Administratívny štýl a jeho útvary – maturitná otázka
Administratívny štýl a jeho útvary – maturitná otázka
Administratívny štýl
Administratívny štýl – objektívny štýl; štýl verejnej úradnej komunikácie; je písomný štýl; na úpravu existujú štátne normy; jeho funkciou je sprostredkovať príjemcovi presné údaje, fakty, bez doplňujúcich a vysvetľujúcich detailov; najviac využíva informačný a opisný slohový postup (napr. zápisnica, životopis); používajú sa knižné slová, termíny, skratky, značky ...
Základné znaky:
- vecnosť – využíva nacionálne – pojmové (nepríznakové slová; pojmy – napr. dom, nie domček alebo chatrč, búda); odborné názvy (napr. zmenka, akcia, sociálny príspevok), čo ho približuje k odbornému štýlu. Prináša veľa faktov, vymenúva ich (enumerácia).
- knižnosť – vete chýba pestrá modalita, vety sú oznamovacie. Využíva (hlavne v právnickej oblasti) komplikované zložené súvetia.
- adresnosť – administratívne útvary majú konkrétneho príjemcu, adresáta (napr. úradné listy), niektoré sú adresované všetkým občanom štátu alebo mesta (zákony, vyhlášky, upozornenia na stanici, blízko lesa ...)
- stručnosť – útvary podávajú stručnú informáciu bez vysvetľovania (pozvánka)
Druhy útvarov:
- dokumentárne – (zápisnica, protokol, rezolúcia, zmluva, potvrdenka, zmenka akcie, maturitný protokol, triedny katalóg ...). Majú platnosť veľmi dlhý čas. Na uchovávanie týchto útvarov platia osobitné nariadenia z oblasti archivovania dokumentov (napr. doba uchovávania, termín a spôsob skartácie – vyraďovanie a zničenie spisov).
- oznamovacie – (hlásenie, správa, telegram, životopis, vyhláška, prípis, objednávka, žiadosť, prihláška ...)
- heslové – (súpisy, zoznamy, prehľady, zoznam inventáru, rozvrh hodín, poštová poukážka, dotazník, školské vysvedčenie, expedičný prípis ...). Nebývajú dlho aktuálne, platnosť je časovo limitovaná. Mnohé z nich sa ani neodkladajú (napr. pozvánka na recepciu).
Administratívne útvary – osobný posudok, žiadosť, životopis – tvoria komplex písomností, ktoré vypracúva alebo potrebuje človek v rozličných dôležitých životných situáciách. Okrem vecnosti, presnosti a výstižnosti informácie a opisu obsahujú aj prvky hodnotenia. Musia byť prehľadné a čitateľné.
Žiadosť – má rovnakú formu ako úradné listy; obsahuje: vecnú, kompozičnú, jazykovú stránku dopĺňa informácia a aj odôvodnenie prečo sa žiada
Obsah:
- záhlavie – meno, adresa žiadateľa; meno, ulica, mesto sa oddeľuje čiarkou
- adresa príjemcu – norma vyžaduje písať adresu príjemcu v listoch bez predtlače na ľavú stranu, môže sa však písať aj vpravo
- miesto a dátum – (vzostupným spôsobom: deň, mesiac, rok) píšeme do dvoch riadkov alebo do jedného riadku bez čiarky a bez bodky na konci
Bratislava 8. mája 2001
- 05. 2001
- vec – (Heslo Vec sa považuje sa názov, a preto sa za ním nepíše bodky.) Ak je v texte predtlač na heslo Vec, obsah listu alebo druh písomnosti sa napíše pod heslo a podčiarkne: a.) Vec; b.) Vec
Žiadosť o prijatie do zamestnania; Prijatie do zamestnania – žiadosť
Ak nie je v úradnom liste predtlač (napr. v žiadosti, ktorú píše súkromná osoba) na heslo Vec, napíšeme iba obsah listu alebo druh písomnosti po vynechaní dvoch prázdnych riadkov, teda pod adresou príjemcu
- v jadre, vec o ktorú žiadam, dôvody – text žiadosti prináša presnú formuláciu našej požiadavky. Žiadame len to, načo máme právo, a preto nemusíme poklonkovať, ale naše vyjadrovanie musí byť slušné a na dobrej jazykovej úrovni. V texte sa odvolávame napr. na vlastný záujem, na vzdelanie a prax, prípadne spomenieme, prečo sme prišli o predchádzajúce pracovné miesto alebo prečo nám záleží práve na tejto organizácii. V závere žiadosť obsahuje zdvorilostné formulky, nemusíme mať pocit, že tak píše každý – práve stálosť celých blokov textu je veľmi typická pre tento jazykový štýl. Záverečnú formulku oddelíme jedným prázdnym riadkom a napíšeme ju na samostatný odsek. Ak je súčasťou záverečnej formulky pozdrav, za vetou sa nedáva bodka: Za kladné vybavenie vopred ďakujem; Teším sa na spoluprácu.; So srdečným pozdravom
- prílohy – napr.: maturitné vysvedčenie, životopis
- podpis
Životopis – píše sa ako doklad k žiadosti o prijatie do zamestnania; má ustálené formu, dodržiava sa úprava
- Úradný životopis – prináša pravidelné fakty o životnej ceste autora. Slúži ako súčasť iných písomností, napr. žiadosti, prihlášky ...
- Beletrizovaný (literárno-umelecký) životopis – využíva umelecké výrazové prostriedky, patrí medzi útvary umeleckého štýlu. Môže na rozdiel od administratívneho životopisu pracovať aj s fikciou, fantáziou.
Životopis využíva informačný a opisný slohový postup (popisuje životnú cestu).
Druhy životopisu:
- kontextový životopis – informácie píšeme v ucelených
vetách a kompozične i obsahovo je rozdelený do týchto častí:
- dátum narodenia a miesto; otec, matka, súrodenci, v životopise dospelých osôb aj manželka, deti
- prehľad vzdelania a praxe
- záľuby alebo osobitné nadanie
- životopis v bodoch – nepíšeme vety, ale heslá, za ktorými nedávame bodku. Obsahuje tieto body: Narodený/á; Meno a povolanie rodičov; Súrodenci; Vzdelanie; Jazykové znalosti
- profesiový, kariérny životopis – prináša informácie v bodoch: Narodený/á, Vzdelanie; Doterajšia prax; Jazykové znalosti; Zvláštne schopnosti a nadanie
Obsah a forma ukončenia životopisu akéhokoľvek typu:
- vľavo dole dátum (16. 6. 2002); o riadok nižšie vpravo vlastnoručný podpis
Osobný posudok – je druh administratívnej charakteristiky, hodnotenia osoby
- musí byť objektívny, komplexný, zodpovedne vypracovaný
- existujú aj odborné posudky: recenzný, oponentský, znalecký atď.
- tvorí prechod k výkladovým útvarom
Niektoré inštitúcie vydali na vypracovanie osobného posudku tlačivá, ktoré treba vyplniť podľa predpísanej osnovy.
Býva zvyčajne takáto:
- ako dlho poznáme menovaného
- pracovné zaradenie, hodnotenie priebehu zamestnania a pracovných výsledkov
- záujmová činnosť
- vzťah k ľudom
- dôvod vypracovania posudku
- dátum, podpisy, pečiatka
Zápisnica
- administratívny útvar
- svedectvo o činnosti organizácie
Priebeh schôdze môžeme zaznamenať formou:
- zápisnice – body zápisnice sú: dátum, miesto konania, program schôdze, stručný zápis, dátum, podpis zapisovateľa
- zápisu – stručnejší ako zápisnica
- protokolu – doslovne zachytáva celý priebeh rokovania