Plánovanie a manažment procesu budovania IS
Plánovanie a manažment procesu budovania IS
4.1 Rámcový opis fázy
Úlohou tejto fázy životného cyklu IS je určiť ciele budovania predmetného IS a vypracovať štúdiu ich
dosiahnuteľnosti, ktorá má obsahovať základné koncepčné riešenie IS z hľadiska finančných nárokov, technického zázemia
a personálnych potrieb.
Dôležitou súčasťou štúdie je aj vyhodnotenie vplyvu budovania IS na existujúcu
bezpečnosť IS, už prevádzkovaných v spoločnosti.
Významným výstupom tejto fázy životného cyklu IS je
plán budovania IS, prípadne plán budovania inkrementu IS.
V rámci tejto fázy životného cyklu IS sa
taktodefinujú základné zásady a postupy pre riadenie realizácie procesu budovania IS.
Fáza
Plánovania a manažmentu začína ako prvá, prebieha v pozadí ďalších fáz a končí odovzdaním vybudovaného IS do rutinnej
prevádzky.
4.2 Detailný opis fázy
Detailný opis fázy vychádza z jednotlivých dokumentov, ktoré
sú vypracovávané v rámci fázy a procedúr, ktoré majú byť realizované.
4.2.1 Inovačný
zámer
Je nesporné, že k začatiu procesu budovania IS nedochádza bez dostatočného dôvodu. Obdobné platí aj pre akékoľvek
zmeny už prevádzkovaných IS.
Proces iniciovania úvah o budovaní nového IS alebo realizácie zmien v už
prevádzkovaných IS je možné stotožniť s vypracovaním Inovačného zámeru, ako písomného dokumentu.
Posúdenie a schválenie IZ
Možnosť povedať, že vypracovanie Inovačného zámeru bez obmedzení by mala byť
v spoločnosti garantovaná. ?????
Praktickým problémom potom však je, ako posúdiť opodstatnenosť, závažnosť, či ekonomickú
výhodnosť predložených Inovačných zámerov.
Pritom inovačný zámer môže v sebe skrývať návrh budovania úplne nového
IS, ako aj návrh na obnovu vybraných častí už prevádzkovaných technológií, či návrhy na rozšírenie modulov a funkčnosti
prevádzkovaného systému.
Na zvládnutie tohto problému musí v spoločnosti existovať jednak norma, ktorá určí záväzný
obsah Inovačného zámeru, ako aj procedúra schvaľovania Inovačných zámerov.
Platí, že len inovačné zámery, ktoré prešli
schvaľovacou procedúrou s kladným hodnotením môžu byť posunuté do ďalšej prípravy.
4.2.2 Plánovanie procesu
budovania IS
Plánovanie procesu budovania IS vykonáva zadávateľ projektu, ktorý určuje aj ciele IS.
V prípade nedostatočných skúseností s plánovaním procesu budovania IS sa odporúča prizvať k riešeniu špecializovanú konzultačnú
firmu.
Výsledné dokumenty je možné podľa potreby podrobiť auditu nezávislou externou firmou.
Plánovanie IS
predpokladá uskutočnenie najmä nasledovných činností:
· určenie cieľov IS,
· vypracovanie štúdie IS,
· vypracovanie
plánu budovania IS.
4.2.2.1 Určenie cieľov IS
Pre určenie cieľov budovania IS sú k dispozícii viaceré
metódy, ktoré sú bližšie opísané v dostupnej literatúre. Rozhodnutie o tom, ktorá bude použitá v praktických podmienkach, závisí
najmä od charakteru, poslania a cieľov spoločnosti.
Odporúča sa použitie jednej alebo kombinácie z nasledovných metód:
· metóda funkčnej dekompozície,
· metóda kritických faktorov úspechu,
· metóda neurčite definovaných systémov,
·
metóda alternatívnych scenárov.
4.2.2.2 Vypracovanie štúdie IS
Štúdia IS (Feasibility Study) je v
poradí druhým dokumentom, ktorý vzniká v rámci životného cyklu IS.
Rámcový obsah štúdie je možné vymedziť
nasledovne:
· návrh koncepčného modelu IS;
· porovnanie navrhovaného riešenia s existujúcim stavom;
· návrh časového
rozvrhu procesu budovania IS;
· ekonomické podmienky realizácie;
· určenie vývojových a dokumentačných prostriedkov;
·
bezpečnosť, spoľahlivosť a výkonnosť IS;
· vplyv navrhovaného riešenia na existujúcu bezpečnosť prevádzky IT v spoločnosti.
Okrem určenia povinného obsahu štúdie IS, musí spoločnosť vytvoriť a schváliť aj procedúru schvaľovania
vypracovaných štúdií.
4.2.2.3 Plán budovania IS
Platí, že až pre IS, ktorých štúdia kladne prešla
schvaľovacím procesom je možné prikročiť k vypracovaniu Plánu budovania IS.
Plán budovania
IS obsahuje vecný a časový harmonogram budovania IS spolu s predpokladanými finančnými výdavkami súvisiacimi s jednotlivými
fázami životného cyklu IS.
Dôležitou zložkou procesu plánovania IS je určenie nástrojov, ktoré budú použité pri vývoji
IS. Ide najmä o prostriedky analýzy a návrhu (CASE nástroje), pre vývoj SW (generátory kódov a programovacie prostredie), pre riadenie
projektu (plánovacie systémy, workflow systémy, ...), pre vytváranie a správu dokumentácie IS (textové editory, dokumentačné archívy), pre
zabezpečenie kvality, pre zabezpečenie návrhu bezpečnostnej architektúry IS a ďalšie.
4.2.2.4 Manažment projektu
Integrálnou súčasťou tejto fázy životného cyklu IS je aj návrh systému riadenia procesu budovania IS.
Manažment procesu budovania IS predstavuje samostatný problém, ktorý je potrebné vyriešiť pre každý IS.
Keďže v praxi sa
problémy informatiky riešia na báze realizácie rôznych projektov, je kvôli zjednodušeniu potrebné
v ďalšom výklade a opise stotožniť pojmy
riadenie procesu budovania IS
a riadenie projektu
alebo
manažment procesu budovania IS a manažment projektu IS.
Cieľom
definovania spôsobu riadenia projektu je zabezpečenie úplnej kontroly priebehu projektu zadávateľom projektu od úrovne plánovania projektu, až
po začatie rutinnej prevádzky IS a jej monitorovanie.
Riadenie projektu možno definovať ako samostatný systém
pozostávajúci z nasledovných komponentov:
· organizácia projektu,
· plánovanie,
· kontrola,
·
motivácia.
Pri definovaní systému riadenia projektu je potrebné zohľadniť špecifické charakteristiky konkrétneho IS.
Organizácia projektu
Organizácia procesu budovania IS, teda organizácia projektu, zachytáva vzťahy medzi
jednotlivými účastníkmi.
Organizácia projektu má v zásade 2 zložky:
a) vonkajšia
organizácia projektu,
b) vnútorná organizácia projektu.
Vonkajšia organizácia projektu definuje vzťahy
medzi externými účastníkmi projektu, teda dodávateľskými subjektmi a organizačnými útvarmi spoločnosti, ktorá buduje IS.
Zvyčajne je reprezentovaná riadiacim výborom (steering committee) s nasledovnou štruktúrou:
· zadávateľ projektu,
·
zástupca prevádzkovateľa systému,
· zástupca používateľa systému,
· riešiteľ projektu.
Vnútorná
organizácia projektu vyjadruje vzťahy medzi jednotlivými riešiteľmi projektu. Všeobecne platná vnútorná organizácia projektu má
nasledovnú štruktúru:
· vedúci (manažér) projektu;
· vedúci subprojektov;
· jednotlivé vývojové tímy;
· zabezpečenie kvality;
· zaistenie bezpečnosti, výkonnosti a spoľahlivosti;
· správa dokumentácie a riadenie
konfigurácií;
· sekretariát a administratívna podpora.
Kontrola projektu
Kontrola projektu
predstavuje súbor postupov a procedúr, ktorými sa sleduje zhoda postupu prác a schválených plánov.
V rámci návrhu systému
kontroly realizácie procesu budovania IS je potrebné určiť aj spôsob šírenia informácií o postupe prác medzi jednotlivými účastníkmi
realizácie projektu, ako aj spôsob vyhodnocovania informácií.
Je potrebné taktiež definovať formálne stretnutia, na ktorých prebieha
koordinácia riešiteľských aktivít.
S kontrolou úzko súvisí proces schvaľovania a preberania jednotlivých produktov
(dokumentov, SW modulov, integrovaného systému, používateľskej dokumentácie, školení, atď.)
V prípade nesplnenia kritérií
prebratia, musí byť tvorca produktu zodpovedný za odstránenie identifikovaných nedostatkov a náhradné plnenie v určenom náhradnom
termíne.
Motivácia
Súčasťou každého riadenia je aj motivačná zložka. V prípade využívania
externého riešiteľa projektu sa problém motivácie zužuje na motiváciu vlastných organizačných útvarov pri plnení schváleného plánu
budovania IS.
Motivácia externého riešiteľa pre plnenie schváleného plánu projektu by mala byť vyriešená v rámci zmluvy o dielo,
v časti cena a podmienky platenia dohodnutej ceny.
Opísaný priebeh fázy plánovania a manažmentu procesu budovania IS
je možné schematicky znázorniť diagramom postupu práce, ktorý prezentuje obrázok č.5.
Ako bolo
uvedené skôr, fáza plánovania a manažmentu procesu budovania IS prebieha až do odovzdania IS do rutinnej prevádzky. Nutnou podmienkou pre
plánovanie a manažment je zber spätných informácií o priebehu a stave realizácie ďalších fáz životného cyklu IS, čo je
znázornené obrázkom č. 6.
4.3 Dokumenty vznikajúce v rámci fázy
V rámci fázy –
Plánovanie a manažment životného cyklu IS budú vznikať nasledovné dokumenty :
1.
Inovačný zámer,
2. Stanovisko z posúdeniu IZ,
3. Súhrnné stanovisko posúdenia IZ,
4.
Protokol zo schvaľovania IZ,
5. Štúdia IS,
6. Stanovisko z posúdenia Štúdie IS,
7.
Protokol zo schvaľovania Štúdie IS,
8. Plán budovania IS,
9. Stanovisko z posudzovania Plánu
budovania IS,
10. Protokol zo schvaľovania Plánu budovania IS,
11. Návrh systému riadenia procesu
budovania IS,
12. Stanovisko z posudzovania návrhu systému riadenia,
13. Protokol zo schvaľovania systému riadenia
procesu budovania IS.
4.4 Metódy určenia cieľov budovania IS
4.4.1 Metóda funkčnej dekompozície
Metóda funkčnej dekompozície je metódou vhodnou pre analýzu informačných požiadaviek tých funkcií v rámci
spoločnosti, ktoré zabezpečujú výkon dobre známych, štandardných a opakovaných činností.
Jej uplatnenie je založené na
dekompozícii činnosti spoločnosti na skupiny činností nazývaných funkcie, ktoré sa zoskupujú do funkčných
oblastí.
Funkcie sa ďalej delia na procesy, ktoré na rozdiel od funkcií,
ktoré majú pokračujúci charakter, sa vzťahujú na nejaký akt, ktorý má definovateľný počiatočný a koncový bod a identifikovateľné
vstupy a výstupy.
Na úrovni plánovania procesu budovania IS sa pracuje s funkčnými oblasťami a významnými procesmi. Funkčné
oblasti sa pritom odvodzujú z cieľov spoločnosti a predmetu podnikania.
V etape analýzy a návrhu jednotlivých aplikačných
modulov systému sa navrhovatelia zaoberajú jednotlivými procesmi a ich zabezpečovaním prostredníctvom procedúr.
Dekompozíciu
funkčných oblastí na funkcie a procesy možno vykonať nezávisle na organizačnej štruktúre spoločnosti.
Pre znázornenie
väzieb medzi funkciami a organizačnou štruktúrou spoločnosti sa využíva matica väzieb. V ďalšom kroku analýzy
informačných potrieb je potrebné definovať potrebné dáta na úrovní typov entít pre výkon jednotlivých funkcií a procesov.
Vzťah medzi funkciami a dátovými entitami sa taktiež vyjadruje pomocou matíc. Pre vypracovanie funkčných a dátových modelov IS sa
používajú grafické prostriedky CASE.
Výsledkom funkčnej dekompozície IS teda sú :
· Identifikácia
funkčných oblastí a funkcií;
· Matica väzieb funkčných oblastí a funkcií na organizačnú štruktúru spoločnosti;
·
Definovanie požiadaviek na dáta na úrovni dátových entít;
· Matica požiadaviek funkcií na dáta.
4.4.2 Metóda
kritických faktorov úspechu
Metóda kritických faktorov úspechu je vhodná pre zistenie informačných požiadaviek funkcií,
ktoré sú pre spoločnosť rozhodujúce z hľadiska dosiahnutia jej obchodných cieľov.
Kritické faktory úspechu
spoločnosti sú tie oblasti činnosti spoločnosti, ktoré vyžadujú trvalú a systematickú pozornosť zo strany vedenia spoločnosti.
Počet kritických faktorov úspechu spoločnosti nie je obvykle veľký. Kritické faktory úspechu sú v rámci spoločnosti odlišné pre
každého vedúceho pracovníka. Preto sa táto metóda orientuje na analýzu informačných požiadaviek jednotlivých vedúcich pracovníkov
spoločnosti.
Súhrnne by počet kritických faktorov úspechu nemal za spoločnosť prekročiť počet 10.
Prehľad
o kritických faktoroch úspechu jednotlivých vedúcich spoločnosti sa získava prostredníctvom interview. Informácie týkajúce sa kritických
faktorov úspechu môžu byť buď presné údaje (hard data) alebo odhady / subjektívne názory (soft data). Mnohé kritické faktory úspechu
budú vyžadovať externé informácie, pre ktoré je potrebné zmapovať zdroje.
Ďalšie kritické faktory úspechu môžu
vyžadovať koordináciu alebo integráciu dát z viacerých interných systémov spoločnosti a povedú k vytvoreniu banky dát.
Kritické faktory úspechu sa obvykle definujú vo väzbe na určité predpoklady, ktoré sa musia splniť. Nazývajú sa kritické
predpoklady a je pre ne charakteristické, že sa menia v čase. Preto je potrebné sledovať a analyzovať ich vývoj, čo rezultuje do
ďalších informačných potrieb.
Ďalší vplyv na vymedzenie kritických faktorov úspechu majú určité rozhodnutia spoločnosti.
Súčasťou identifikácie kritických faktorov úspechu je potom aj identifikácia množiny kritických rozhodnutí.
Množina informácií nevyhnutných pre identifikáciu kritických faktorov úspechu, kritických predpokladov, kritických rozhodnutí
predstavuje množinu kritických informácií.
Postup zistenia kritických faktorov
úspechu spoločnosti možno vymedziť nasledovnou postupnosťou krokov :
· príprava tímu,
·
úvodné usmernenie činnosti tímu (workshop),
· príprava jednotlivých interview,
· realizácia interview,
· spracovanie
výsledkov a vyhodnotenie získaných poznatkov,
· využitie výsledkov analýzy.
Proces analýzy kritických faktorov
úspechu spoločnosti je možné schematicky znázorniť diagramom postupu činností, ktorý predstavuje obrázok č. 8.
Výsledkom uplatnenia metódy kritických faktorov úspechu je nasledovná dokumentácia:
· Zoznam kritických
faktorov úspechu;
· Zoznam kritických predpokladov;
· Zoznam kritických rozhodnutí;
· Zoznam kritických informácií.
V závislosti od zmien prostredia, v ktorom spoločnosť pôsobí, ako aj od zmien cieľov spoločnosti dochádza ku zmene kritických
faktorov úspechu. Preto je potrebné ich primerane revidovať. Je vhodné, aby údaje súvisiace s uplatnením tejto metódy boli uložené
v databázach systému CASE, pretože to vytvára dobré podmienky pre ich následnú aktualizáciu v závislosti od získaných nových
poznatkov.
4.4.3 Metóda činnosti SSM- Soft Systems Methodology
Metóda vytvárania modelov činnosti
SSM je určená pre analýzu zložitých systémov s nejasnými a neštandardnými problémovými situáciami.
Metóda bola
vyvinutá na báze systémového inžinierstva a je určená pre prípady, kedy je potrebné nielen rozhodnúť “ako” problém vyriešiť , ale
aj “čo” je treba urobiť.
Analýza metódou SSM sa uskutočňuje v nasledovných krokoch :
• voľné
zobrazenie problému ( rich picture),
• základná definícia ( root definition),
• model činnosti (activity model),
• vypracovanie zoznamu informačných požiadaviek.
Zoznam definovaných informačných požiadaviek sa využíva ako východisko
pre zostavenie dátového modelu spoločnosti a budúceho IS.
4.4.4 Metóda alternatívnych budúcich scenárov
Metóda alternatívnych budúcich scenárov je určená pre prípady, keď informačné požiadavky spoločnosti sú veľmi
premenlivé.
Potom nie je možné uplatniť budovanie štandardných aplikácii, ale naopak je potrebné budovať tzv. flexibilnú
informačnú architektúru.
Alternatívne scenáre umožňujú identifikovať rôzne alternatívy cieľov spoločnosti a z toho
vyplývajúce rôzne alternatívy informačných potrieb spoločnosti.
V zásade pre každú alternatívu cieľov spoločnosti je
potrebné metodikou SSM vytvoriť model činností a definovať požiadavky na informácie a toky informácií.
Flexibilná
informačná architektúra vzniká prienikom informačných požiadaviek všetkých alternatív cieľov spoločnosti. Znamená to, že určité časti
všetkých alternatív informačných potrieb spoločnosti sú spoločné a tie by sa mali stať základom budovania flexibilnej informačnej
architektúry spoločnosti.
Ďalší rozvoj takto vybudovanej informačnej základne je smerovaný do vytvárania IS pre prienik informačných
potrieb niekoľkých existujúcich alternatív.
Prakticky to znamená, že ako bol vyriešený problém informačného zabezpečenie 3
existujúcich alternatív informačných potrieb spoločnosti, pristúpi sa k riešeniu informačných potrieb prienikov dvojíc alternatív
informačných potrieb spoločnosti.
Významným faktorom úspechu je správne rozhodnutie vedenia spoločnosti o prioritách
v postupe budovania IS pre pokrytie nižších druhov prienikov informačných potrieb.
4.5 Vypracovanie koncepčného
modelu IS
Vypracovanie koncepčného modelu IS v sebe zahŕňa :
• vytvorenie dátového modelu
vysokej úrovne,
• návrh štruktúry IS,
• návrh technického riešenia IS.
4.5.1 Dátový model
vysokej úrovne
Pre vytvorenie dátového modelu vysokej úrovne sa využívajú tzv. entitno-relačné diagramy. V
rámci týchto diagramov sa využíva určité zjednodušenie a zovšeobecnenie riešeného problému. Zvyčajne sa upúšťa od vyjadrenia
kardinality a definovania atribútov typov entít.
Dátový model vysokej úrovne obsahuje len dáta, ktoré sú :
• strategicky dôležité pre spoločnosť, teda ovplyvňujú jej hlavné činnosti;
• slúžia k definovaniu integračných
potrieb;
• potrebné ako prostriedok pre orientáciu vo väčších a zložitejších dátových modeloch.
Pre tvorbu
dátových modelov vysokej úrovne sa odporúča ako hraničný počet pre bežný IS, 50 dátových entít a pre veľmi zložité IS do 100
dátových entít.
Východiskom pre vytvorenie dátového modelu vysokej úrovne je špecifikácia informačných
požiadaviek vytvorená niektorou z metód opísaných v rámci týchto skrípt.
Aby sa dátové modely rozsiahlych IS dali
ľahko udržiavať a boli zrozumiteľné, stabilné a poskytli potrebnú úroveň podrobnosti pre plánovanie a projektovanie IS, bola vyvinutá
technika zoskupovania modelov entít, tzv. entity model clustering.
Kompletný výsledný dátový model IS je hierarchiou stále
podrobnejších ER - diagramov. Sú odporúčané 3 úrovne dátových modelov, a to :
• model vysokej úrovne,
•
dekompozícia modelu vysokej úrovne do modelov predmetných oblastí,
• dekompozícia modelov predmetných oblastí do modelov
informačných oblastí.
V každej spoločnosti existujú dátové entity, ktoré sa vyskytujú vo viacerých oblastiach činnosti.
Takéto dátové entity sa nazývajú hlavné typy dátových entít.
Dátový model vysokej úrovne vlastne tvoria všetky hlavné
typy dátových entít a ich relácie.
4.5.2 Návrh štruktúry IS
Návrh štruktúry IS
sa vypracováva na základe výsledkov analýzy cieľov budovania IS.
Z nej okrem iného vyplývajú poznatky o :
• účele spracovávania informácií a z toho vyplývajúcich typov aplikácii;
• oblasti činnosti spoločnosti, ktorá bude
automatizovaná budovaným IS;
• úrovniach riadenia spoločnosti, ktoré bude IS podporovať;
• väzbách IS na organizačnú
štruktúru spoločnosti;
• väzbách IS na priestorové rozloženie spoločnosti;
• vplyvoch externého prostredia, v ktorom
spoločnosť pôsobí na IS a ďalšie.
Vytvorenie návrhu štruktúry IS vyžaduje jeho rozdelenie na relatívne samostatné časti
nazývané subsystémy (moduly), a to podľa povahy činnosti. S týmito relatívne samostatnými časťami IS potom súvisia
skupiny funkcií a entity dát.
V rozsiahlejších spoločnostiach môže vzniknúť potreba vytvoriť pre každú organizačnú
zložku (ústredie, pobočka, regionálne pracovisko,..) relatívne samostatný IS s dobre definovanými vzájomnými väzbami.
V rámci
celej spoločnosti je potom potrebné uplatniť dôslednú štandardizáciu dát, procedúr a programov.
Priestorové rozloženie
spoločnosti ovplyvňuje najmä technické riešenie IS (umiestnenie HW, rozloženie sietí pre prenos dát,...) a priradenie jednotlivých
aplikácií k hardvéru (centrálny výpočtový systém, servery sietí, PC pracoviská,...).
Komunikácia spoločnosti
s existujúcim prostredím vynucuje uplatniť pri návrhu štruktúry IS rôzne externé štandardy, definície dátových a komunikačných
rozhraní, ako aj definovať spracovateľské aplikácie vyvolané informačnými potrebami spoločnosti pri komunikácii s partnerskými
spoločnosťami a orgánmi štátu.
4.5.3 Návrh technického riešenia IS
Návrh technického
riešenia IS v sebe zahŕňa rozhodovanie o druhoch a typoch techniky, ktoré budú tvoriť HW platformu budovaného IS, vrátane
požadovaných parametrov pre jednotlivé druhy VT, riešenie problémov HW a SW kompatibility v celom IS, riešenie topológie interných
počítačových sietí a komunikačných rozhraní s vonkajšími sieťami, riešenie základných prvkov bezpečnostnej architektúry IS až po
výber OS, DB prostredia a vývojového prostredia pre centrálny a záložný výpočtový systém, servery sietí a PC pracoviská. Vytvorené
návrhy sú ďalej rozpracovávané vo fáze budovania HW platformy IS, keď sa presne určia dodávatelia, ako aj detailné parametre jednotlivých
komponentov.
Súčasťou návrhu technického riešenia IS je aj rozhodovanie a uplatnení komerčného aplikačného balíka alebo o vývoji
vlastného, na mieru ušitého SW balíka prestavujúceho SW časť budovaného IS.
4.6 Podmienky začatia a ukončenia
fázy
Fáza plánovania a riadenia realizácie IS je zahájená schválením predmetného IZ.
Plánovanie realizácie IS je ukončené schválením Plánu budovania IS a systému riadenia realizácie IS.
Riadenie realizácie IS prebieha počas celej životnosti predmetného IS.
4.7 Zodpovednosť za realizáciu
fázy
Fázu – Plánovanie a riadenie realizácie IS zabezpečuje útvar spoločnosti, ktorý má organizačným poriadkom
delegované činností súvisiace s projektovaním IS.
V praxi môže nastať odklon v zabezpečovaní tejto fázy
životného cyklu IS, pretože dôjde k rozhodnutiu o uplatnení externých riešiteľských kapacít. Za takejto situácie útvar spoločnosti
zodpovedá za celkovú koordináciu priebehu fázy a za jej uskutočnenie pri dodržaní smernice platnej v spoločnosti.
Zones.sk – Zóny pre každého študenta