomocou expres check-out (anglický výraz pre expresné odhlásenie sa z hotela).

– obal- dáva sa účastníkovi pri registrácii na začiatku podujatia. Obsahuje: organizačné pokyny, spresnený harmonogram podujatia, zoznam účastníkov vrátane ich pracovísk, poznámkový blok, ceruza, prospekty a propagačné materiály, písomné info o nositeľovi podujatia a jeho silných stránkach.

– zborník- publikujú sa v ňom vopred spracované a poslané referáty, koreferáty a diskusné príspevky. Môže sa účastníkom odovzdať už pri registrácii, ale lepšie je na konci, lebo je možné v ňom publikovať všetky, aj vopred neodovzdané, na podujatí však prednesené príspevky.

1. vyhodnocovacia- záverečná fáza- po KP- vyhotovuje sa zborník, anketa s účastníkmi, ďakovné listy za účasť alebo vystúpenie a samozrejme prezentácia fotiek. V tejto fáze ide najmä o vyhodnotenie a vyúčtovanie KP- pri vyúčtovaní sa sledujú DFA za služby, tržby za fakultatívne výlety, náklady na cestovné, pripravujú sa doklady pre mzdovú učtáreň. Musí sa dať do poriadku kongresová sála- upratuje sa nábytok, technika. Organizátor vypracuje výslednú kalkuláciu a určite by sa mal stretnúť iniciátor s organizátorom- zhodnotiť pozitíva a negatíva.

– základné náležitosti obchodných zmlúv: zmluvné strany (kupujúci / predávajúci, prenajímateľ / nájomca); predmet zmluvy (kúpa, predaj, nájom, úver); práva a povinnosti zmluvných strán; právoplatné podpisy zmluvných strán; dátum; osobné údaje (r.č., bydlisko); obchodné podmienky (nie vždy).

– typy zmlúv: kúpno-predajná, nájomná, úverová, zmluva o záložnom práve, zmluva o dielo, leasingová zmluva, mandátna zmluva, zmluva o budúcej zmluve.

– typy zmlúv v podnikaní ubytovacích zariadení:

• ad hoc- sú to zmluvy, ktoré majú konkrétny rozsah pre jeden prípad dodávky výkonov. Uzatvárajú sa jednotlivo z prípadu na prípad. Väčšinou ide o zabezpečenie zmluvných vzťahov s odberateľmi, s ktorými hotel spolupracuje prvý raz a v minulosti s nimi nemal žiadne kontakty.
• kapacitné zmluvy- ich predmetom je určitá ubytovacia kapacita, ktorú sa odberateľ zaväzuje odobrať, resp. obsadiť v dohodnutej cene.
• rámcové zmluvy- tzv. zmluvy o uzavretí budúcej zmluvy. Stanovujú základné zásady spolupráce obidvoch zmluvných strán. Touto zmluvou sa zaväzuje jedna alebo obidve strany uzavrieť v stanovenej dobe budúcu zmluvu na konkrétne časové obdobie a na konkrétnu kapacitu.

– efektívnosť kongresového cestovného ruchu: vo všeobecnom zmysle efektívnosť znamená účinnosť.

– efektívnosť ekonomickej činnosti sa označuje ako ekonomická efektívnosť.

– na podnikovej úrovni sa meria rôznymi ukazovateľmi, najčastejšie ako pomer výstupov (dosiahnutého účinku efektu, prínosu) k vstupom (nákladom, výdavkom). Efektívnosť = výstupy / vstupy

– efektívnosť má 2 stránky:

1. účelnosť- hovorí o tom, či bola práca vynaložená účelne.
2. hospodárnosť- znamená dosiahnutie žiadúcich výstupov s minimálnymi vstupmi. Prejavuje sa v 2 formách, a to ako:
   1. úspornosť- minimalizácia nákladov
   2. účinnosť- dosiahnutie čo najväčšieho objemu výkonov pri daných nákladoch