Písomný styk v dopravnom podniku

Písomný styk v dopravnom podniku

Písomný styk - výhody a nevýhody

- je to vzájomné dorozumievanie medzi firmami, úradmi, inštitúciami, organizáciami a občanmi písomne SMS-kou, faxom, e-mailom, telegraficky a ďalekopisom.

Výhody:

- zanecháva doklad

- je presná, úplná a konkrétna

- text sa dá lepšie formulovať

Nevýhody:

- je nákladná (stroje a prístroje, materiál, mzdy, vytváranie archívom)

Štruktúra obchodného listu
Úpravu obchodného listu jednotne predpisuje STN 01 6910 – Pravidlá písania a úprava písomností.
Náležitosti:
1. Adresa odosielateľa - záhlavie
2. Adresa prijímateľa
3. Odvolávacie údaje - Váš list značky/zo dňa
- Naše číslo (spisová značka)
- Vybavuje/linka
- Miesto a dátum napísania
- Vec
4. Vlastný text listu - Oslovenie, ktoré nemusí byť
- Úvod
- Jadro
- Obsahové zhrnutie
- Pozdravná formula
5. Prílohy
6. Rozdeľovník
7. Pečiatka
8. Podpis
9. Meno, priezvisko a funkcia podpisujúceho
10. Identifikačné údaje organizácie – doplňujúce údaje

Úprava obchodného listu
Celý obchodný list sa píše jednoduchým riadkovaním (riadkovanie č. 1).
Adresa odosielateľa môže obsahovať logo organizácie. V prípade, že píšeme záhlavie v jednom riadku, jednotlivé údaje adresy nasledujú vedľa seba a oddeľujú sa čiarkou.
Adresa prijímateľa obsahuje označenie prijímateľa, miestne údaje (ulica a číslo) a prepravné údaje (PSČ a miesto dodania). PSČ je zložené z trojčíslia a dvojčísla, medzi ktorými je jedna medzera; medzi celým PSČ a miestom dodania sa vynechávajú dve medzery
Odvolávacie údaje vyplňujeme pod príslušnou predtlačou na zvislici. Do Vášho listu značky - odpíšeme značku listu, na ktorý odpovedáme. Do našej značky - píšeme odosielateľovu spisovú značku. Do Vybavuje – meno pracovníka, ktorý vybavuje list. Vec - stručný obsah listu, ktorý zvýrazníme podčiarknutím alebo tučným písmom.
Vlastný text listu začíname tak, že od Veci ho oddelíme 2 prázdnymi riadkami (3x zariadkujeme) členíme ho na odseky. Tie sa oddeľujú prázdnym riadkom bez ohľadu na to, či sa začínajú na zvislici alebo so zarážkou. Ak sa text začína oslovením, je umiestnené na ľavej zvislici, za oslovením dávame čiarku, pričom text začína malým písmenom v novom odseku.
Prílohy poznamenávame na ľavej zvislici, 4 riadky (5x zariadkujeme) pod textom a podčiarkujeme ich.
Rozdeľovník slúži na upozornenie o zaslaní kópie ďalším adresátom na vedomie. Umiestňuje sa na ľavej zvislici pod prílohami (2 prázdne riadky). Ak list neobsahuje prílohy, nadpis Na vedomie sa píše na úrovni Príloh.
Pečiatka (podlhovastá)sa umiestňuje na pravú stranu listu 4-5 riadkov pod textom. Odtlačok pečiatky so štátnym znakom (okrúhla pečiatka) sa umiestňuje v strede listového papiera (vľavo od podpisu).
Podpis sa umiestňuje pod odtlačok pečiatky. Ak sú v liste 2 podpisy, vľavo sa podpisuje pracovník funkčne vyšší. Ak majú písomnosť podpísať 2 organizácie, v pravej polovici je pečiatka a podpis tej organizácie, ktorá písomnosť vyhotovila. Ak je v liste viac podpisov, v jednom riadku sú 2 podpisy a nepárny podpis je uprostred pod nimi. Ak písomnosť podpisuje namiesto zodpovedného pracovníka pracovník poverený jeho zastupovaním, pripojí pred svoj podpis skratku „v z.“ Na písomnostiach určených na rozmnožovanie môže sa oprávnená osoba podpísať iba na čistopis a na rozmnožených písomnostiach je za menom napísaná skratka „v. r.“ (čistopis je vlastnou rukou podpísaný).
Meno a priezvisko sa píše bez zvýraznenia pod podpisom.

Funkciaje vypísaná pod menom v ďalšom riadku.
Identifikačné údaje sú predtlačené na podnikových listoch 2 cm od spodného okraja listu. Ich zoznam nie je normou určený a organizácie si ich volia podľa vlastnej potreby.

Zamestnanecké písomnosti

1. Písomnosti pri prijímaní do pracovného pomeru

Na strane uchádzača o zamestnanie
- žiadosť o prijatie do zamestnania
- pracovná ponuka
- žiadosť o prijatie do pracovného pomeru
- dopyt o pracovné miesto
- motivačný list
- životopis

EÚ Europass: európsky životopis
- Jazykové portfólio
- Mobilita
- Doplnok k osvedčeniu
- Diplomy

Na strane zamestnávateľa

- evidencia žiadosti
- podací denník
- prezentačná pečiatka
- pozvánka na prijímací pohovor alebo odmietnutie žiadosti

2. Písomnosti pri vzniku pracovného pomeru
- osobný dotazník,
- výpis z registra trestov,
- odpis z registra trestov,
- overené doklady o vzdelaní
- pracovná zmluva

3. Písomností pri skončení pracovného pomeru
- dohoda
- výpoveď
- zrušenie v skúšobnej dobe
- okamžité zrušenie
- uplynutie doby dohody

VNÚTROPODNIKOVÉ PÍSOMNOSTI

Komunikačného charakteru:

Príkaz riaditeľa:

Je to VP, čo píše riaditeľ firmy. Obsahuje úlohy celopodnikového charakteru. Táto písomnosť je vždy očíslovaná, aby vedeli úlohy kontrolovať.

Smernica:

Je to VP, čo píše vedúci jednotlivých úsekov. Obsahuje konkrétne úlohy, aby vedeli splniť príkaz riaditeľa.

Obežník:

Je to VP, čo píšu vedúci zamestnancom. Obsahuje také informácie, o ktorými majú byť informovaní aj ostatní zamestnanci firmy. Obežník je vždy očíslovaní. Táto písomnosť obsahuje menní zoznam a podpis zamestnancov, ktorí boli oboznámení s obežníkom.

Interné oznámenie / bleskový list:

Je to VP, čo píšu úseky medzi sebou. Má dve časti:

• Vyžadovanie informácií
• Odpoveď

Pozvánka:

Je to VP, ktorá informuje pozvaných o tom, kedy a kde bude schôdzka, porada alebo zasadnutie. Pozvánka má individuálnu formu. Údaje pozvánky:

• Záhlavie
• Názov písomnosti – pozvánka
• Miesto, dátum a čas schôdze
• Program
• Miesto a dátum
• Podpis a funkcia pisateľa

Dokumentačného charakteru:

Zápisnica:

Je to VP, zachycuje krátky obsah schôdze, porady alebo zasadnutia. Píše zapisovateľ a je vždy overená overiteľom. Zápisnica má individuálnu formu. Prílohou zápisnice je prezenčná listina. Údaje zápisnice:

• Záhlavie
• Názov písomnosti – zápisnica
• Prezentácia
• Program
• Rozpis jednotlivých bodov programu
• Diskusné príspevky napísané doslovne
• Miesto a dátum napísania zápisnice
• Meno a podpis zapisovateľa
• Meno a podpis overovateľa

Prezenčná listina:

Je to menný zoznam účastníkov schôdze, porady alebo zasadnutia. Je prílohou zápisnice. Obsahuje údaje:

• Poradové číslo
• Meno a priezvisko
• Bydlisko
• Podpis

Inventúrna karta hmotného a nehmotného majetku:

Každý DM je vedený na inventúrnej karte. Inventúrna karta je podrobná evidencia DM. Inventúrna karta slúži pri inventarizácií DM. Údaje inventárnej karty:

• Číslo
• Vstupná cena
• Dátum o zaradenia do užívania
• Spôsob obstarania a dátum
• Doklad o zaradení
• Dátum a spôsob vyradenia
• Odpisová skupina
• Doba odpisovania
• Metóda odpisovania
• Dátum vystavenia
• IK a podpis
• Rozpis odpisov podľa jednotlivých rokoch

Evidenčného charakteru:

Príjemka:

Používa sa v sklade firmy. Sklady môžu byť:

• Sklad materiálu
• Sklad tovaru
• Sklad výrobkov
• Sklad polovýrobkov
• Sklad polotovaru
• Sklad súčiastok
• Sklad pohonných hmôt
• Sklad olejov
• Sklad obalov
• Sklad ochranných prostriedkov
• Sklad chemikálií a postrekov

V týchto skladoch za zásoby je zodpovedný skladník. Zodpovedá za všetky pohyby v sklade. Pohyby sú:

• Príjem zásob
• Výdaj zásob
• Prevod zásob – medzi skladmi

V skladoch zásob vykonávame ročne inventúru a inventarizáciu. Aspoň trojčlenná komisia to vykonáva a píšu o tom zápisnicu. Táto zápisnica je účtovným dokladom na zaúčtovanie inventarizačných rozdielov. Skladník vedie skladovú evidenciu.

• Príjemku
• Výdajku
• Prevodku
• Skladové karty

Príjemka obsahuje:

• Názov dokladu
• Číslo dokladu
• Pečiatka firmy
• Údaje predávajúceho
• Údaje o tovaru – poradové číslo, číslo výrobku, názov, merná jednotka, cena v Sk.
• Dátum a podpisy

Výdajka:

Vyplňuje skladník a používa sa pri výdaji zásob zo skladu. Dôvod výdaja môže byť:

• Potreba
• Predaj

Výdajka obsahuje:

Názov dokladu, číslo dokladu, pečiatka firmy, údaje kupujúceho, údaje o tovaru – poradové číslo, číslo výrobku, názov, merná jednotka, cena v Sk, dátum a podpisy

Skladová karta:

Každá skladová položka je evidovaná na skladovej karte. Skladovú kartu vyplňuje skladník pri príjme a pri výdaji. Zmeny zapíše len v množstve. Na skladovej karte vedieme inventúru.

Inventárny zápis tovaru:

V skladoch zásob ročne sa vykonáva inventúra a inventarizácia. O inventúre a inventarizácií sa píše zápisnica čo je interným dokladom na zaúčtovanie inventarizačných rozdielov. Prílohou zápisnice je inventúrny súpis zásob. Tento doklad obsahuje súhrnný zoznam všetkých skladových položiek (kariet). Tento doklad podpisuje inventarizačná komisia, ktorá je aspoň trojčlenná.

Výplatná listina:

Je to účtovný doklad podľa ktorého vypracujeme a zaúčtujeme mzdy. Vyplňuje sa mesačne. ZVL je dokladom hotovostného platobného styku. Mesačné mzdy sú vyplatené v nasledujúcom mesiaci aspoň do posledného dňa.

Mzdový list:

Je to VP evidenčného charakteru. Každý zamestnanec má dvorení mzdový list.

Mzdový list obsahuje:

• Personálne údaje
• Mzdové údaje

Každý rok otvoríme nový mzdový list. Každý mesiac zapíšeme mzdu zamestnanca.

Osobné listy:

Osobné listy píšu vedúci zamestnanci pri osobitných príležitostiach. Osobné listy majú byť úctivé a neformálne. Ich štylistiku ovplyvňuje postavenie adresáta. Treba ich vždy písať na kvalitnom papieri.

Predtlač odosielateľa má byť v ľavom hornom rohu listu. Obsahuje najskôr funkciu odosielateľa, názov úradu, meno a priezvisko odosielateľa. Meno a priezvisko odosielateľa sa píše súmerne nad predtlačou. Typ a veľkosť písma sa spravidla odlišuje od typu a veľkosti písma použitého v texte listu.

Ľavý okraj listu má šírku 30 mm, jeho pravý okraj má šírku najmenej 30 mm. Dátum sa píše asi 40 mm od horného okraja papiera v jeho pravej polovici. Miesto odoslania listu nemá byť predtlačené, napíše sa pred dátum tak, aby posledná číslica v dátume končila pri nastavenom pravom okraji. Medzi dátumom a miestom vyhotovenia nepíšeme čiarku.

List začíname oslovením, ktoré umiestnime asi 80 mm od horného okraja papiera. Medzi oslovením a prvým riadkom textu vynecháme dva riadky. List píšeme vždy riadkovaním 1,5. Každú novú myšlienku umiestňujeme do nového odseku. Medzi odsekmi vynecháme jeden prázdny riadok.

Pod textom listu v pravej polovici listového papiera sa odosielateľ vlastnoručne podpíše. Na osobné listy sa odtlačok pečiatky nedáva. Meno, priezvisko a funkcia podpisujúceho sa neuvádzajú.

Adresu príjemcu píšeme v dolnej tretine papiera pod textom listu riadkovaním číslo 1. Adresa sa umiestňuje v dolnej tretine papiera pod textom listu od ľavej zvislice, aby jej posledný riadok nebol nižšie ako 30 mm od dolného okraja papiera. Adresa sa začína oslovením. PSČ sa nepíše. Pri viacstranových osobných listoch sa adresa uvádza na poslednej strane vľavo dole.

Osobné listy sú:

Blahoprajné listy - K novému roku, ku skončenie štúdia, k mimoriadnym pracovným úspechom, k životnému jubileu, k získaniu štátneho vyznamenania, k zvoleniu funkcie, k sobášu, k narodeniu dieťaťa

Ďakovné listy - Za dlhoročnú prácu pri odchode do dôchodku, za dlhoročnú prácu pri prechode na nové pracovisko, na splnenie mimoriadnych pracovných úloh, za spoluprácu alebo pomoc

Sústrastné listy - Pozostalej manželke alebo manželovi zamestnanca, organizácii pri úmrtí zamestnanca s ktorým sme spolupracovali, pri úmrtí významných osôb

Odporúčajúce listy - Pre zamestnanca pri prechode na iné pracovisko, pre zamestnanca na štúdium, pre študentov na ďalšie štúdium

Pozývacie listy - Na výročie založenia organizácie, na mimoriadne zasadnutie, na výstavy, na stretnutie s bývalými zamestnancami

Ospravedlňujúce listy - Za neúčasť na poradách, konferenciách, oslavách alebo výstavách