Hromadná korešpondencia, komunikácia na internete a zjednodušenie ovládania počítača

Hromadná korešpondencia, komunikácia na internete a zjednodušenie ovládania počítača

Táto téma z informatiky sa venuje praktickému využitiu hromadnej korešpondencie v textovom editore, možnostiam komunikácie prostredníctvom internetu a technológiám, ktoré uľahčujú prácu s počítačom ľuďom so zdravotným znevýhodnením.

Hromadná korešpondencia

Hromadná korešpondencia je funkcia textového editora, pomocou ktorej môžeme vytvoriť väčšie množstvo dokumentov s rovnakým základným obsahom, ale s rozdielnymi údajmi o jednotlivých adresátoch.

Využíva sa napríklad pri vytváraní:

• obchodných ponúk,
• pozvánok,
• listov pre zákazníkov,
• oznámení,
• štítkov a obálok,
• potvrdení a osvedčení,
• hromadne personalizovaných dokumentov.

Výhodou je, že jeden dokument nemusíme pre každého príjemcu vytvárať samostatne. Text pripravíme iba raz a osobné údaje jednotlivých adresátov sa do dokumentu doplnia automaticky.

Hlavný dokument a zdroj údajov

Pri hromadnej korešpondencii pracujeme predovšetkým s dvoma časťami:

• hlavný dokument – obsahuje spoločný text, ktorý bude rovnaký pre všetkých adresátov,
• zdroj údajov – obsahuje údaje, ktoré sa pri jednotlivých adresátoch menia.

Zdroj údajov môže obsahovať napríklad:

• názov firmy,
• meno a priezvisko,
• ulicu a číslo domu,
• PSČ,
• mesto,
• e-mailovú adresu,
• ďalšie údaje potrebné na personalizáciu dokumentu.

Zlučovacie polia

Zlučovacie pole predstavuje miesto v hlavnom dokumente, do ktorého sa pri vytváraní výsledných dokumentov automaticky vloží konkrétny údaj zo zdroja údajov.

V dokumente môžu byť napríklad vložené polia:

• «názov_firmy»,
• «ulica»,
• «číslo»,
• «PSČ»,
• «mesto».

Pri zlúčení sa namiesto týchto polí zobrazia skutočné údaje jednotlivých príjemcov.

Postup vytvorenia hromadnej korešpondencie v programe Microsoft Word

1. Otvoríme hlavný dokument, napríklad obchodnú ponuku.
2. Prejdeme na kartu Korešpondencia.
3. Zvolíme možnosť Spustiť hromadnú korešpondenciu.
4. Vyberieme typ dokumentu, napríklad Listy.
5. Pomocou možnosti Vybrať príjemcov pripojíme existujúci zdroj údajov.
6. Vyberieme súbor, ktorý obsahuje údaje jednotlivých adresátov.
7. Kurzor umiestnime na miesto, kam chceme vložiť konkrétny údaj.
8. Pomocou funkcie Vložiť zlučovacie pole vložíme potrebné polia, napríklad názov firmy, ulicu, PSČ a mesto.
9. Pomocou možnosti Ukážka výsledkov skontrolujeme, ako budú jednotlivé dokumenty vyzerať.
10. Nakoniec použijeme funkciu Dokončiť a zlúčiť.

Výsledkom môže byť nový dokument obsahujúci samostatný list pre každého adresáta alebo môžeme dokumenty priamo vytlačiť či ďalej spracovať.

Praktický príklad

Firma ponúka ochranné pracovné prostriedky a rovnakú ponuku chce poslať viacerým spoločnostiam. Text obchodnej ponuky zostáva rovnaký, mení sa iba názov a adresa konkrétnej firmy.

Namiesto manuálneho vytvorenia každého listu sa použije hromadná korešpondencia. Program prečíta zo zdroja údajov jednotlivé adresy a automaticky vytvorí personalizovaný dokument pre každú firmu.

Komunikácia prostredníctvom internetu

Internet umožňuje ľuďom komunikovať bez ohľadu na ich geografickú vzdialenosť. Podľa toho, či musí druhý účastník reagovať okamžite, môžeme komunikáciu rozdeliť na neinteraktívnu a interaktívnu.

Neinteraktívna komunikácia

Neinteraktívna komunikácia, označovaná aj ako asynchrónna komunikácia, nevyžaduje okamžitú reakciu druhej osoby. Odosielateľ odošle správu alebo zverejní obsah a príjemca si ho môže prečítať a reagovať neskôr.

Elektronická pošta – e-mail

E-mail umožňuje prostredníctvom internetu odosielať a prijímať elektronické správy.

Okrem samotného textu môžeme k správe pripojiť rôzne prílohy, napríklad:

• dokumenty,
• fotografie,
• tabuľky,
• prezentácie,
• iné súbory.

Výhody e-mailu:

• rýchle doručenie správ,
• nízke alebo žiadne priame náklady na odoslanie správy,
• možnosť posielať prílohy,
• možnosť komunikovať s viacerými ľuďmi naraz,
• správy je možné archivovať a vyhľadávať,
• príjemca nemusí byť v okamihu odoslania správy online.

Riziká e-mailu:

• nevyžiadaná pošta – spam,
• phishingové správy snažiace sa vylákať heslá alebo osobné údaje,
• škodlivé prílohy a odkazy,
• podvodné správy vydávajúce sa za dôveryhodnú osobu alebo spoločnosť,
• riziko odoslania citlivých údajov nesprávnemu príjemcovi.

Diskusné skupiny

Diskusná skupina združuje používateľov, ktorí komunikujú o určitej spoločnej téme.

Jednou zo starších foriem boli mailing listy. Správa odoslaná na adresu skupiny sa automaticky distribuovala všetkým jej členom.

Výhodou je jednoduchá výmena informácií medzi väčším množstvom ľudí. Rizikom môže byť šírenie spamu, nepravdivých informácií alebo príliš veľkého množstva správ.

Sieťové noviny – Net News

Net News alebo Usenet predstavovali rozsiahly systém internetových diskusných skupín. Používatelia sa pripájali k serverom, z ktorých si sťahovali príspevky zaradené podľa jednotlivých tém.

Ide predovšetkým o historicky významnú internetovú službu. V súčasnosti jej funkciu vo veľkej miere nahradili internetové fóra, sociálne siete a rôzne komunitné platformy.

Diskusné fórum

Diskusné fórum je priestor na webovej stránke alebo v internetovej službe, kde používatelia publikujú príspevky a reagujú na príspevky ostatných.

Diskusie bývajú rozdelené podľa tém a jednotlivé príspevky zostávajú uložené, takže sa k nim možno neskôr vrátiť.

Výhody:

• výmena skúseností a názorov,
• možnosť získať pomoc od komunity,
• dlhodobé uchovanie diskusie,
• možnosť zapojiť veľké množstvo ľudí.

Riziká:

• nepravdivé alebo nepresné informácie,
• urážlivé príspevky a konflikty,
• zverejnenie osobných údajov,
• spam a škodlivé odkazy.

Blog

Blog je webová stránka alebo jej časť, na ktorej autor pravidelne publikuje články a príspevky.

Blog môže byť osobný, odborný, firemný, vzdelávací alebo spravodajský. Príspevky bývajú väčšinou zoradené od najnovšieho po najstarší.

Výhodou blogov je jednoduché publikovanie vlastného obsahu a možnosť zdieľať vedomosti a skúsenosti. Rizikom môže byť šírenie neoverených informácií, nevhodného obsahu alebo prílišné zverejňovanie súkromných údajov.

Interaktívna komunikácia

Interaktívna komunikácia, označovaná aj ako synchrónna komunikácia, umožňuje účastníkom reagovať takmer okamžite. Komunikácia prebieha v reálnom čase alebo s veľmi malým oneskorením.

Chat

Chat je textová komunikácia v reálnom čase. Môžu sa na nej zúčastňovať dvaja alebo viacerí používatelia súčasne.

Chat môže byť súčasťou webových stránok, sociálnych sietí, hier alebo samostatných komunikačných služieb.

Výhody:

• rýchla komunikácia,
• okamžité odpovede,
• možnosť skupinovej komunikácie,
• jednoduché používanie.

Riziká:

• komunikácia s neznámymi osobami,
• kyberšikana,
• podvody a manipulácia,
• zverejňovanie osobných údajov,
• nevhodný alebo nebezpečný obsah.

Instant Messaging

Instant Messaging je okamžitá výmena správ medzi používateľmi prostredníctvom internetu.

Moderné komunikačné aplikácie okrem textových správ umožňujú aj:

• odosielanie fotografií a videí,
• výmenu súborov,
• hlasové hovory,
• videohovory,
• skupinové konverzácie,
• odosielanie hlasových správ.

Medzi známe služby patria napríklad Messenger, WhatsApp, Signal, Telegram alebo Microsoft Teams. V minulosti boli rozšírené napríklad ICQ, MSN Messenger či Skype.

Pri používaní týchto služieb je dôležité chrániť svoj účet, používať silné heslo, podľa možnosti zapnúť viacfaktorové overenie a dávať pozor na podvodné odkazy a správy.

Videokonferencia

Videokonferencia umožňuje komunikáciu na diaľku prostredníctvom obrazu a zvuku v reálnom čase.

Na videokonferenciu potrebujeme najmä:

• počítač, tablet alebo smartfón,
• internetové pripojenie,
• mikrofón,
• reproduktory alebo slúchadlá,
• webovú kameru, ak chceme prenášať obraz,
• príslušnú aplikáciu alebo webovú službu.

Videokonferencie sa využívajú pri:

• pracovných poradách,
• rokovaniach,
• prezentáciách,
• konzultáciách,
• online vyučovaní a e-learningu,
• prednáškach,
• školeniach,
• komunikácii s rodinou a priateľmi.

Výhodou je možnosť komunikovať na veľkú vzdialenosť bez potreby cestovania. Nevýhodou môže byť závislosť od kvalitného internetového pripojenia, technické problémy alebo riziko narušenia súkromia.

Bezpečnosť pri komunikácii na internete

Pri každej forme internetovej komunikácie je potrebné dodržiavať základné bezpečnostné pravidlá.

• Nezverejňovať zbytočne osobné a citlivé údaje.
• Neposielať heslá alebo prihlasovacie údaje iným osobám.
• Používať silné a jedinečné heslá.
• Ak je to možné, používať viacfaktorové overenie.
• Neotvárať podozrivé prílohy a odkazy.
• Overovať si identitu osoby, ktorá požaduje citlivé informácie.
• Nedôverovať automaticky každej informácii z internetu.
• Pri verejnej komunikácii si uvedomovať, že zverejnený obsah môže zostať na internete veľmi dlho.

Využitie počítačov ľuďmi so zdravotným znevýhodnením

Počítače a moderné digitálne technológie výrazne uľahčujú ľuďom so zdravotným znevýhodnením komunikáciu, vzdelávanie, prácu aj prístup k informáciám.

Operačné systémy obsahujú množstvo funkcií označovaných ako funkcie zjednodušenia ovládania alebo prístupnosti. Ich cieľom je prispôsobiť ovládanie zariadenia individuálnym potrebám používateľa.

Nevidiaci používatelia

Nevidiaci ľudia môžu počítač ovládať bez používania klasického zobrazovania informácií na monitore.

Pomáhajú im najmä:

• čítače obrazovky,
• hlasový výstup,
• Braillov riadok,
• Braillova tlačiareň,
• ovládanie pomocou klávesnice a klávesových skratiek.

Čítač obrazovky

Čítač obrazovky je program, ktorý dokáže rozpoznávať text a ďalšie prvky používateľského rozhrania a sprostredkovať ich používateľovi hlasovým alebo hmatovým výstupom.

Medzi známe čítače obrazovky patrí napríklad NVDA. Operačný systém Windows obsahuje aj vlastný nástroj Moderátor (Narrator).

Nevidiaci používateľ môže vďaka klávesovým skratkám a čítaču obrazovky pracovať s dokumentmi, používať internet, komunikovať e-mailom alebo používať rôzne aplikácie bez potreby ovládania myšou.

Braillov riadok

Braillov riadok je zariadenie, ktoré prevádza text z obrazovky do Braillovho písma. Pomocou malých pohyblivých bodov vytvára jednotlivé Braillove znaky, ktoré používateľ číta hmatom.

Obsah riadku sa dynamicky mení podľa toho, čo sa práve nachádza na obrazovke.

Taktilné obrázky

Taktilné obrázky umožňujú sprostredkovať grafickú informáciu pomocou hmatu. Jednotlivé čiary a plochy sú vyvýšené, takže používateľ môže ich tvar rozpoznávať prstami.

Takýmto spôsobom možno vytvárať napríklad jednoduché mapy, geometrické útvary, grafy alebo schémy.

Slabozrakí používatelia

Slabozrakým používateľom pomáhajú nástroje, ktoré upravujú spôsob zobrazovania obsahu na obrazovke.

Môžu využívať napríklad:

• zväčšenie obrazovky,
• väčšiu veľkosť textu,
• zmenu veľkosti kurzora,
• zvýšený kontrast,
• kontrastné motívy,
• hlasový výstup.

V systéme Windows je na tento účel k dispozícii napríklad nástroj Lupa.

Ľudia so sluchovým znevýhodnením

Ľudia so sluchovým znevýhodnením môžu mať problém s obsahom, ktorý je poskytovaný iba zvukovou formou.

Pomáhajú im najmä:

• titulky vo videách,
• automatický prepis hovoreného slova,
• textové upozornenia namiesto zvukových,
• vizuálne signalizácie,
• textová komunikácia namiesto telefonického hovoru.

Pri tvorbe multimediálneho obsahu je preto vhodné dopĺňať hovorené informácie titulkami alebo textovým prepisom.

Ľudia s pohybovým znevýhodnením

Ľudia, ktorí majú problémy s presným ovládaním myši alebo klasickej klávesnice, môžu využívať alternatívne spôsoby ovládania.

Patria medzi ne napríklad:

• obrazovková klávesnica,
• hlasové ovládanie,
• špeciálne klávesnice a tlačidlá,
• alternatívne ukazovacie zariadenia,
• ovládanie počítača pomocou očí pri podporovaných zariadeniach,
• klávesové skratky.

Obrazovková klávesnica

Obrazovková klávesnica zobrazuje virtuálnu klávesnicu priamo na obrazovke. Používateľ tak nemusí používať klasickú fyzickú klávesnicu.

Jednotlivé klávesy možno vyberať napríklad myšou, dotykovou obrazovkou alebo pomocou špeciálneho vstupného zariadenia.

Funkcie klávesnice na zjednodušenie ovládania

Operačný systém môže obsahovať ďalšie funkcie, ktoré pomáhajú ľuďom s obmedzenou pohyblivosťou rúk.

• Jedným prstom (Sticky Keys) – umožňuje používať klávesové kombinácie bez potreby držať viac klávesov naraz.
• Filtrovanie klávesov (Filter Keys) – pomáha ignorovať nechcené opakované alebo veľmi krátke stlačenia klávesov.
• Ovládanie myši klávesnicou – umožňuje pohybovať kurzorom pomocou klávesov.

Ľudia s poruchami pozornosti a kognitívnymi ťažkosťami

Pri problémoch s pozornosťou alebo spracovaním informácií môže používateľom pomôcť jednoducho a prehľadne spracovaný obsah.

Vhodné je:

• používať krátke a zrozumiteľné vety,
• členiť text pomocou nadpisov a odsekov,
• najdôležitejšie informácie zvýrazniť,
• uvádzať najpodstatnejšie informácie na začiatku,
• využívať obrázky a pojmové mapy,
• dodržiavať jednotný vzhľad dokumentov,
• obmedziť rušivé prvky,
• dopĺňať obrázky stručným a výstižným vysvetlením.

Možnosti zjednodušenia ovládania v operačnom systéme

Moderné operačné systémy obsahujú samostatnú sekciu venovanú prístupnosti. V systéme Windows ju nájdeme v nastaveniach pod položkou Prístupnosť.

Medzi dostupné možnosti patria napríklad:

• zväčšenie textu,
• Lupa,
• kontrastné motívy,
• čítač obrazovky Moderátor,
• titulky a živý prepis,
• hlasové ovládanie,
• obrazovková klávesnica,
• úprava ukazovateľa myši a textového kurzora,
• funkcie Jedným prstom a Filtrovanie klávesov.

Konkrétne možnosti sa môžu líšiť podľa používaného operačného systému a jeho verzie.

Čo si zapamätať

• Hromadná korešpondencia umožňuje vytvárať veľké množstvo personalizovaných dokumentov z jedného hlavného dokumentu a jedného zdroja údajov.
• Zlučovacie polia určujú miesta, kam sa automaticky vložia údaje jednotlivých adresátov.
• Neinteraktívna komunikácia nevyžaduje okamžitú reakciu – patrí sem napríklad e-mail, diskusné fórum alebo blog.
• Interaktívna komunikácia prebieha v reálnom čase – patrí sem chat, instant messaging a videokonferencia.
• Pri komunikácii na internete treba myslieť na ochranu osobných údajov, phishing, škodlivé odkazy, podvody a kyberšikanu.
• Nevidiacim používateľom pomáhajú najmä čítače obrazovky, hlasový výstup a Braillov riadok.
• Slabozrakí používatelia môžu využívať zväčšenie obrazovky, väčší text a kontrastné zobrazenie.
• Ľuďom so sluchovým znevýhodnením pomáhajú titulky, textové prepisy a vizuálne upozornenia.
• Ľudia s pohybovým znevýhodnením môžu využívať obrazovkovú klávesnicu, hlasové ovládanie alebo špeciálne vstupné zariadenia.
• Operačné systémy obsahujú funkcie prístupnosti, pomocou ktorých možno ovládanie počítača prispôsobiť potrebám konkrétneho používateľa.