Administratívny štýl ukážka

Definujte administratívny štýl. Popíšte znaky, jazykové a mimojazykové prostriedky administratívneho štýlu. Vymenujte útvary administratívneho štýlu. Definujte žiadosť, motivačný list, životopis, dotazník a objednávku.

ADMINISTRATÍVNY ŠTÝL

Administratívny štýl nepatrí medzi najstaršie štýly v našom jazyku. Do slovenčiny sa dostal prostredníctvom písomných záznamov z češtiny, nemčiny, latinčiny. Ako samostatný štýl sa používa od r. 1918, keď začala pracovať slovenská administratíva.

Používa sa v bankách, na poštách, úradoch, súdoch.

Komunikanti sú: súkromná osoba a inštitúcia alebo inštitúcia a inštitúcia.

Hlavnou funkciou administratívneho štýlu je sprostredkovať príjemcovi presné údaje, fakty bez doplňujúcich a vysvetľujúcich detailov.

Hl. funkcia: sprostredkovať príjemcovi presné informácie a fakty, bez doplňujúcich a vysvetľujúcich údajov

Jazykové prostriedky:

• neutrálne slová – nie sú tu citovo zafarbené slová
• kancelarizmy: faktúra, výdajka, výberové konanie
• skratky : ŠPÚ,
• cudzie slová
• prevládajú oznamovacie vety a jednočlenné vety: Nafajčiť!
• multiverbizácia: z jednoslovného pomenovania vytvoríme viacslovné: reštaurácia – zariadenie verejného stravovania
• menné vyjadrovanie (používanie podstatných, prídavných mien): Zákaz fajčiť!
• rešpektuje sa norma na úpravu písomností
• starostlivý výber slov, nie škôlka ale materská škola
• nepoužívajú sa expresívne a nespisovné slová: kumbál na fajčenie, autobusová búda, chatrč
• je tu enumeratívnosť – vypočítavanie vecí: základné školy, materské školy...

Mimojazykové prostriedky: Grafické členenie textu, tabuľky, predtlač

Znaky:

1. vecnosť – presné vyjadrovanie s cieľom vylúčiť omyl
2. neutrálnosť – nie sú tu citovo zafarbené slová
3. adresnosť – niektoré útvary majú konkrétneho adresáta, napr. úradné listy, inak sú adresovanej celej verejnosti, napr. zákony, vyhlášky
4. stručnosť – útvary neprinášajú informácie navyše, majú často predtlač, podliehajú štátnej norme, využívajú sa stereotypné formulácie (zaužívané), napr. na konci úradných listov: Za skoré vybavenie vopred ďakujem, S pozdravom...
5. objektívnosť
6. knižnosť, písomnosť – používajú sa kancelarizmy (faktúra, objednávka), cudzie slová, multiverbizácia, oznamovacie vety, zložené súvetia

ÚTVARY:

1. dokumentárne – záväzne sa archivujú:

1. zápisnica
2. protokol – rozšírená zápisnica s podrobným dokumentačným zápisom
3. maturitný protokol
4. triedny katalóg
5. potvrdenka
6. zmluva
7. zmenka
8. akcia
9. rezolúcia

1. oznamovacie – dokumenty s krátkodobou alebo dlhšou aktuálnosťou

1. vyhláška
2. zákon
3. prípis
4. smernica
5. oznámenie
6. hlásenie
7. telegram
8. životopis
9. žiadosť
10. prihláška
11. reklamácia
12. upomienka
13. splnomocnenie
14. objednávka – kontextová (taká, kde si text sami napíšeme) alebo predtlačená

1. heslové

1. rozvrh hodín
2. školské vysvedčenie
3. poštová poukážka
4. diplom
5. faktúra
6. cestovný príkaz
7. bankové tlačivo
8. súpis
9. zoznam
10. prehľad

Vyhláška, zákon – patria medzi najstaršie útvary administratívneho štýlu. Prvé verejné oznamy, normy boli vytesané do kameňa. Autor týchto útvarov je vždy známy (uvádza sa v záhlaví alebo na mieste pre podpis. Adresát je kolektívny. Autorom zákonov je zákonodarný orgán (parlament, národná rada). Autorom vyhlášky môže byť ministerstvo.

Žiadosť

je oznamovací útvar administratívneho štýlu. Pri jej písaní rešpektujeme požiadavky Slovenskej technickej normy, ktorá upravuje písanie úradných listov. Odosielateľ aj adresát sú známi a sú v nej uvedení. Píšeme zásadne na čistý biely papier formátu A4. Žiadosť musí mať záhlavie (hlavičku), ktorá obsahuje meno a priezvisko, adresu: ulicu, číslo, PSČ a mesto. Pod záhlavím vľavo píšeme adresu príjemcu. Ak posielame úradný list v obálke s priesvitnou časťou pre adresu, píšeme adresu príjemcu vpravo.

Pod záhlavím vpravo píšeme: miesto, deň. mesiac, rok. Píšeme to do dvoch riadkov alebo do jedného bez čiarky a bodky na konci:

Žiar nad Hronom 8. mája 2014

alebo

Žiar nad Hronom

1. 5. 2014

Ďalej píšeme Vec, za týmto názvom nepíšeme bodku:

Vec

Žiadosť o prijatie do pracovného pomeru

Naše vyjadrovanie má byť slušné a jazykovo správne. V texte sa odvolávame napr. na vlastný záujem, na vzdelanie a prax, prečo nám záleží na organizácii, v ktorej sa uchádzame o miesto.

Záver obsahuje zdvorilostné formulky, ktoré sa od ostatného textu oddeľujú jedným riadkom a tvoria samostatný odsek. Napr.

Za kladné vybavenie vopred ďakujem. Teším sa na spoluprácu.

(voľný riadok)

(vlastnoručný podpis)

alebo

So srdečným pozdravom

(voľný riadok)

(vlastnoručný podpis)

Prílohy – toto heslo píšeme 4 riadky pod posledným riadkom textu žiadosti vľavo dolu. Napr.:

Prílohy

Motivačný list

Životopis

Maturitné vysvedčenie

K Žiadosti pripájame Motivačný list. V súčasnosti od nás zamestnávatelia a manažéri očakávajú, že sa dokážeme sami ohodnotiť, ponúknuť to, čo je v nás najkvalitnejšie. Motivačný list má formu poloúradného listu (chýba heslo Vec, Prílohy a údaj o mieste a dátume). V motivačnom liste neuvádzame podrobné informácie, ktoré sú už v životopise. Dodržiavame zásady oficiálnej komunikácie, nemáme byť príliš familiárni a vtipní. Nepodceňujeme sa, ale ani sa príliš nechválime. Manažér, ktorý číta motivačné listy uchádzačov, nehľadá len dôvody na výber, ale aj na vylúčenie záujemcov o miesto.

Motivačný list obsahuje úvodnú rámcovú časť: meno, adresa, kontaktné údaje, adresa príjemcu. Miesto a dátum sa nepíše, pokiaľ list posielame spolu so žiadosťou. V opačnom prípade napíšeme oba údaje ako v úradnom liste.

Vlastný text: Oslovenie (Vážení páni, Vážená pani Kováčová...)

- informácia, odkiaľ vieme o voľnom mieste, názor na firmu

- znalosti, plány, ambície – upozornenie na podrobnejšie údaje v životopise, vyjadrenie želania pracovať v tíme na ponúkanej pozícii

- presvedčivé zdôvodnenie, prečo ste vhodným kandidátom

- vyslovenie presvedčenia, že budete medzi vybranými, požiadanie o skorú odpoveď

Na záver zdvorilostné formulky, poďakovanie, vyslovenie očakávania skorej odpovede, podpis vlastnou rukou.

ŽIVOTOPIS

Je pravdivé, stručné a vecné zachytenie základných faktov zo života. Uvádza osobné údaje, dosiahnuté vzdelanie (píšeme v poradí od posledného, neuvádza sa ZŠ), pracovné skúsenosti (píšeme od poslednej pozície), schopnosti a záujmy, ktoré súvisia s daným odborom, o ktorý sa zaujímame. V životopise sa neuplatňujú subjektívne názory, nepíše sa o svojich neúspechoch (iba ak ide o závažné objektívne dôvody, napr. neukončenie štúdia pre chorobu alebo úmrtie v rodine). Pisateľ nehodnotí svoj vzťah k ľuďom. Nepoužívajú sa tu žiadne obrazné pomenovania, zdrobneniny, domáce pomenovania. Životopis je úradný dokument.

Patrí medzi písané útvary oficiálnej komunikácie. Do administratívneho štýlu patrí úradný životopis, aj keď poznáme aj iné druhy.

Životopis

1. úradný

• kontextový (písaný ako súvislý text, vety idú za sebou)
• štruktúrovaný (písaný v bodoch pod sebou)

1. beletrizovaný

Úradný životopis: prináša pravdivé informácie o autorovi, slúži ako príloha k žiadosti o zamestnanie, prihlášky na VŠ.

Pri písaní životopisu nebuďme príliš skromní, zdôraznime kurzy, ktorými sme prešli z vlastnej iniciatívy, rôzne aktivity, osobitné schopnosti, umelecké nadanie.

Kontextový životopis musí mať 4 časti

1. záhlavie

1. názov útvaru
2. vlastný text
3. dátum, vlastnoručný podpis

Štruktúrovaný životopis nemá klasické záhlavie úradného listu, ale na konci má dátum a vlastnoručný podpis ako kontextový

Beletrizovaný životopis – môže tu byť aj fikcia, fantázia, vyberú sa zo života len určité zážitky, príbehy, používajú sa tu umelecké prostriedky: metafora, prirovnanie.

Návrh na písanie životopisu:

• snažiť sa zaujať
• písať pravdu
• písať stručne, max. 2 strany A4
• sumarizovať schopnosti a zručnosti
• vzdelanie: názov školy, adresa, špecializácia
• zamestnanie: meno firmy, lokalitu, pozíciu
• neuvádzať bežné záujmy, iba nezvyčajné (akvaristika, numizmatika)

Úradný štruktúrovaný životopis – informácie píšeme v poradí:

OSOBNÉ ÚDAJE

Meno a priezvisko

Adresa

Telefón

E-mail

Dátum narodenia

Národnosť

VZDELANIE (píšeme od posledného)

študijný pobyt

kurz

PRACOVNÉ SKÚSENOSTI (píšeme od posledného zamestnania)

PROFESIONÁLNY CIEĽ

JAZYKOVÉ SCHOPNOSTI

OSOBITNÉ SCHOPNOSTI

ZÁUJMY

Rámcová časť na konci je povinná: miesto, dátum a vlastnoručný podpis

Niektoré útvary administratívneho štýlu podliehajú požiadavkám štátnej normy.

Slovenská technická norma (STN) vyžaduje normovanú štruktúru a úpravu úradného listu. Presne určuje typ a veľkosť písma, medzery medzi riadkami, označovanie odsekov, písanie adresy, dátumu, miesta atď.

Zásady písania adries:

• adresa sa píše rovnakým druhom písma, rovnakej veľkosti
• adresa sa vždy začína písať veľkým písmenom
• všetky riadky adresy sa píšu od ľavej zvislice
• používa sa jednoduché riadkovanie
• riadkuje sa rovnomerne, prázdne riadky sa do adresy nevkladajú
• v adrese nepoužívame podčiarkovanie, tučné ani riedené písmo
• adresa sa píše latinkou, čitateľne a bez prepisovania
• adresa sa nesmie písať červenou farbou ani luminiscenčným farbivom, obyčajnou alebo atramentovou ceruzkou
• názvy štátnych organizácií sa píšu s veľkým začiatočným písmenom, názvy obchodných organizácií sa píšu v súlade s ich zaregistrovaným názvom v obchodnom registri
• namiesto úplného názvu organizácie sa môže uviesť aj oficiálne používaná skratka
• na konci riadka sa nepíše interpunkčné znamienko, okrem bodky za skratkou

DOTAZNÍK

Slúži na zisťovanie verejnej mienky, na prieskum trhu. Predstavuje sadu otázok, na ktoré odpovedáme formou pero – papier alebo on-line. Získa sa ním rýchlo veľké množstvo informácií. Napr. dotazník o trávení voľného času, uplatnenie absolventov na trhu práce.

OBJEDNÁVKA

Môže mať formu úradného listu formátu A4 (kontextová objednávka) alebo formu listu s predtlačou, kupónu, karty (nekontextová objednávka).