47. Údaje a informácie
47. Údaje a informácie
Kvalita informácie a jej hodnota. Pojem relevantná informácia. Hodnota a
kvalita informácií, ktoré manažér potrebuje k rozhodovaniu. Informácia z pragmatického, sémantického a syntaktického
hľadiska. Vysvetlite všeobecné charakteristiky „dobrých“ informácií a tri dimenzie (čas, obsah a forma) kvality
informácie. Rôzne kategórie informácií (dáta, informácie, zručnosti, know-how, znalosti, vedomosti,...).
Údaje (data)
- sú najnižšou (základnou) logicky významovou organizačnou jednotkou dát, ktorá sa zoskupuje do vyšších organizačných celkov dát (veta
dát (record, záznam), súbor dát (file), databáza (báza dát ako množina súborov organizovaných a využívaných jednotlivým spôsobom) a
údajová základňa firmy, zahŕňajúca v ideálnom prípade 1 databázu)
Vhodným spracovaním, usporiadaním a
interpretovaním sa z údajov stávajú informácie. Spracované údaje môžu, ale nemusia byť informáciami; na to je potrebné:
· dáta transformovať na info ich vhodným usporiadaním, čo sa dosahuje v procese spracovania dát
· aby info odstránili alebo
znížili stupeň neurčitosti v rozhodovaní alebo konaní príjemcu v situáciách, pre ktoré sú určené
· aby zvýšili mieru poznania
u adresáta pri rozhodovaní a konaní, čo má v podstate rovnaký zmysel ako predchádzajúci moment
Kvalita informácie
a jej hodnota.
Kvalita informácie – pozri 3 dimenzie kvality info
Hodnota info – pozri charakteristika dobrej info
Pojem relevantná informácia.
· rozšíri naše znalosti
· redukuje neurčitosť (riziko)
· je
použiteľná na účel, na ktorý sme ju potrebovali.
Hodnota a kvalita informácií, ktoré manažér potrebuje k rozhodovaniu.
Význam informácií pre manažéra
· Zabezpečujú nevyhnutnú podmienku pre poznanie
existujúceho stavu riadeného systému
· Prostriedok na tvorbu plánov, príkazov
· Surovina pre kontrolu
a operatívne riadenie
· Zdroj poznatkov o spoločnosti, okolí
· Nástroj organizácie a koordinácie
činností riadeného kolektívu
· Predmet komunikácie v systéme
V riadení stojí manažér pred úlohou
zvažovania, porovnávania a rozhodovania o požadovanej úrovni informácií. Musí preto dbať na nasledujúce:
·
Skutočnosť informácií – pri každom riadiacom procese treba overiť kvalitu informácií, ich možný vplyv na kvalitu riadenia
a brať ich do úvahy
· Možná úroveň kvality – vždy sa treba zmieriť s kvalitou, ktorá je za daných podmienok
dosiahnuteľná
· Požadovaná úroveň kvality – subjektívne (podľa názorov manažéra)
· Potrebná
úroveň kvality – objektívna nevyhnutná úroveň vlastností informácií vo vzťahu k danej úlohe
·
Hospodárnosť – čím viac sa blížime maximálnej hodnote danej vlastnosti, tým vyššie sú náklady aj na malý prírastok
jej hodnoty
· Efektivita – mal by platiť princíp ekonomickej racionality – náklady na informácie by nemali byť
vyššie ako efekt, ktorý sa ich použitím dosiahne
Informácia z pragmatického, sémantického a syntaktického hľadiska.
· syntaktické hľadisko – spôsob vyjadrenia informácie
· pragmatické hľadisko – obsah
informácie
· sémantické hľadisko – užitočnosť informácie vzhľadom k cieľu
Vysvetlite všeobecné
charakteristiky „dobrých“ informácií a tri dimenzie (čas, obsah a forma) kvality informácie.
CHARAKTERISTIKA
DOBREJ INFORMÁCIE:
Dobrá informácia je taká, ktorá je využitá v procese rozhodovania a pri tvorbe hodnoty. Mala by teda spĺňať
tieto charakteristiky:
· rozširuje vedomosti
· redukuje neurčitosť
· je využiteľná na zmýšľaný účel
ďalšie charakteristiky dobrej informácie :
· dôležitosť z hľadiska účelu využitia,
·
dostatočná primeranosť účelu,
· úplná
· z dôveryhodného zdroja,
· poskytnutá správnej osobe,
·
poskytnutá v správnom čase,
· so správnou úrovňou detailov,
· zaslaná vhodným komunikačným kanálom,
·
zrozumiteľná užívateľovi.
3 DIMENZIE INFORMÁCIE:
1. ČAS
Informácia je často citlivá
na čas. Robenie dobrých každodenných rozhodnutí si vyžaduje získavanie informácií vtedy, keď ich potrebujeme , tak často ako ich
potrebujeme (frekvencia) a aby boli aktuálne, keď ich dostaneme (aktuálnosť). Informačné systémy sú navrhované tak, aby nám zabezpečili
informácie kedykoľvek ich chceme (demand reporting – prísun informácií podľa požiadavky), s akoukoľvek špecifickou podmienkou (exception
reporting – prísun špecifických informácií) alebo v pravidelnom časovom intervale (periodic reporting – periodický prísun info).
Ďalšou veľmi dôležitou vlastnosťou časovej dimenzie je časové obdobie (time period), ktorého sa informácia týka. Často sú potrebné
informácie z minulosti, súčasnosti alebo budúcnosti.
· včasnosť (timeliness) – poskytnúť informácie vtedy, keď
to treba
· aktuálnosť (currency) – poskytnúť aktuálne informácie
· frekvencia (frequency)
– poskytnúť informácie tak často, ako treba
· obdobie (time period) – informácie môžu byť o minulosti,
prítomnosti alebo budúcnosti
2. OBSAH
Obsahová dimenzia sa zvyčajne považuje za najdôležitejšiu
dimenziu. Presnosť je životne dôležitým atribútom. Informácia musí byť relevantná – musí zodpovedať potrebám, kvôli ktorým je
informácia vyžiadaná. Komplexnosť musí byť zabezpečená v tom zmysle, že musia byť dodané všetky relevantné informácie. Jednotnosť
informácií znamená zabezpečovanie len takých informácií, ktoré sú naozaj potrebné. Informácia môže mať široký alebo úzky rozsah, či
vnútorné alebo vonkajšie zameranie. Informácie odkrývajú úsilie (výkon) jednotlivcov alebo organizácií (dosiahnuté aktivity, dosiahnutý
progres – úspech, informácie o postavení, prísun špecifických informácií, akumulované zdroje).
· presnosť
(accuracy) – informácia by nemala obsahovať chyby
· platnosť, dôležitosť (relevance) – informácia by mala byť
spojená s informačnými potrebami špecifického príjemcu so špecifickými situáciami
· úplnosť (completeness) –
je treba poskytnúť všetky potrebné informácie
· stručnosť, výstižnosť (conciseness) – iba informácia, ktorá je
potrebná by sa mala poskytnúť
· pole pôsobnosti (scope) – informácia môže mať široké alebo úzke pole
pôsobnosti, alebo vnútorné a vonkajšie zameranie
· výkon (performance) – informácia môže prezradiť výkon
meraním dosiahnutých, prebiehajúcich aktivít alebo nazhromaždených prostriedkov
3. FORMA
Dimenzia formy
informácie zdôrazňuje fakt, že informácia musí byť atraktívna, ľahko zrozumiteľná a použiteľná. Dimenzia formy znamená zabezpečovanie
informácií, ktoré majú svoju jasnosť, detailnosť, usporiadanie poradia, prezentáciu, médiá.
· zrozumiteľnosť
(clarity) – informácia by mala byť poskytnutá v zrozumiteľnej forme
· podrobnosť (detail) – informácia môže byť
poskytnutá v detailnej forme alebo ako résumé
· poriadok (order) – informácia môže byť upravená vo vopred danej
postupnosti
· prezentácia (presentation) – informácia môže byť podaná v ústnej, číselnej, grafickej a inej
forme
· média (media) – informácia môže byť zobrazená formou tlačeného papiera, ako video alebo iné média.
Zones.sk – Zóny pre každého študenta