Administratívny štýl a úradný list

Administratívny štýl a úradný list 

Administratívny štýl je štýl verejnej úradnej oficiálnej komunikácie, ktorá nastáva medzi súkromnou osobou a inštitúciou alebo inou právnou osobou alebo medzi inštitúciami.

Komunikačná sféra: úrady, banky, podniky, súdy, pošta.

Komunikanti: súkromná osoba – inštitúcia,

inštitúcia – inštitúcia.

Funkcia: je sprostredkovať príjemcovi presné údaje, fakty bez doplňujúcich a vysvetľujúcich detailov.

Administratívne texty: sú väčšinou monologické a písomné. Sú objektívne a neosobné, ich obsah musí byť jednoznačný a vecný. Ich cieľom je najefektívnejšia, najrýchlejšia a najpresnejšia úradná komunikácia.

Znaky administratívneho štýlu

adresnosť, verejnosť

- niektoré útvary majú konkrétneho adresáta, napr. úradné listy, iné sú adresované celej verejnosti, napr. zákony, vyhlášky.

vecnosť a neutrálnosť, objektívnosť

- presné vyjadrovanie s cieľom vylúčiť omyl,

- absencia citovo príznakových slov.

knižnosť, písomnosť

- prejavuje sa v používaní kancelarizmov, cudzích slov, vo využívaní multiverbizácie, príčastí, prechodníka, uprednostňovanie menného vyjadrovania,

- prevláda oznamovacia veta a zložené súvetie.

stručnosť, schematickosť

- útvary neprinášajú informácie navyše, majú často predtlač, podliehajú štátnej norme (STN),

- využívajú sa zaužívané, stereotypné formulácie, napr. na konci úradných listov (Vopred ďakujem za kladné vybavenie mojej žiadosti.)

Slohové postupy administratívneho štýlu:

• Výkladový: zákon, poštový poukaz,
• Výkladový: vyhláška, výzva,
• Opisný: životopis, posudok.

Útvary administratívneho štýlu

1. Podľa určenia
2. a) dokumentárne - záväzná archivácia

zápisnica, protokol, maturitný protokol, triedny katalóg, potvrdenka, zmluva, zmenka, akcia, rezolúcia...

1. b) oznamovacie - krátkodobá alebo dlhšia aktuálnosť

vyhláška, zákon, prípis, smernica, oznámenie, hlásenie, telegram, životopis, žiadosť, prihláška, reklamácia, upomienka, splnomocnenie, objednávka...

1. c) heslové - časovo limitované, nie všetky sa archivujú, často majú predpísanú predlohu

súpis, zoznam, prehľad, rozvrh hodín, poštová poukážka, školské vysvedčenie, diplom, faktúra, cestovný príkaz, bankové tlačivo, test...

1. Podľa formátu
2. a) formát A4 (zákon, vyhláška, sťažnosť, úradný list - žiadosť, životopis...)
3. b) formát A6 a menší (objednávka, oznámenie, poštová poukážka, splnomocnenie, úradné tlačivá)

Úradný list

- predstavuje typický administratívny žáner, je to oficiálny prostriedok písomného styku jednotlivca s úradmi,

- má formát A4.

Druhy úradného listu: žiadosť, objednávka, reklamácia, upomienka, sťažnosť a iné.

Kompozícia úradného listu

1. Úvodná rámcová časť listu
2. Záhlavie: to je adresa odosielateľa. Musí byť vždy podčiarknuté.

• Adresa adresáta: píše sa vpravo hore, ak je okienková obálka, a vľavo hore, ak je listový papier bez tlače. V súčasnosti sa uprednostňuje písanie vľavo hore.

1. Miesto a dátum vyhotovenia listu: píšu sa pod seba, nedáva sa čiarka.
2. Heslové vyjadrenie obsahu listu: druh listu a stručný obsah (Žiadosť o pracovné miesto) Vec sa zvýrazňuje: tučným písmom, podčiarknutím alebo ich kombináciou.

Predtlač Vec sa už nepíše. NESPRÁVNE: Vec: Žiadosť o pracovné miesto

SPRÁVNE: Žiadosť o pracovné miesto

1. Vlastný text listu
2. Oslovenie: môže ale nemusí byť, píše sa za ním čiarka pričom nasledujúci text sa začína malým písmenom.
3. Vlastný text: treba ho členiť na odseky, musí byť dodržaná jednotná úprava. Zámeno ,,Vy´´ vo všetkých tvaroch treba písať s veľkým V.
4. Záverečná rámcová časť listu
5. Záverečné zdvorilostné formulky: poďakovanie a záverečný pozdrav (S pozdravom, S úctou), za ktorým sa nepíše bodka.
6. Vlastnoručný podpis.
7. Prílohy: Ak sa vo vlastnom texte listu prílohy nespomínajú, musíme ich vypísať do stĺpca s názvom "Príloha/Prílohy", ktorý umiestnime v ľavej časti listu zhruba na úrovni vlastnoručného podpisu. Ak sa vo vlastnom texte listu prílohy spomínajú, stačí uviesť názov "Príloha/Prílohy".
8. Na vedomie: List môžeme vyhotovovať vo viacerých exemplároch a zasielať ho - "dávať na vedomie" viacerým adresátom podľa rozdeľovníka.

(Vec, Prílohy a Na vedomie zvýrazňujeme v celom liste rovnako.)