Príprava a overovanie projektu
Príprava a overovanie projektu
2.1. Fázy projektu
Projekt je
dynamický systém vyvíjajúci sa v uzavretom životnom cykle s troma základnými fázami:
· fáza predinvestičná
· fáza investičná
· fáza prevádzková (užívacia) a vyhodnotenia
Každá fáza je určitým
mikrocyklom (so začiatkom a koncom) s dielčími fázami (strategická, koncepčná, technická, realizačná, atď.). Integrujúcim prvkom celého
životného cyklu riadenia projektu je kvalita, náklady a čas.
Predinvestičná fáza
Najdôležitejšia
časť celého projektu pozostávajúca z týchto dielčích fáz:
· stanovenie cieľov a definovanie stratégie projektu
(strategicko-taktická fáza)
· preverenie uskutočniteľnosti vo variantných návrhoch
· preverenie vstupov, výstupov, rizík,
obmedzení, vplyvov na životné prostredie, zdrojov, nákladov, financií,....
Investičná fáza
Predovšetkým
zahŕňa :
· menovanie hlavného manažéra projektu
· spracovanie podrobných implementačných plánov
· definovanie
projektovej organizácie s podrobnými parametrami (čas, zdroje, ...)
· realizácia výberových konaní, kontraktácia
· spracovanie
podrobnej projektovej dokumentácie
· definovanie dôsledkov a špecifických podmienok súvisiacich s realizáciou
Fáza prevádzky (užívania) a záverečného vyhodnotenia projektu
Záverečná fáza pozostávajúca z:
· odovzdania
výsledkov projektu do užívania
· realizácie záverečného komplexného vyhodnotenia projektu
2.2. Zásady
prípravy projektu
Nutnosť rešpektovať tieto zásady:
· klásť si relevantné otázky
·
nikdy nič len predpokladať ale všetko si dostatočne overiť
· mať neustále na mysli otázku čo je účelom
projektu
· identifikovať vnútorné a vonkajšie účinky projektu
· schvaľovanie jednotlivých fáz
projektu
2.3. Hodnotenie a overovanie uskutočniteľnosti projektu
Nevyhnutné pre
objektívne posúdenie realizovateľnosti projektu. Metódy na analýzu a porovnávanie fáz a etáp projektu:
· Projektové
príležitosti (Project Opportunity)
· Úvodná (predbežná) štúdia uskutočniteľnosti (Pre Feasibility Study)
· Štúdia uskutočniteľnosti (Feasibility Study)
· Projekt financovania (Financing Project)
·
Analýza finančného toku (Cash Flow Analysis)
· Analýza zisku (Ratio Analysis)
·
Záverečný rozbor (Final Analysis)
Štúdia uskutočniteľnosti je jedným z najdôležitejších podkladov pre
rozhodnutie či projekt realizovať ale nie. Uskutočniteľnosť musí byť overovaná počas celej doby vykonávania projektových prác (hlavne pri
významných zmenách majúcich vplyv na náklady a úžitok z projektu alebo pri zmenách plánu).
Pomocné otázky pre túto
situáciu:
· je skutočne nutné danú činnosť (fázu, projekt) realizovať ?
· je ju treba vykonať čo najskôr alebo je
možné jej realizáciu odložiť ?
· je ju nutné vykonávať v súlade s inými činnosťami ?
· nie je vhodnejšie robiť niečo
iné ?
· je možné činnosť realizovať iným spôsobom ?
Rozsah štúdie je závislý na veľkosti, špecifičnosti a
zložitosti projektu. Môže jej predchádzať Úvodná štúdia (pri rozsiahlych projektoch) ale nemusí byť spracovaná vôbec (politické,
havarijné, malé, nevyhnutné zmeny,...). Uskutočniteľnosť je potrebné robiť aj vo vzťahu k organizačnej štruktúre podniku, firmy a vzťahu
k okoliu.
Najväčšie úskalie je pri realizácii beznádejného projektu. Aby sa takejto situácii predišlo je
potrebné:
· aby manažér projektu mal možnosť prezentovať svoje doporučenia a alternatívne riešenia (podopreté ekonomickými
údajmi) vrcholovému vedeniu
· aby mal manažér projektu výbornú odbornú povesť a dobré postavenie vo vrcholovom vedení
· aby
manažér projektu dokázal efektívne využívať informácie spätnej väzby (kontrolné informácie)
· aby bol manažér projektu
presvedčený o reálnosti projektových cieľov
· aby sa podarilo v projektovom tíme vytvoriť pocit spolupatričnosti
· aby bola
ustanovená kontrolná skupina, v ktorej sú okrem zástupcu vrcholového vedenia aj ďalší zamestnanci, ktorých sa budú týkať dôsledky
realizácie projektu
· aby boli k dispozícii základné pravidlá určujúce vzťahy nadriadenosti a podriadenosti, právomoci a
zodpovednosti
Paretov princíp - pravidlo 80/20
Vzťah medzi príčinou a dôsledkom, t.j.
väčšina nákladov vynaložená na realizáciu projektu súvisí s relatívne malým počtom projektových činností.
Stačí teda
identifikovať a zamerať sa len na tie činnosti projektu, ktoré sú spojené s najväčšími nákladmi, pretože efektívnosť ich realizácie
zásadne ovplyvní úspešnosť celého projektu.
Zones.sk – Zóny pre každého študenta