Efektívnu komunikáciu medzi manažérom a jeho podriadeným determinuje mnoho faktorov, ktoré je možné viac alebo menej ovplyvniť a to tak poznaním ich účinku ako i priamym nácvikom vhodných foriem reakcií v daných podmienkach.
- dávanie a príjimanie spätnej väzby
S efektívnym komunikačným procesom úzko súvisí efektívne počúvanie. Počúvanie je neodmysliteľnou súčasťou každodenného života. Počúvanie aktívne a efektívne je súčasťou úspechu každého manažéra, od neho závisí vo vysokej miere i jeho kariéra. Počúvanie hrá dôležitú úlohu v osobnom raste človeka, v medziľudských vzťahoch, v pracovných transakciách. Neschopnosť počúvať na druhej strane má svoj odraz i v prostredí organizácie – znižuje morálku, produktivitu práce, dochádza k strate finančných prostriedkov. Aktívne počúvanie je počúvanie nehodnotiace, akceptujúce, so snahou vidieť problémy z hľadiska druhej osoby, z pohľadu vysielateľa informácie. Je spôsobom ako dosiahnuť zmeny v štruktúre jedinca, ako zlepšiť interpersonálne vzťahy a interpersonálnu komunikáciu.
- spôsob povedať svoj názor tak aby ho ľudia zaregistrovali ale aby som si neporušil vzťahy v práci
Významnou schopnosťou, ktorú by mal každý manažér u seba rozvíjať sú empatické schopnosti. Empatia je taká schopnosť osobnosti, pomocou ktorej sa v rámci bezprostrednej komunikácie s druhým človekom dokáže vžiť do jeho duševného stavu a vycítiť v ňom také snahy, myšlienky, emócie, motívy, ktoré nevyjadruje priamo prostredníctvom slov. Vžívanie sa je empatickým až vtedy, ak je zážitok vedome spracovaný a získané súvislosti, pochopené v druhom človeku pre vlastnú potrebu sú pomenované a interpretované
je dôležitá v komunikačnom procese tak pre vysielateľa ako i pre prijímateľa informácie. Jej prostredníctvom sú predávané informácie o spôsobe chápania, o pocitoch, názoroch a podobne. Prijímanie spätnej väzby je dôležité tiež pre osobnostný rast človeka.