5. Manažment skupín a tímová práca
5. Manažment skupín a tímová práca
Charakteristiky a dynamika skupiny. Výhody a
nevýhody skupinovej a tímovej práce. Význam a uplatnenie tímovej organizácie.
Pod pojmom tím sa v organizácii rozumie
skupina pracovníkov, ktorí sa spoločne podieľajú na výrobe výrobkov, resp. zabezpečovaní služieb, pričom každý jeho člen zodpovedá za
výsledky činnosti tímu ako celku.
Skupinu pracovníkov môžeme považovať za tím v takom prípade, keď sú splnené nasledujúce
predpoklady:
a) Je stanovený ciel, ktorý tím pracovníkov má dosiahnuť spoločným úsilím.
b) Členovia tímu
navzájom zodpovedajú za splnenie cieľa napriek tomu, že miera zodpovednosti za jeho splnenie nie je špecifikovaná na jednotlivých členov, ale
na tím ako celok.
c) Členovia tímu sú pri dosahovaní cieľa vzájomne závislí. To znamená, že dosiahnutie cieľa ovplyvňuje aj
vzájomná interakcia medzi členmi tímu.
d) Vzhľadom na vzájomnú zodpovednosť za dosiahnutie cieľa integrácia činnosti medzi členmi
tímu sa považuje za individuálnu zodpovednosť každého jeho člena.
V súčasných organizáciách existujú rôzne druhy tímov,
ktoré možno klasifikovať podľa viacerých hľadísk. Za hlavné hľadiská členenia tímov možno považovať: účel, veľkosť, vzťah
k formálnej organizačnej štruktúre, časový horizont fungovania tímu a podobne.
Tímy sa v organizáciách vytvárali z
viacerých dôvodov. Hlavné dôvody tímovej organizácie práce na úseku výroby spočívali v snahe zvyšovať produktivitu práce a kvalitu
výrobkov a súčasne znižovať náklady. Ďalším dôvodom bolo presvedčenie, že tímovou organizáciou práce sa podarí zdokonaliť
technologickú stránku výrobného procesu.
Existuje veľa dôvodov na základe ktorých môžeme tímovú organizáciu považovať za
trend vývoja organizačných štruktúr k novému modelu organizácie. Za hlavné dôvody možno považovať: kvalitu, flexibilitu, koordináciu,
spokojnosť pracovníkov a ich rozvoj, znižovanie nákladov, zvyšovanie produktivity a efektívnosti
Výhody tímovej
organizácie:
- jej uplatnením sa vytvára väčší priestor na zdokonaľovanie pracovných metód a postupov
- umožňuje
zvyšovanie kvality výrobkov a služieb
- typickým prejavom jej vhodného uplatnenia je zvyšovanie produktivity práce
- znižujú
sa požiadavky na počty pomocného personálu
- zvyšuje sa efektívnosť manažérskej práce, pretože nie je potrebné individuálne
vedenie každého pracovníka
- zvyšuje sa efektívnosť procesu rozhodovania, lebo je k dispozícií viac informácii o probléme, keďže
sa uplatňuje tímový prístup k rozhodovaniu
- znižuje sa možnosť vzniku šumu v komunikačnom procese, ktorý je častým sprievodným
javom komunikácie medzi útvarmi
- znižuje sa možnosť vzniku bielych miest v organizačnej štruktúre, lebo tím pokrýva proces ako
celok
- znižuje sa možnosť prekrývania právomoci a zodpovednosti, čo je pomerne častý jav v klasickej funkcionálnej organizačnej
štruktúre
Keďže zmeny sú zásahom do stereotypu človeka, jeho prirodzenou reakciou je odpor voči nim. Preto pri formovaní
tímovej organizácie treba očakávať odpor tak zo strany manažérov, ako aj ostatných pracovníkov.
Ďalšie príčiny vzniku
odporu voči zmenám môžu byt napríklad nasledujúce:
1. Každý pracovník organizácie má vlastnú, zvyčajne celkom jasnú
predstavu o svojej kariére v organizácii. Najčastejšie je to pozícia vrcholového manažéra. Predstava o kariére je však viazaná na
existujúci stav. Vznikom tímovej organizácie táto predstava často nadobúda značne neurčitú podobu.
2. Tímová organizačná
štruktúra znižuje počet stupňov manažmentu v organizácii. V dôsledku toho sa znižuje počet manažérov predovšetkým na strednom stupni
manažmentu. Túto skutočnosť možno považovať za celkom dostatočný a logický dôvod na odpor voči zmene zo strany manažérov na strednom
stupni manažmentu. Ide o to, že rozdelením, resp. delegovaním právomoci na tím manažéri strácajú nielen svoju pozíciu v organizačnej
štruktúre a s ňou spojenú právomoc a zodpovednosť, ale aj pocit kontroly nad podriadenými pracovníkmi.
3. Odpor pracovníkov voči
tímovej organizačnej štruktúre môžu ovplyvniť aj ich negatívne skúsenosti s touto formou organizácie. Tento poznatok sa vzťahuje najmä na
tie naše organizácie, v ktorých sa v minulosti uskutočnili neúspešné pokusy o kolektívne formy organizácie práce.
4. Tímová
organizácia je spojená s požiadavkou viacprofesnosti. Viacprofesnosť si vyžaduje ďalšie štúdium, tréning a nadobúdanie nových
skúseností. Táto požiadavka spôsobuje veľké problémy najmä u tých pracovníkov, ktorých štúdium bolí.
SKUPINA - súbor ľudí so spoločným cieľom, ktorí sú vo vzájomnej interakcii a vzájomne sa ovplyvňujú
- ľudia sa stávajú členmi
skupín kvôli potrebe bezpečia, statusu, sebahodnotenia, afiliácie, moci a dosahovania cieľov
- skupina sú dvaja a viacerí ľudia, ktorí
sú v interakcii medzi sebou tak, že sa ovplyvňujú navzájom.
Typy skupín:
a) formálne – oficiálne skupiny, ktoré
vytvorila formálna autorita s určitým cieľom a sú súčasťou organizačnej štruktúry
- command group: relatívne stála skupina s
vykazovacími (reporting) povinnosťami, stály pracovný tím
- úlohová (task) skup., kt. je skôr nestála a slúži k dosiahnutiu
určitého účelu
b) neformálne – skupiny, ktoré vznikajú spontánne a nie sú formálne vytvorené ako súčasť štruktúry
organizácie
- priateľská : relatívne stála, založená na prínose zo sociaálnej interakcie
- záujmová : dočasná,
založená na spoločnej aktivite alebo záujme
c) psychologické – skupiny s intenzívnou interakciou členov, ktorí sa vnímajú ako
súčasť skupiny, spoločne zdieľajú zmysel existencie skupiny a psychologicky si jeden druhého uvedomujú
- trvalé vs.
dočasné
- priepustné, polopriepustné a nepriepustné (terapeutické sedenia) – podľa toho, či skupina pustí dovnútra ľudí zvonka
Dôvodom tvorby skup. je moznost uspokojit urc.potrebu; vnutorne a vonkajsie zdroje uspokojenia potreby:
- vnutorne: medziludska
interakcia, aktivity skupiny, ciele, socialna identif., prislusnost(affiliation)
- externe : medziludska interakcia s ludmi mimo skup. vdaka
prislusnosti k skup., ciele mimo skup.
Formovanie skupiny:
- vseobecna akceptacia: clenovia rozsiruju o sebe info a
spoznavaju sa
- komunik. a rozhod.: cl. su otvorenejsi ohladne svojich pocitov, urcuju sa ciele a role
- motiv. a produktivita: cl.
si pomahaju, kooperuju, a pracuju na splneni ulohy
- kontrola a org.: cl. spolupracuju a su adaptivni, flexi a napravaju sa vo svojom konani,
najefektivnejsia faza
Fakt.ovplyv fungovanie skup.:
- zlozenie: roznorodost cl. skupiny vo fakt. dolezitych pre pracu skupiny
(homogenne[ jednoduche, opakujuce sa ulohy, rychlost, kooperacia] vs. heterogenne skup[ komplex, kolektivne ulohy, nezalezi na rychlosti,
kreativita])
- velkost: pocet clenov a mnozstv.zdrojov pre skup.; pri tvorbe napadov sa pocet zvysuje s mnoz.clenov, ale miera rastu klesa,
velke skupiny su formalnejsie v komunikacii a praci, zvysuje sa absencia, nakolko vela ludi sa snazi participovat, rozpad na podskup., male skup. sa
lahsie dohodnu, volny tok info, casta interakcia
- normy: standardy voci kt. je posudzovana adekv.spravania; ocakavane spravanie; pomahaju
prezit, zjednodusuju spravanie a interakt., zabranuju poskodzovaniu, vyjadruju hlavne hodnoty.
- sudrznost: motivacia zostat v skupine;
zvysovanie: homogen, zrela, mensia, komunikativ., jasne ciele (konkut. alebo vonkajsia hrozba), uspech -> dosahovanie cielov, spokojnost cl.,
vyssia kvalita a kvantita interakcii, groupthink; pri vysokej kohezii moze poklesnut produktivita ak sa ciele skup. nezhoduju s org.cielmi.
Role v org.: postava, kt. osoba zastava v skup., proces v skupine: ocakavana rola - vyslana rola - vnimanie role - hrana rola - sulad vs.
nesulad; problemy:
- nejasnost role: nejasne definovana rola, zodpovednosti a ocakavania
- konflikt roli: spravy ohladne role si
odporuju; intrarole conflict: rozdielne spravy o jednej roli; interrole conflict: nesulad medzi rolami; intrasender conf.: vysielatel info vysiela
rozdielne spravy prijemcovi; person-role confl.: nesulad medzi osobou a jej ulohou
Riadenie skup. v org.: pohlad na vsetky aspekty
skupiny, zmena z formalnej na neformalnu, zmena faktorov ovplyv skup,...
Medziskup. spravanie: zavisi na dolezitosti
problemov pre skup. a kompatibilite cielov. Kompat. cielov je miera, kt.ciele viac ako jednej skup. mozu byt dosiahnute v rovnakom case.
Druhu spravania:
- vyhybanie nastava ak ciele skup. su nekomp. a interakcia je nedolezita pre dosiahnutie cielov.( agentury sa
ignoruju)
- prisposobenie: ak su ciele kompatib. ale komunik. nepodstatna pre ich dosiahnutie
- konkurencia: ciele su
nekompatib. a interak. je dolezita pre ich dosiahnutie
- kolaboracia: ciele su kompatib. a interakcia je dolezita(zakaznici a
dodavatelia)
- kompromis: interakcia aj ciele su stredne kompatibilne a dolezite (odbory a mng)
Faktory ovplyv.povahu
medziskup.spravania:
- umiestnenie: fyzicke
- zdroje: spolocne? je ich dostatok?
- previazanost casu a cielov
- nejasnost ulohy: nejasnosti ohladne dalsich krokov a buducnosti
- previazanost uloh: aktivity skupin ich nutia k spolupraci
pooled
interdependency: (hromadna zavislost): skup. su nezavisle ale vysledky ich prace vytvaraju celok
sequential interdependency: vystup jednej
skup. je vstupom druhej
reciprocal intedependency: vstupy a vystupy sa presuvaju od jednej skup. k druhej a spat.
Riadenie
medziskup.spravania: zmena umiestnenia, zdrojov, strat.orient. na ciele (problem: ciele skup.prevazuju nad cielmi org, nadriadeny ciel),
strategie cez ludi a skup.,organiz.strategie (linking role: osoba spaja viac skupin, rules and procs, kedy maju skup. spolupracovat; task forces:
vytvorenie skupiny analyz. spec.problem alebo koordin. usilie; member exch., decoupling: oddelenie skupin, kt. normalne spolupracuju aby doslo k
zmene spravania)
Efektívnosť skupiny – členovia skupiny sa musia identifikovať s cieľmi, a úlohou
manažéra je vytvoriť pozitívnu atmosféru
Efektívne skupiny – majú vysoký výkon z hľadiska splnenia úlohy a zároveň
udržiavania ľudských zdrojov
Závisí od:
I. Organizačného prostredia:
1. Ciele
2. Odmeňovanie
3.
Zdroje
4. Technológie (zdroje, poznatky)
5. Priestorové usporiadanie
6. Kultúra
7. Štruktúra
II.
Charakteru úlohy skupiny – sociálne a technické požiadavky
Dimenzie sociálnych požiadaviek skupiny
1. Zainteresovanosť
seba
2. Súhlas na cieľoch
3. Súhlas na prostriedkoch
III. Všeobecných charakteristík členov
1.
Interpersonálna kompatibilita
a) Potreba zahrnutia (byť súčasťou skupiny)
b) Potreba kontroly
c) Potreba afektívnych
vzťahov
2. Homogénnosť / heterogénnosť členov
hľadiska prostredia, z ktorého členovia pochádzajú, ich záumov, hodnôt,
postojov.........
3. Zhoda statusu – ak sa status člena v skupine zhoduje s jeho statusom v inej skupine
IV. Veľkosť
skupiny– optimálna 5-7 členov
- Niekedy je dôležitý párny/nepárny počet členov
Iný model
Výkon
skupiny je určený 5 premennými:
1. vplyv prostredia
2. zdroje skupiny
3. štruktúra skupiny
4. procesy v skupine
5. úlohy skupiny
Model skupinového správania
Štádia vývoja skupiny:
Forming (Formovanie) -
neurčitosť cieľov štruktúry a vedenia skupiny
Storming - konflikty vo vnútri skupiny o kontrole, vytváranie hierarchie
Norming
(Normovanie) - blízke vzťahy a kohézia
Performing (Výkon) - plná funkčnosť, energia skupiny sa sústreďuje na výkon
Adjourning
(Uvoľňovanie) - odpútavanie sa od skupiny
Pozitíva práce v skupinách:
- synergický efekt
- polarizácia
podporuje kreatívnosť a inovácie
- viac informácií pri rozhodovaní
- viac alternatív
- vzájomná kontrola
-
pozitívnejšie prijatie rozhodnutí + záväzok implementovať riešenia
Negatíva práce v skupinách
- Sociálny tlak ku
konformite
- Dominancia silnejších jednotlivcov
- Väčšia časová náročnosť procesov
- Rozptýlená zodpovednosť
- Sociálne ulievanie sa – tendencia vyvinúť menšie pracovné úsilie v skupine ako pri individuálnej práci
- Skupinové myslenie
(Groupthink) - Ľudia v skupine sa niekedy rozhodnú horšie ako jednotlivec, pretože nie sú kritickí, lebo skupina je kohézna (nechcú
konflikty)
Dynamika v rámci skupiny
Úlohové a udržiavacie potreby skupiny
Skupinové aktivity zamerané na úlohu
- to, čo členovia skupiny robia v prospech vykonania úloh skupiny (iniciácia nových nápadov,
vyhľadávanie a odovzdávanie informácií, vyjasňovanie, sumarizovanie)
Skupinové aktivity zamerané na udržanie skupiny
- aktivity,
ktoré podporujú emocionálny život skupiny (podporovanie, harmonizácia, určovanie štandardov fungovania, dohliadanie na to, aby sa všetci
rovnako zapájali)
Rušivé správanie v skupinách – poškodzuje skupinové procesy
Riadenie očakávaní členov skupiny
Očakávania nových členov – zaujímajú sa o participáciu, ciele, kontrolu, vzťahy a procesy v skupine
Roly a ich dynamika (Rola
je súbor vzorcov správania, ktoré sa očakáva od osoby zastávajúcej určitú pozíciu v skupine.)
- Každý člen skupiny musí mať
určitú rolu (outsider, čierna ovca, kreatívny, vodca, expert) a rešpektovať isté normy.
- Manažéri by mali objasniť pracovníkovi
jeho rolu v skupine. Rolové konflikty možno minimalizovať ak sú vyjasnené vzťahy právomoci
- Rolová nejasnosť – človek si nie je
istý, čo sa od neho očakáva
- Rolový konflikt – keď človek nie je schopný splniť očakávania členov skupiny
-
Vyjednávanie o rolách – proces, kedy si členovia skupiny vyjasňujú svoje očakávania
Riadenie noriem skupiny
- Normy sú
štandardy, ktoré zdieľajú všetci členovia skupiny.
- Typy noriem správania sa: vzhľadom na výkony vs. vzhľadom na vzťahy vs.
vzhľadom na vedenie. Hovoria o tom, ktoré správanie je akceptovateľné a ktoré nie…
- Manažéri by mali dôkladne sledovať normy
skupiny, pretože môžu ovplyvniť výkon.
Kohézia skupiny je miera do akej sa členovia skupiny navzájom
priťahujú a do akej zdieľajú spoločné ciele. Kohézia podporuje kvalitu, produktivitu, výkony členov.
- zvyšuje sa ak sú členovia
homogénni (vek, postoje, potreby, background …), ak sú izolovaní, majú rovnaké hodnoty, v prípade krízovej situácie, ak sú úspešní v
porovnaní s inými tímami, rešpektovanie navzájom
- Na dobrý výkon potrebná nie len kohézia, ale aj pozitívne normy
TÍM - malá skupina s komplementárnymi zručnosťami pracujúca na dosiahnutí spoločného cieľa
- každý je zodpovedný za dosiahnutie
cieľa
- na rozdiel od skupiny je cieľom tímu max. efektivita a kreativita
- jednotlivci s viacerými zručnosťami
-
samostatne rozhoduje o programe, rozvrhu riešenia úloh, samostatne vedie, motivuje – nepotrebujú dozor (lídra), samoriadiaca skupina – líder
je neoficiálny
- rozvoj členov aj tímu
Typy pracovných tímov
1. tímy, ktoré odporúčajú veci, riešenia
(komisie, dočasné)
2. tímy, ktoré robia veci (funkčné skupiny, trvalé)
3. tímy, ktoré riadia veci (manažérske tímy)
Proces tvorby tímu - Team building – analýza činnosti a zmena na zlepšenie efektívnosti
1. Uvedomenie si problému alebo
príležitosti
2. Zber dát a analýza
3. Akčné plánovanie
4. Implementácia akčného plánu
5. Hodnotenie
výsledkov
Ciele Teambuildingu
1. Vyjasnenie základných hodnôt tímu
2. Špecifikácia výkonových
cieľov
3. Rozvoj správnej kombinácie zručností
4. Podporovanie kreativity
V praxi
Tímová práca a skupiny
zaintersovania zamestnancov
Skupiny zainteresovania zamestnancov – skupiny pracovníkov, ktorí sa pravidelne stretávajú mimo svojej
pracovnej činnosti s cieľom spoločne riešiť problémy na pracovisku
Krúžky kvality – skupiny zainteresovania zamestnancov, ktoré sa
zaoberajú problémami kvality, nákladov a produktivity
Seba riadiacie pracovné tímy – malé skupiny ľudí, ktoré majú právomoc
samostatne riadiť seba a svoju každodennú prácu (rozdeľovať si úlohy, plánovať pracovné aktivity), sú schopní vykonávať viacero
pracovných činností, navzájom sa trénujú a hodnotia a nesú kolektívnu zodpovednosť za výsledky svojej práce
Výhody: zvýšenie produktivity, kvality, flexibility, rýchlejšia reakcia na zmeny technológie, menej úrovní manažmentu,
znížené absentérstvo a fluktuácia, zlepšenie postojov k práci
- empowerment – proces, kedy sa jednotlivci alebo skupiny sami
rozhodujú o svojej činnosti a nesú za to zodpovednosť
- multiskilling – trénovanie členov tímu v zručnostiach, ktoré sú
potrebné pri vykonávaní rôznych druhov práce
Zones.sk – Zóny pre každého študenta