Zásobovacia činnosť podniku

ZÁSOBOVACIA ČINNOSŤ PODNIKU

• zásobovací proces,
• voľba dodávateľa,
• spôsoby objednávania zásob,
• dodávka zásob,
• skladovanie zásob,
• druhy skladov,
• zásady skladovania,
• skladová evidencia,
• reklamácia,
• inventarizácia a inventúra

Zásobovacia činnosť

Zásobovanie je dôležitou činnosťou podniku, ktorou sa začína celý výrobný proces.

Zásoby predstavujú z účtovného hľadiska krátkodobý majetok podniku získaný nákupom alebo výrobnou činnosťou.

K zabezpečeniu plynulej výroby jedál a nápojov a predaja obchodného tovaru sa v pohostinských zariadeniach musí organizovať nákup a zásobovanie:

• obchodným tovarom (tovar, ktorý sa nespacúva, len predáva)
• surovinami, potravinárskym tovarom a pochutinami (ktoré sa spracúvajú pri výrobe jedál a nápojov)
• inventárom, ktorý vyžaduje prevádzka pohostinských odbytových stredísk (textil- obrusy, záclony, príbory, sklo, kuchynský riad, čistiace prostriedky a pod.

Proces zásobovania:

Plánovanie zásob – obstarávanie Z – príjem Z do skladu – skladovanie – Výdaj Z zo skladu

V menších zariadeniach zásobovanie zabezpečuje sám majiteľ alebo ním poverený pracovník.

Vo väčších zariadeniach je sklad samostatnou organizačnou zložkou, ktorú zvyčajne riadi vedúci skladu. Počet ďalších pracovníkov v sklade závisí od veľkosti zriadenia, počtu odbytových stredísk, ich otváracej doby, šírky sortimentu a pod.

Delíme ich na:

1. a) materiál – môže mať podobu:

- základný materiál – tvorí podstatu výroby (napríklad drevo pri výrobe stolov),

- pomocný materiál – dotvára výrobok (napríklad lak na drevo, nite pri šití odevov),

- prevádzkové (technologické) materiály – napr. čistiace prostriedky, mazadlá, palivá, olej, náradie,

- náhradné diely – určené na uvedenie hmotného majetku do pôvodného stavu,

- obaly – slúžia na ochranu a dopravu (napríklad plechovky, kartóny a podobne),

1. b) nedokončená výroba – produkty, ktoré už prešli výrobnými operáciami, už nie sú materiálom, ale ani hotovými výrobkami (napríklad nedošité šaty, roztavené železo a podobne),

1. c) polotovary vlastnej výroby – sú produkty, ktoré neprešli všetkými výrobnými operáciami, budú sa dokončovať ale už sa dajú aj samostatne predať (múka na výrobu chleba),

1. d) zvieratá – určitý druh zásob v poľnohospodárstve (kurčatá, morky),

1. e) tovary – produkty, ktoré podnik nakúpi za účelom ďalšieho predaja.

Úlohy zásobovania:

1. Obstarávanie predmetov nákupom na základe zistených potrieb podniku.
2. Zabezpečenie skladovania obstaraných predmetov.

Voľba dodávateľa

Základnými dodacími podmienkami pri voľbe dodávateľa sú: cena, množstvo, kvalita.

Z praxe je známe, že objednávku získa dodávateľ, ktorý je najlacnejší, ale najnižšie cena nemusí byť pre odberateľa najlacnejšia (náklady spojené s dodaním materiálu od tohto dodávateľa - poštovné, balné, môžu byť príliš vysoké => cena sa neúmerne zvýši). Takisto ostatné náklady ceny zvyšujú, často najnižšia cena je spojená s nízkou kvalitou materiálu => nekvalitný materiál spôsobuje výrobu nepodarkov, časté reklamácie, opravy.

Pri voľbe dodávateľa sa rešpektujú tieto zásady:

•Malé množstvo materiálu je výhodnejšie nakupovať vo veľkoobchode
•Riziko nákupu sa zmenší ak má podnik viac dodávateľov
•Veľké množstvá materiálu sa nakupujú priamo u výrobcov

3 skupiny dodacích podmienok:

1. spôsob platby - hotovostne a bezhotovostne, splátky, faktoring
2. úhrada dodacích nákladov - volíme dodávateľa najvýhodnejšieho, všetky náklady idú na ťarchu dodávateľa.
3. zosúladenie objemových a časových požiadaviek - volíme dodávateľa, ktorý je ochotný vyhovieť v konkrétnom čase a konkrétnom množstve.

Optimalizácia zásob, výpočet maximálnej, minimálnej a normovanej zásoby

Efektívnosť výroby vyžaduje, aby sa zásoby udržiavali v optimálnej výške. Potrebná výška zásob sa určuje normovaním zásob.

Pri normovaní sa zohľadňuje najmä:

• spotreba za určité obdobie (štvrťrok, rok),
• plánovaná výška tržieb (obrat),
• dĺžka dodávkového cyklu,
• pravidelnosť dodávok.

Normovaním sa zistí taká zásoba, pri ktorej sa zabezpečí nerušená a plynulá prevádzka a súčasne nebude množstvo zásob nadbytočné.

V podnikoch SS sa pri určovaní noriem zásob používa často tento spôsob: Vypočíta sa norma zásob surovín a tovaru- optimálna zásoba, ktorá vyjadruje ich trvalú potrebu na plnenie plánovaných úloh. Udáva sa v jednotkách množstva.

Maximálna zásoba ( Zmax ) je zásoba v deň dodávky (zahŕňa celú dodávka aj poistnú zásobu)

Minimálna zásoba ( Z min) je zásoba v posledný deň pred dodávkou. Udáva počet dní, na ktoré by mala zásoba vydržať v prípade oneskorenia sa dodávky, zvýšenia spotreby, prípadne iných nepredvídaných udalostí.

Technologická zásoba sa zahŕňa do poistnej zásoby pri niektorých druhoch surovín. (odležanie mäsa, zrenie vína, ...)

Dodávkový cyklus ( c ) je interval medzi dvoma po sebe nasledujúcimi dodávkami. Závisí od druhu zásob, vzdialenosti dodávateľa, spôsobu dopravy. Čím je dodávkový cyklus dlhší, tým väčšiu zásobu je potrebné vytvoriť.

Spôsoby objednávania zásob

Objednávka zásob - je určitý nástroj pri zabezpečovaní plynulých dodávok tovaru, jej úlohou je určiť rozsah a štruktúru, akosť, časový sled dodávok podniku.

Uplatňujú sa tieto 3 spôsoby

Písomná forma:

• Na základe vlastného výberu v skladoch
• Podľa katalógu
• Prostredníctvom obch. zástupcov dodávateľských firiem

Ústna forma:

• Tá je možná pri denne sa opakujúcich objednávkach, väčšinou ide o upresnenie objednávky
• Môže sa uskutočňovať telefonicky, fax – potom sa musí písomne potvrdiť

Štandardná forma:

• Ide o dodanie štandardného tovaru tzv. stále objednávky rôznych tovarov
• Pri objednávaní zásob sa musí brať ohľad na: skladové množstvo tovaru, na jeho dennú spotrebu, na budúci vývoj spotreby

Príjem a evidencia zásob

Zásoby preberá hmotne zodpovedný pracovník (skladník). Príjem sa robí hneď pri dodaní tovaru za účasti dodávateľa alebo prepravcu . Pri preberaní tovaru do skladu sa musí postupovať takto:

1. podľa dodacieho listu alebo faktúry je potrebné zistiť, či všetko súhlasí (druh, množstvo, ...),
2. zmyslovou kontrolou zistiť, či nie je dodávka chybná,
3. poškodený alebo zlý tovar neprijať,
4. kontrolovať dátum spotreby,
5. prekontrolovať balenie,
6. keď je tovar riadne prevzatý, podpisom potvrdiť jeho príjem,
7. zistené nedostatky okamžite riešiť (reklamácia).

Prebierka- je podrobná kontrola, ktorá sa robí čo najskôr po príjme. V praxi sa vykonáva buď ako stopercentná alebo výberová.

Príjem tovaru do skladu- prevzatý tovar sa zapisuje do príjemky tovaru v obstarávacích cenách bez DPH (z dodacieho listu al. faktúry). Na základe príjemky sa zvýši stav v sklade a zaeviduje sa do skladových kariet (závesné štítky). Pri pravidelne sa opakujúcich denných dodávkach (mlieko, pečivo, ...) sa tovar zapisuje do súhrnnej príjemky (koncom týždňa al. mesiaca sa vypočítajú dodávky, ktoré sa fakturujú zbernými faktúrami.

Evidencia zásob- skladová evidencia predstavuje štatistické, účtovnícke a operačné záznamy o stave a pohybe zásob v skladoch. Tradičnou formou operatívnej evidencie zásob sú skladové karty. Zaznačuje sa na nich pohyb zásob- prírastky, úbytky a konečný stav v naturálnych aj peňažných jednotkách. 

Doklady pri evidencii zásob:

• doklady o príjme zásob – faktúra, zápis v knihe prijatých zásielok, dodací list, príjemka,
• doklady o uskladnení zásob – skladová karta, skladový blok, závesný štítok,
• doklady o výdaji zásob – výdajka, prevodka,

Evidencia zásob slúži na:

• bežnú a následnú kontrolu
• prijímanie včasných opatrení na prísun chýbajúcich zásob, napr. materiálu,
• sledovanie hospodárnosti skladovania.

Podnik musí pravidelne kontrolovať, či skutočný stav zásob zodpovedá stavu zásob v evidencii. Tejto činnosti sa hovorí inventarizácia.

Na evidencii zásob sa zúčastňujú:

• útvar zásobovania /evidencia kúpnych zmlúv, objednávok, cenníky, databáza dodávateľov a prepravcov/,
• sklad /evidencia dodávky a obalov – dodacie listy, príjemky, skladové karty, výdajky, reklamačné listy.../,
• učtáreň /evidencia faktúr v knihe faktúr, zúčtovanie prijatých a vystavených faktúr, .../

Skladovanie zásob

Pri skladovaní potravín treba osobitne dbať, aby sa neznižovala ich biologická hodnota a potraviny nepodliehali skaze.

Platí všeobecná zásada, že musia byť uložené tak, aby si zachovali pôvodné vlastnosti (chuť, vôňa, objem a pod.).

Pri skladovaní treba dodržiavať najmä tieto zásady:

• vedľa seba uskladňovať výrobky, ktoré na seba vzájomne nepôsobia,
• zásoby uskladňovať na regáloch, podložkách, paletách (nie priamo na podlahe),
• dodržiavať bezpečnú vzdialenosť od vykurovacích telies a od stien,
• uskladňovať tak, aby boli na ňom viditeľné nápisy a označenie a záručné lehoty,
• došlý tovar uskladňovať za jestvujúcu zásobu (starý tovar dopredu nový dozadu).

Sklady musia byť umiestnené ta, aby bola zaručená dobrá organizácia práce. Sklady musia byť:

• prístupné,
• zabezpečené proti vlámaniu a krádeži,
• zabezpečené proti živočíšnym škodcom,
• zabezpečené proti požiarom,
• mať dostatok políc, regálov, chladiacich a mraziacich boxov a pod.

Druhy skladov:

1. suchý (sklad s relatívnou vlhkosťou najviac 70%),
2. chladný (sklad s teplotou 8-10 ºC a s relatívnou vlhkosťou najviac 90%),
3. chladený (sklad s teplotou 2-6 ºC a s relatívnou vlhkosťou najviac 80-90%),
4. mraziarensky (teplota -18 ºC a menej)

Iné sklady: napr. alkoholických a nealkoholických nápojov, inventáru, čistiacich prostriedkov, bielizne, technického materiálu a pod.

Na skladovaný tovar vplývajú:

1. Klimatické vplyvy- teplota, vlhkosť, priame denné svetlo
2. Manipulačné vplyvy
3. Biologické vplyvy- plesne, kvasenie...

Výdaj zásob

Tovar zo skladu sa vydáva na základe žiadanky a vystavuje sa pritom výdajka zo skladu (má náležitosti účtovného dokladu).

V zariadeniach spoločného stravovania sa z prevádzkových dôvodov okrem hlavných skladov zriaďujú aj príručné sklady (pomocné, manipulačné...) Za príručný sklad zodpovedá napr. šéfkuchár, hlavný čašník apod.)

Postup pri výdaji určuje skladník.

Obr: Základné prevádzkové súvislosti v sklade

Reklamácie

Zjavné chyby, ktoré sa zistili pri príjme a prebierke, sa musia v určených lehotách reklamovať.

Reklamácia musí byť písomná a musí k nej byť priložený dôkazový materiál, zápisnica o chybách (nedostatkoch) a návrh riešenia.

Ak odberateľ neuplatní reklamáciu v stanovených lehotách, právo zo zodpovednosti dodávateľskej organizácie za tieto vady zaniká.

Inventarizácia zásob

Ak máme dokonalú inventarizáciu zásob, máme informácie o ich stave priebežne.

Aj pri najdokonalejšej evidencii však musíme občas urobiť  ich kontrolu – inventarizáciu, pretože evidencia nemusí zachytiť prípadné straty znehodnotením, krádežou a podobne.

Inventarizáciou podľa zákona o účtovníctve účtovná jednotka (podnik) overuje, či stav majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti.

Pod inventarizáciou rozumieme:

1. Vykonanie inventúry- zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov. Pri majetku hmotnej a nehmotnej povahy (napr. budovy, stroje, zariadenia, zásoby na sklade, peniaze v hotovosti) sa skutočný stav zisťuje fyzickou inventúrou t.j. prepočítaním, premeraním vážením. Pri záväzkoch, rozdiele majetku a záväzkov a pri tých druhoch majetku, pri ktorých nemožno vykonať fyzickú inventúru (napr. pri pohľadávkach , stavoch na bankových účtoch úveroch a pod.) sa skutočný stav zisťuje dokladovou inventúrou.

Dokladová inventúra je taká, keď sa správnosť zostatku účtu overuje prostredníctvom účtových dokladov, ktoré ho tvoria.

1. Ocenenie skutočného stavu a porovnanie výsledkov fyzickej a dokladovej inventúry s účtovným stavom.

1. Vyčíslenie inventarizačných rozdielov, objasnenie ich príčin a rozhodnutie o spôsobe ich likvidácie a preúčtovania výsledkov inventarizácie v účtovníctve.

Inventarizáciu podnik vykonáva ku dňu , ku ktorému zostavuje riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku. Riadnu účtovnú závierku zostavuje ku koncu kalendárneho roka (k 31. 12.) alebo ku koncu hospodárskeho roka (iný dátum ako 31. 12.). Vo všetkých ostatných prípadoch ide o mimoriadnu účtovnú závierku, pri ktorej tiež vzniká podniku povinnosť overiť stav majetku a záväzkov (napr. pri zmene vedúceho prevádzkovej jednotky, pri zmene cien, po živelnej pohrome, po krádeži a pod).

Skutočné stavy majetku a záväzkov sa zapisujú do inventúrnych súpisov, potom sa porovnajú s účtovným stavom a výsledky stavom a výsledky porovnania sa uvedú v inventarizačnom zápise.

Porovnaním výsledkov fyzickej inventúry so záznamami v účtovníctve môžeme zistiť:

1. že skutočný stav zodpovedá účtovnému stavu,

2.že skutočný stav je väčší ako účtovný stav - vznikol prebytok

1. že skutočný stav je menší ako účtovný stav - vzniklo manko.

Prebytok a manko sa nazývajú inventarizačné rozdiely. Pre zápisom inventarizačných rozdielov je ich potrebné dôkladne prešetriť. Skúsenosti z praxe ukazujú, že značná časť nepredstavuje skutočné fyzické rozdiely, ale vyplýva z nedôsledného vedenia účtovníctva. Najčastejšími chybami sú nezapísané doklady alebo skutočné fyzické pohyby iného druhu zásob ako je uvedené na doklade.

Prebytky – môžu vzniknúť v dôsledku neprávnej organizácie skladovej činnosti, keď napríklad skladník z rôznych dôvodov nevydá tovar uvedený na žiadanke, ale zmenu zapíše do výdajky a skladovej karty. Prebytky za zaúčtujú ako prírastky zásob.

Manko – sa pri peňažných prostriedkoch a ceninách označuje ako schodok a zodpovedný zamestnanec (napr. pokladník) je povinný ho nahradiť v plnej výške. Zodpovednosti sa zbaví len v prípade ak preukáže, že schodok vznikol bez jeho zavinenia.

Pri niektorých druhoch zásob môže manko vzniknúť ich prirodzeným úbytkom napr. rozprášením, vyschnutím, odparením alebo z iných objektívnych príčin. Ide o úbytky zásob v rámci noriem prirodzených úbytkov. Normy prirodzených úbytkov si môže určiť podnik (účtovná jednotka) sám vo vlastnom internom predpise vždy za príslušné účtovné obdobie, ak má také druhy zásob, pri ktorých sa oprávnene predpokladajú technologické alebo technické straty.

Manká a škody nad normou prirodzených úbytkov sa musia spísať za účasti zástupcov inventarizačnej komisie a preskúmať, či ide o zavinené alebo nezavinené.

V prípade zavineného manka alebo škody môže zamestnávateľ požiadať jeho náhradu. Pre určenie rozsahu náhrady škody je rozhodujúca forma zavinenia, druh hmotnej zodpovednosti a osobné vlastnosti zamestnanca. O výške a spôsobe náhrady škody rozhoduje zamestnávateľ, ktorý si môže za týmto účelom zriadiť poradný orgán – škodovú komisiu.

Úlohou škodovej komisie je v prípade vzniku škody zabezpečiť všetky podklady potrebné k rozhodnutiu o jej vysporiadaní. Pri rozhodovaní o zodpovednosti za škodu a o výške náhrady zamestnancom sa musia rešpektovať ustanovenia Zákonníka práce pojednávajúce o hmotnej zodpovednosti.