10.1. Regulácia času
10.1. Regulácia času
Ak chceme mať čas, musíme vedieť, čo je pre nás najdôležitejšie, tj. urobiť si časový rozvrh. Keď si vypracujeme časový rozvrh, získame predstavu o plynutí času, t.j pochopíme všetky pracovné a obchodné jednania ako funkciu času, ktorý sme si na to určili. Napr. ak máte plánované o hodinu pracovné stretnutie a rozhodli ste sa, že do jeho zahájenia treba zariadiť ešte šesť vecí, musíte urobiť všetko pre to, aby ste splnili svoje predsavzatie. Pomôžete si tým, že skrátite telefonické hovory, namiesto listu napíšete iba odkaz, alebo faxovú správu, stručnejšie sa vyjadríte apod. Výsledkom tohoto postupu si vypestujete schopnosť sledovať svoju činnosť po minútach. Naučíte sa pracovať so svojím časom tak, že budete vedieť, ako dlho bude trvať, než niečo urobíte, naučíte sa použiť najrýchlejší postup, spôsob ako to treba vykonať. Stručne povedané, máte v hlave vedomú predstavu „rýchlych riešení“, ktoré vám umožňujú znížiť časové straty pri určitých záležitostiach, alebo niektoré činnosti celkom vypustiť.
Tým sa naučíte narábať s informáciami a využívať ich k ušetreniu svojho času tak, aby ste mohli podniknúť určité opatrenia. Rovnakým spôsobom môžete postupovať pri všetkých aspektoch riadiacej práce. Pokiaľ viete, ako dlho vám bude niečo trvať a poznáte najrýchlejší spôsob, ako to urobiť, môžete zvládať činnosti, ktoré by sa vám mohli zdať ako nezvládnuteľné.
K plánovaniu času patrí:
- skôr vstať a odísť do práce
- odísť do práce tak, aby som sa do nej dostal bez problémov včas, vyhnúť sa dopravnej špičke
- schopnosť upraviť si denný rozvrh napr. o 20 min. skôr
- naučiť sa byť presný
- selektovať telefónne hovory
- niečo skrátiť, neurobiť
- úlohy naplánované na určitú časovú dobu v tejto dobe skutočne realizovať
- naplánovaným úlohám sa nevenujete dlhšie, ako ste si naplánovali
- oddeľujte veci, ktoré treba urobiť hneď, zajtra alebo vôbec nie
- zapisujte si úlohy, telefonáty, všetko, čo treba uskutočniť v priebehu dňa.
V priebehu dňa pravidelne kontrolujte, aby ste vedeli, ako ste na tom s časom. Pokiaľ meškáte, snažte sa zrýchliť krok, naučte sa nosiť so sebou vizitky, šetria váš čas. Na vizitku si môžete napísať odkaz, na ktorý si pri ďalšom kontakte spomeniete. Ak zabúdate, zapisujte si , aby ste vždy v pravý čas našli všetko na pravom mieste – 90% strateného času a nepríjemností môžete odstrániť, ak si dáte trochu práce s jeho naplánovaním, pričom použijete zdravý sedliacky rozum.