Postavenie kongresového cestovného ruchu v národnom hospodárstve
Typ práce: Ostatné
Jazyk:
Počet zobrazení: 2 223
Uložení: 117
Postavenie kongresového cestovného ruchu v národnom hospodárstve
- kongresový CR: ide o druh CR, do ktorého patrí súhrn činností spojených s cestovaním a pobytom v kongresovom mieste za účelom výmeny vedeckých a odborných poznatkov a skúseností. Takéto podujatie sa nazýva kongresové podujatie. Kongresové podujatia sú: seminár, konferencia, kongres, work-shop, výstava...
- účastníkom kongresového podujatia sa poskytujú kongresové služby: základné, doplnkové, typické pre KCR
- charakteristické znaky KCR: sú znaky ktorými sa KCR líši od ostatných druhov CR (rekreačný, kultúrno-poznávací, kúpeľno-liečebný, športovo-turistický, vidiecky, mestský, osobitné formy CR- KCR, mládežnícky CR...):
- výmena informácií a poznatkov (oddych nie je prvoradý)
- koncentruje sa do väčších miest
- uskutočňuje sa v mimosezónnom období
- účastníkovi KCR zvyčajne hradí účastnícky poplatok jeho zamestnávateľ
- funkcie KCR:
- vedecko-informačná: výmena informácií (informácie sa šíria, potom sa využívajú v praxi)
- kultúrno-poznávacia
- ekonomická (aj mimo sezóny zisk hotelom; drží sa zamestnanosť)
- vplyv na rozvoj regiónov (drží sa zamestnanosť v regióne a okolitých strediskách- hrady, galérie)
- trh KCR:
- dopyt: potreba získavania nových informácií- účastníci, iniciátori
- ponuka: služby poskytované účastníkom KCR- organizátori, dodávatelia
- účastníci KP: spotrebitelia kongresových služieb, uspokojujú si potrebu získania informácií (90% účastníkov je na kongrese pracovne)
- iniciátori KP: rôzne podnikateľské a nepodnikateľské subjekty, ktoré organizujú kongres. podujatia, určujú ich tému, počet účastníkov, dĺžku... (rôzne univerzity, nadácie, cirkevné inštitúcie...) „ten kto vymyslí + platí“
- organizátori KP: a, podniky, inštitúcie, spoločnosti, ktoré sú vlastníkmi materiálno- technických zariadení (rokovacích miestností,
výstavných priestorov, kongresových hál...)- na SR: Technopol- BA- hotel s kongres centrom; Agrokomplex- NR,
Incheba- BA.
b, podniky, inštitúcie a spoločnosti, ktoré nevlastnia materiálno-technické zariadenia, ale prostredníctvom zmlúv o
prenájme sú schopné KP zorganizovať.
- dodávatelia KP: väčšinou kongresové hotely- poskytujú ubytovanie, stravovanie, doplnkové služby...
- medzinárodný trh KCR: dá sa charakterizovať prostredníctvom štatistických ukazovateľov, podľa ktorých:
- KP trvajú v priemere 3 – 5 dní
- najmä v oblasti zdravotníctva, ekológie a priemyslu
- konajú sa najmä v apríli, máji, septembri a októbri
- za posledné 3 roky sa konalo vyše 10 000 KP- z toho až 57% v Európe; zbytok v Amerike, Afrike, Austrálii (34%. 4%, 4%)
- medzi najvyhľadávanejšie kongresové mestá patria: Paríž, Londýn, Strassburg, Kodaň, Brusel.
- po roku 1993 ešte aj Praha a Budapešť.
- z ostatných svetových: Sydney, Washington.
- trh KCR na SR: SR nie je tradičnou krajinou pre KCR. Chýbajú nám kongresové zariadenia; tie čo máme sú sústredené do oblasti Bratislava, Nitra, Vysoké Tatry. Chýbajú nám tiež odborníci no organizovanie KP.
- klasifikácia KP:
- tradičné KP:
- podľa počtu účastníkov podujatia (malé, stredne veľké, veľké)
- podľa dĺžky trvania podujatia (v dňoch nie v hodinách- štandardne 3 -5 dní)
- podľa formy podujatia (seminár, školenie, kolokvium, okrúhly stôl, zasadanie, konferencia, sympózium, kongresový zjazd.)
- podľa tematického zamerania podujatia (politika, ekonomika, obchod, veda, zdravotníctvo, kultúra, náboženstvo...)
- podľa štruktúry účastníkov podujatia (národné- SR; so zahraničnou účasťou- SR + ČR; medzinárodné- SR, ČR, PL, MAĎ...)
- podľa významu rokovania a dosahu prijatých záverov podujatia (regionálne- znečistenie Oravy, okrúhly stôl starostov obcí, národné, medzinárodné a svetové podujatia- svetové ekonomické fórum Davos, životné fórum)
- podľa možnosti účasti na podujatiach (uzavreté alebo otvorené)
- podľa spôsobu organizácie podujatia (v tradičných alebo špecializovaných zariadeniach)
- nové formy podujatí (telekongresy, telekonferencie)
- výstavné/ veľtrhové podujatia: aj veľtrhy a výstavy sú určené na výmenu poznatkov a výsledkov tvorivého myslenia; ich hlavnou úlohou je prezentácia výrobkov, technológií, knowhou (duševného bohatstva). Môžu sa uskutočňovať v: interiéri, exteriéri
často bývajú obohatené sprievodným programom ako sú: semináre, prednášky, tlačové konferencie, recepcie, animačné programy a pod. Môžeme ich rozdeliť:
- podľa významu a dosahu podujatia (regionálne, národné, medzinárodné a svetové podujatia)
- podľa charakteru podujatia / formy (výstava, komerčná prezentácia, veľtrh, work-shop)
- podľa určenia podujatia (podujatia pre odbornú alebo laickú verejnosť)
- podľa očakávaných výsledkov z účastí na podujatí (prezentačné, kontraktačné, kontraktačno-predajné, nákupné al. predajné)
- podľa obsahu- zamerania expozície (všeobecné alebo špecializované)
- nové formy podujatia ( virtuálne výstavy alebo veľtrhy)
Podľa počtu účastníkov podujatia- tradičné KP:
- malé- do 50 účastníkov:
- seminár- je to spojenie prednášky s diskusiou. Všetci diskutujú na rovnakú tému. Je to totožný pojem ako školenie alebo kurz. Účastníci diskutujú buď formou okrúhlych stolov alebo kolokvií.
- školenie
- kolokvium- diskusia rovnorodých partnerov- najčastejšie na vysokej úrovni
- okrúhly stôl- diskusia rôznorodých partnerov
- zasadanie:
- pracovnej skupiny
- dozornej rady
- diskusnej skupiny
- komisie
- stredné- od 50 do 300 účastníkov:
- konferencia- charakterizuje sa ako väčšia schôdza- porada zvolaná na prerokovanie určitých otázok, resp. výchovné podujatie s účasťou teoretických, riadiacich alebo praktických pracovníkov, ktoré sa zameriava na vyjadrenie stanovísk k rozličným aspektom odbornej problematiky. Z konferencie sa vypracúvajú písomné závery, ktoré sú záväzné pre všetkých účastníkov.
- sympózium- ak sa stretnú odborníci a diskutujú o danej problematike.
- veľké- od 300 účastníkov:
- kongres- je podujatie osobitného, najčastejšie medzinárodného významu, zameraného na výmenu výsledkov ľudského poznania z rôznych oblastí. Rokovania sa uskutočňujú v pléne, prípadne v sekciách (blokoch, skupinách). Výsledky rokovania majú teoretický, vedecký, praktický, politický alebo spoločenský význam.
- zjazd- synonymum kongresu- stretnutie členov nejakých klubov alebo organizácií.
Podľa spôsobu organizácie podujatia- tradičné KP:
- klasické zariadenia- seminárny, kongresový hotel
- špeciálne zariadenia- kongresové centrum, kultúrno-spoločenské centrum, kongresový palác
- netradičné- športová hala, štadión, loď, lietadlo
KONGRRESOVÝ HOTEL: vyhláška 419 / 2001 o klasifikácii ubytovacích zariadení nepozná pojem „kongresový hotel“ ALE! vieme v časti fakultatívne znaky nájsť zariadenia vhodné pre organizovanie kongresov.
Kongresový hotel poskytuje organizátorovi KP okrem ubytovacích a stravovacích možností aj komplexnú kongresovú vybavenosť. Jej najdôležitejšou časťou je kongresová (konferenčná) sála (congress- conference hall) s primeraným technickým vybavením.
Hotel, ktorý nemá kongresovú sálu, ale využíva niektoré menšie priestory (salóniky, rokovacie miestnosti) sa nazýva „seminárny hotel“.
Kongresové hotely sa od ostatných odlišujú: - manažmentom a pracovníkmi, pretože vedia rýchlo a pružne reagovať na požiadavky
organizátorov i účastníkov KP.
- dostatočným počtom hlavne 1-posteľových izieb
- sú veľmi blízko dopravných centier
- musia mať dostatočne veľké spoločenské priestory (foajé...)
ŠPECIÁLNE KONGRESOVÉ ZARIADENIA: Incheba- BA, Agrokomplex- NR, Technopol- BA; dobre dopravne dostupné; nadviazalo sa na tradíciu mesta + VŚ; priamo určené na organizovanie KP; výstavy, veľtrhy, tvorivé dielne.
Špeciálne kongresové zariadenia majú priestory na organizovanie sprievodných akcií popri hlavnom programe.
NETRADIČNÉ KONGRESOVÉ ZARIADENIA: sú niektoré druhy dopravných prostriedkov- lode, lietadlá. Materiálno-technické podmienky na organizovanie KP v dopravných prostriedkoch musia byť podobné ako v stacionárnych zariadeniach. Možnosti rokovania , ubytovanie a stravovanie sa poskytujú na lodi (riečnej alebo námornej), doplnkový program z časti na lodi a z časti na súši. Lietadlá sa, zatiaľ v menšej miere, využívajú len na rokovanie a poskytnutie stravovania a občerstvenia.
Lode na Dunaji: celková dĺžka splavného toku rieky Dunaj je takmer 2,5 tisíca km. Lode môžu plávať naprieč celou Európou. Koncové spojenie je až v Holandsku. Zo 178 slovenských km je na území hlavného mesta 10 km. Osobných kabínových lodí po Dunaji pláva asi 130: Theodor Korner; Meteor IV. Modra...
Podľa charakteru podujatia / formy- výstavné podujatia:
- výstava- je celková propagačná akcia spojená s predvedením exponátov, zvyčajne nemá komerčný, ale spoločenský, kultúrny a vzdelávací charakter.
- komerčná prezentácia- má komerčný charakter- je spojená s predajom; môže sa označovať aj ako kontraktačná výstava.
- work-shop- môže byť organizovaný samostatne, ale môže byť aj ako sprievodné podujatie. Je to podujatie spojené nielen so slovnou výmenou skúseností (diskusia) ale aj s možnosťou získania praktických skúseností- tvorivá dielňa.
- veľtrh- najväčšie podujatie; môže mať prezentačný, obchodný(komerčný)charakter; súčasťou je veľké množstvo sprievodných podujatí.
- kongresové služby:
- základné:
- dopravné- organizátor KP nezabezpečuje dopravu každému účastníkovi; v pozvánke môže uviesť najlepšie dopravné spojenie do miesta, kde sa KP koná. Dôležitá je ale doprava účastníkov KP z letiska, železničnej / autobusovej stanice k budove, kde sa KP koná. Účastníkom KP sa dopravné služby poskytujú aj v rámci doplnkového programu.
- stravovacie- základné stravovanie- R, O, V; občerstvenie počas prestávok, spoločenských podujatí (privítanie, rozlúčkový večierok). Pri stavbe jedálneho lístka dbáme na racionálnu výživu; je vhodné ponúkať aj vegetariánsku stravu, nízko-energetickú stravu alebo domáce špeciality pri medzinárodnej účasti.
- ubytovacie- zabezpečujú sa v kongresovom hoteli. Na tieto služby je vhodné vypracovať ubytovací rozdeľovník. Treba sa dohodnúť s poskytovateľom ubytovacích služieb s dostatočným predstihom; krátko pred KP upresniť presný počet izieb.
- doplnkové: doplnkový program sa stáva rovnocennou súčasťou odborného programu. Pri jeho navrhovaní berie organizátor do úvahy predstavy objednávateľa z hľadiska obsahu a časového zaradenia do celkového programu. Spracovanie programu uľahčuje nápaditosť iniciátora. Ponuku doplnkového programu a vybraných doplnkových služieb treba účastníkom oznámiť vopred. Personálne zabezpečenie doplnkových služieb musí byť primerané rozsahu podujatia.
Význam pre účastníka: oddych, relax, spoznávanie. Význam pre región: rozvoj, ekonomický význam.
- typické pre KCR: tlmočenie, príprava rokovacích materiálov, sprievodcovia, hostesky...
- organizovanie kongresového podujatia: dosiahnutie spokojnosti účastníkov KP predpokladá zabezpečiť zaujímavý kongresový program a primeraný štandard všetkých služieb. KP sa organizuje v 3 fázach:
- prípravná fáza- rozhoduje o cieli, obsahu KP, počte a štruktúre účastníkov, o termíne a dĺžke trvania, mieste konania atď. Na prípravu všetkých týchto záležitostí sa vytvára organizačný výbor (prípravný výbor). Počet jeho členov závisí od počtu účastníkov a dĺžky podujatia. Prípravný výbor sa skladá z: odbornej komisie (zháňa ľudí- odborníkov; „garant podujatia“) a organizačnej komisie (služby). Prípravné činnosti sa realizujú v tejto postupnosti:
- príprava odborného programu a spracovanie časového plánu- v nadväznosti na cieľ a tému podujatia iniciátor navrhuje hlavné referáty, koreferáty alebo diskusné príspevky. Zároveň stanovuje ich rozsah a časové obmedzenia. Pri spracovaní harmonogramu je potrebné rešpektovať: predpokladané časy príchodov a odchodov účastníkov; počet účastníkov a možnosť obsluhy v odbytovom stredisku. Program sa zasiela účastníkovi spolu s pozvánkou- najskôr v stručnej podobe (prvý cirkulár), následne s detailnejšími info (druhý cirkulár- resp. konečný program).
- určenie miesta podujatia a výber rokovacích priestorov- je ovplyvnené viacerými faktormi. Organizátori si vyberajú predovšetkým turisticky atraktívne miesta s príjemným podnebím, zaujímavým okolím a stabilnou politickou situáciou. Svoju váhu má aj miestna úroveň kultúrneho a spoločenského života a možnosť dohovoriť sa niektorým so svetových jazykov. Samozrejmou požiadavkou je bezpečnosť hostí z hľadiska kriminality. Preferujú sa také miesta, v ktorých sa nachádza zariadenie umožňujúce KP pod jednou strechou.
- zabezpečenie dopravných služieb
- zabezpečenie ubytovacích služieb
- zabezpečenie stravovacích služieb
- zabezpečenie doplnkových služieb a doplnkového programu
- cenová kalkulácia podujatia vrátane kalkulácie účastníckeho poplatku- vyžaduje zhromaždenie potrebných odkladov o cenách- presných alebo predbežných- a ich spracovanie do súhrnnej cenovej kalkulácie. Kalkulácie je potrebné spracovať s predstihom. Vo vzťahu k objednávateľovi kalkuluje organizátor hlavne s týmito nákladmi: nájomné za prenájom rokovacích priestorov; úprava interiéru; poplatky za techniku; mimoriadne dopravné spoje; občerstvenie; honoráre referujúcim; tlač písomných materiálov; spoje a poštovné; atď
- príprava a tlač kongresových materiálov- v prípravnej fáze sú najdôležitejšími tlačovinami: predbežný záujem- oslovujú sa inštitúcie, firmy; Adresár- zoznam hostí; predbežná pozvánka + návratka; záväzná pozvánka.
- propagácia podujatia- rozsah propagácie závisí od významu KP a od množstva finančných prostriedkov, ktoré má iniciátor k dispozícii. Využíva sa najmä inzercia v odborných časopisoch, na webových stránkach. Pri organizovaní medzinárodnej konferencie je možné zriadiť aj funkciu tlačového hovorcu, ktorý komunikuje s médiami
- predbežná pozvánka- by mala obsahovať: tému, priebeh- program podujatia, program rokovania v pláne a sekciách, rokovacie jazyky, dátum a miesto, možnosť objed. stravy a ubyt., možnosť aktívne vystúpiť v diskusii, účastnícky poplatok.
- návratka- odpoveď potencionálneho účastníka obsahuje: meno a priezvisko, adresu bydliska a pracoviska, funkciu, záujem o ubytovanie, stravovanie, doplnkový tovar, vystúpenie v diskusii + tému.
- predbežná vs. záväzná pozvánka: predbežná obsahuje základné info o podujatí. Záväzná- posiela sa len tím, ktorý poslali návratku. Obsahuje konkrétne údaje- tézy referátov, koreferátov a diskusných príspevkov.
- realizačná fáza- počas KP, okrem všetkých služieb musí byť zabezpečený obal, zoznam účastníkov a firiem- adresár, organizačné pokyny, menovky, prihlášky do diskusie a zabezpečená technika. Realizačná skupina sa aspoň v poldennom predstihu presunie na miesto konania KP. Dôvodom je vytvorenie: samostatných improvizovaných pracovísk, kde sa môžu stretávať počas podujatia na pracovné stretnutia. Súčasťou prípravných prác je aj kontrola úpravy rokovacích priestorov. Potrebné je pamätať aj na úpravu zovňajšku a oblečenie pracovníkov- organizátora, iniciátora aj organizačnej skupiny- jednotné oblečenie. Interní pracovníci majú počas podujatia rozdelené kompetencie a zodpovednosť za jednotlivé druhy služieb a činností- dopravu, ubytovanie, stravovanie, doplnkový program, sprievodcov, tlmočníkov...Dôležitá je operatívna registrácia a plynulé ubytovanie. Pri očakávaní veľkého počtu účastníkov je vhodné vytvoriť viaceré registračné miesta. Odhlásenie sa hosťa z hotela je rovnako dôležité- tento proces sa dá urýchliť pomocou expres check-out (anglický výraz pre expresné odhlásenie sa z hotela).
- obal- dáva sa účastníkovi pri registrácii na začiatku podujatia. Obsahuje: organizačné pokyny, spresnený harmonogram podujatia, zoznam účastníkov vrátane ich pracovísk, poznámkový blok, ceruza, prospekty a propagačné materiály, písomné info o nositeľovi podujatia a jeho silných stránkach.
- zborník- publikujú sa v ňom vopred spracované a poslané referáty, koreferáty a diskusné príspevky. Môže sa účastníkom odovzdať už pri registrácii, ale lepšie je na konci, lebo je možné v ňom publikovať všetky, aj vopred neodovzdané, na podujatí však prednesené príspevky.
- vyhodnocovacia- záverečná fáza- po KP- vyhotovuje sa zborník, anketa s účastníkmi, ďakovné listy za účasť alebo vystúpenie a samozrejme prezentácia fotiek. V tejto fáze ide najmä o vyhodnotenie a vyúčtovanie KP- pri vyúčtovaní sa sledujú DFA za služby, tržby za fakultatívne výlety, náklady na cestovné, pripravujú sa doklady pre mzdovú učtáreň. Musí sa dať do poriadku kongresová sála- upratuje sa nábytok, technika. Organizátor vypracuje výslednú kalkuláciu a určite by sa mal stretnúť iniciátor s organizátorom- zhodnotiť pozitíva a negatíva.
- základné náležitosti obchodných zmlúv: zmluvné strany (kupujúci / predávajúci, prenajímateľ / nájomca); predmet zmluvy (kúpa, predaj, nájom, úver); práva a povinnosti zmluvných strán; právoplatné podpisy zmluvných strán; dátum; osobné údaje (r.č., bydlisko); obchodné podmienky (nie vždy).
- typy zmlúv: kúpno-predajná, nájomná, úverová, zmluva o záložnom práve, zmluva o dielo, leasingová zmluva, mandátna zmluva, zmluva o budúcej zmluve.
- typy zmlúv v podnikaní ubytovacích zariadení:
- ad hoc- sú to zmluvy, ktoré majú konkrétny rozsah pre jeden prípad dodávky výkonov. Uzatvárajú sa jednotlivo z prípadu na prípad. Väčšinou ide o zabezpečenie zmluvných vzťahov s odberateľmi, s ktorými hotel spolupracuje prvý raz a v minulosti s nimi nemal žiadne kontakty.
- kapacitné zmluvy- ich predmetom je určitá ubytovacia kapacita, ktorú sa odberateľ zaväzuje odobrať, resp. obsadiť v dohodnutej cene.
- rámcové zmluvy- tzv. zmluvy o uzavretí budúcej zmluvy. Stanovujú základné zásady spolupráce obidvoch zmluvných strán. Touto zmluvou sa zaväzuje jedna alebo obidve strany uzavrieť v stanovenej dobe budúcu zmluvu na konkrétne časové obdobie a na konkrétnu kapacitu.
- efektívnosť kongresového cestovného ruchu: vo všeobecnom zmysle efektívnosť znamená účinnosť.
- efektívnosť ekonomickej činnosti sa označuje ako ekonomická efektívnosť.
- na podnikovej úrovni sa meria rôznymi ukazovateľmi, najčastejšie ako pomer výstupov (dosiahnutého účinku efektu, prínosu) k vstupom (nákladom, výdavkom). Efektívnosť = výstupy / vstupy
- efektívnosť má 2 stránky:
- účelnosť- hovorí o tom, či bola práca vynaložená účelne.
- hospodárnosť- znamená dosiahnutie žiadúcich výstupov s minimálnymi vstupmi. Prejavuje sa v 2 formách, a to ako:
- úspornosť- minimalizácia nákladov
- účinnosť- dosiahnutie čo najväčšieho objemu výkonov pri daných nákladoch