Písomnosti z oblasti nákupu a predaja

Písomnosti z oblasti nákupu a predaja

Výskum trhu

Výskum trhu je systematicky vykonávaný výskum všetkých faktorov dôležitých pre úspech v podnikaní.

Druhy výskumu trhu:

analýza trhu, t. j. získavanie údajov v časovom okamihu,

sledovanie trhu, t. j. sledovanie, ako sa tieto údaje menia s priebehom času (konkurencia).

Metódy výskumu trhu:

primárny výskum (v teréne) – ankety, pozorovanie,

sekundárny trh (od stola) – vyhodnotenie materiálov získaných v teréne.

Výskumom trhu sa získavajú poznatky o trhových vzťahoch, konkurencii a nákupných zvyklostiach odberateľov.

Ak sa týmto výskumom získajú dostatočné informácie o trhu, môže sa pristúpiť k opatreniam na ovplyvňovanie trhu.

Súbor všetkých nástrojov, ktoré ovplyvňujú trh, sa volá marketing.

Reklama

Jedným z nástrojov ovplyvňovania trhu je reklama. Zameraná je na podporu predaja. Slovo reklama z latinského RECLAMARE znamená znovu kričať. Rozvoj reklamných prostriedkov nastal v stredoveku v súvislosti s rozvojom kníhtlače. Tak sa zrodila reklama:

tlačená, ktorej výrazovým prostriedkom je písomný alebo grafický prejav,

zvuková, ktorej výrazovým prostriedkom je hovorené slovo a iné akustické signály (rozhlas, televízia, video),

ostatná, ktorá sa týka samotného tovaru, jeho vzhľadu a podobne.

Reklamné tlačivá

INZERÁT je oznámenie umiestnené na určitom dohodnutom mieste v novinách alebo časopisoch. Text máva zhustený do stručných viet. Často býva ilustrovaný alebo doplnený fotografiou. Účinok inzerátu sa zvyšuje, ak sa v obmenách opakuje na tom istom mieste

LETÁK je reklamné tlačivo určené širokým vrstvám spotrebiteľov. Možno ho poslať aj na konkrétnu adresu. Spravidla sa rozdáva na rušných komunikačných miestach (v obchodoch, peňažných ústavoch).

PROSPEKT je najrozšírenejším reklamných tlačivom s obsiahlejším obsahom, aby podrobne informoval spotrebiteľa o ponúkanom tovare alebo službe. Záujemcovi pomôže urobiť si potrebnú predstavu, aby sa mohol ľahšie rozhodnúť.

KATALÓG je rozšírený prospekt. Obsahuje opis tovaru alebo služieb. Má obsahovať opis vlastností, vyobrazenie ponúkaného tovaru a cenu. Vydávajú ho najčastejšie obchodné organizácie so zásielkovou službou. Býva vydávaný buď na určitú sezónu, alebo na jednoročné obdobie.

PLAGÁT je nástenná informácia, ktorá má upútať záujemcov rozmermi, farebnosťou a vkusnou grafickou úpravou. Je najstarším propagačným prostriedkom. Umiestňuje sa najčastejšie na miestach, kde pracuje alebo sa stretáva väčšie množstvo potenciálnych zákazníkov. Veľkoplošný plagát má byť dobre čitateľný, viditeľný zo všetkých strán.

Uzatváranie zmlúv

Výrobná činnosť podniku má význam len vtedy, keď je ukončená predajom. Skôr ako kupujúci a predávajúci uzavrú kúpnu zmluvu, musia sa navzájom oboznámiť o svojich možnostiach a požiadavkách. Musia medzi sebou komunikovať ústne alebo písomne. Príprava kúpnej zmluvy sa môže uskutočniť prostredníctvom:

• kupujúceho – posiela predávajúcemu dopyt,
• predávajúceho – posiela kupujúcemu ponuku.

Dopyt

Dopyt je obchodný list, ktorým budúci odberateľ vyzve budúceho dodávateľa, aby ho informoval o možnostiach kúpy a predaja.

Z dopytu má jednoznačne vyplynúť, aké informácie potrebuje kupujúci.

Náležitosti dopytu

1. vec 2. podnet na list 3. vlastnýdopyt 4. zdôvodnenie 5. cieľ dopytu a možné následky 6. pozdravná formula

Spôsoby vyjadrovania v dopyte

Oznámte nám... Pošlite nám...

Oznámte mi, prosím, najvýhodnejšie podmienky (ceny), za ktoré by ste mi dodali...

Oznámte, prosím, svoje ceny...

Ponuka

Ponuka je obchodný list, v ktorom budúci dodávateľ informuje budúceho odberateľa o podmienkach kúpy a predaja, alebo o návrhu na uzavretie kúpnej zmluvy.

Vyžiadanáponuka nasleduje po dopyte a presne odpovedá na otázky kupujúceho.

Nevyžiadanej ponuke nepredchádza dopyt, píše ju dodávateľ z vlastnej iniciatívy. Veľa ponúk sa stáva nezáväznými, lebo neobsahujú presne ponúkané množstvá. Môže sa v nich uviesť klauzula označujúca nezávaznosť: „Nezáväzne Vám ponúkame“.

Záväzná ponuka – sú v nej presne uvedené konkrétne množstvá, cena a kvalita tovaru a obsahuje aj klauzulu o záväznosti ponuky „Záväzne Vám ponúkame“.

V praxi sa vyskytujú ešte ďalšie ponuky, ktoré nemajú charakter obchodného listu. Sú to všetky druhy reklamných prostriedkov.

Náležitosti ponuky

1. vec 2. podnet na list 3. vlastná ponuka 4. očakávanáreakcia 5. možnénásledky 6. pozdravnáformula

Spôsoby vyjadrovania v ponuke

Vybavujem Váš dopyt zo včerajšieho dňa. Môžem Vám ponúknuť žiadaný tovar za tieto ceny:

Odvolávajúc sa na naše dobré a dlhoročné obchodné styky dovoľuje si predostrieť Vám túto ponuku:

Môžeme Vám ponúknuť tieto druhy tovaru:

Ďakujeme Vám za Váš dopyt z... a sme radi, že Vám môžeme ponúknuť...

Ďakujeme Vám za Váš dopyt z... a tešíme sa , že Vám môžeme poslať vzorky rôznych výrobkov za tieto ceny:

Po vzájomnej osobnej a písomnej komunikácii medzi predávajúcim a kupujúcim dôjde k uzavretiu KÚPNEJ ZMLUVY podľa Obchodného zákonníka 315/2005 Z.z. Z 5. 11. 1998.

Kúpna zmluva

Kúpna zmluva je súhlasný prejav vôle s výmenou hmotného statku za peniaze medzi kupujúcim a predávajúcim.

Podnet na uzavretie zmluvy môže vyjsť od kupujúceho i predávajúceho. Keď z rokovania kupujúceho a predávajúceho vyplynie súhlasný prejav vôle, kúpna zmluva je uzavretá.

Podmienky vzniku kúpnej zmluvy

1. súhlasnýprejavvôle
2. obchodnáspôsobilosť
3. možnosťobchodu
4. dobrovoľnosť
5. prípustnosť

Na uzavretie zmluvy možno použiť len formuláre, ktoré majú všetky predpísané náležitosti.

Náležitosti kúpnej zmluvy

1. 1. zákonné

– označenie predávajúceho, označenie kupujúceho, druh tovaru, kvalita, množstvo, cena.

1. obvyklé

– dodacie podmienky (dodacia lehota, miesto určenia, kto hradí náklady za prepravu, kto nesie riziko dodávky pri preprave).

– platobné podmienky (dátum splatnosti, miesto platenia (peňažný ústav), spôsob platenia (príkazom na úhradu, v hotovosti)).

1. osobitné

– spôsob balenia (vo vreciach po 15kg),

– spôsob prepravy (železnicou),

– vedľajšie výkony (podmienky montáže),

– záruky (záručné lehoty pri zistených chybách).

Kúpnu zmluvu v praxi plne nahradí potvrdená objednávka, ktorej forma závisí od podmienok a zvyklostí príslušnej firmy.

Zmluva o budúcej zmluve

Uzatvára sa medzi obchodnými partnermi podľa Obchodného zákonníka vtedy, ak chcú medzi sebou dlhodobejšie obchodovať. Obe zmluvné strany sa ňou zaväzujú uzavrieť v budúcnosti zmluvu v stanovenej dobe. Môže mať len písomnú formu. Ak nesplní záväzná strana záväzok uzavrieť zmluvu, oprávnená strana môže požadovať, aby obsah zmluvy určil súd.

Objednávka

Objednávka je písomnosť, ktorou sa odberateľ zaviaže, že odoberie od dodávateľa dohodnuté množstvo výrobkov alebo poskytnuté služby. Ak je písomná objednávka nevyhnutná, musí byť napísaná tak, aby sa nevyskytli omyly a nedorozumenia.

Forma objednávky: individuálny list – žiadosť, formulár.

Náležitosti objednávky ako žiadosti

1. podnet na list 2. vlastná žiadosť 3. zdôvodneniea očakávaná reakcia 4. možné následky

Potvrdenie objednávky sa vyhotoví na kópií objednávky alebo výnimočne individuálnym listom.

Písomnosti pri riadnom plnení zmluvy

Po potvrdení objednávky (uzavretí kúpnej zmluvy) dochádza k dodávke tovaru. Aby sa odberateľ mohol pripraviť na prevzatie zásielky, dodávateľ musí pri väčších zásielkach avizovať ich odoslanie. Odberateľ môže dodávateľovi oznámiť pripravenosť na prevzatie zásielky. V oboch prípadoch sa veľmi zriedka píšu obchodné listy.

Sprievodné doklady sú písomnosti, ktoré sprevádzajú tovar počas prepravy. Ide o dodací list, prepravné doklady (nákladný list), sprievodné doklady.

Dodací list

Dodací list je formulár sprevádzajúci tovar pri preprave. Vyhotovuje sa spravidla v troch kópiách, ktoré majú takúto funkciu:

originál dostáva kupujúci,

1. kópia (návratka) zostáva predávajúcemu, keď na nej kupujúci potvrdí prevzatie tovaru,
2. kópia (výdajka), personál ju pri expedovaní predloží v sklade kvôli vydaniu tovaru zo skladu.

Náležitosti dodacieho listu

1. Názov dokladu 2. Číslo dodacieho listu 3. Označenie príjemcu (adresa) – nemusí byť 4. Označenie dodávateľa 5. Číslo objednávky 6. Druh tovaru 7. Množstvo tovaru

Faktúra

Faktúra je formulár, ktorý slúži na zúčtovanie dodávky s kupujúcim. Faktúry sa najčastejšie vyhotovujú počítačom. V systémoch hromadného spracovania údajov objednávok možno vyhotoviť nákladný list, dodací list aj faktúru na jednom mieste a faktúra sa hneď automaticky zaknihuje.

Náležitosti faktúry

1. Názov dokladu 2. Číslo faktúry 3. Meno a adresa odberateľa – IČO 4. Meno a adresa dodávateľa – IČO 5. Dátum vyskladnenia (plnenia) 6. Dátum vystavenia faktúry 7. Dátum splatnosti faktúry 8. Peňažný ústav dodávateľa 9. Číslo účtu v peňažnom ústave 10. Číslo objednávky 11. Číslo dodacieho listu 12. Názov a druh tovaru 13. Množstvo 14. Jednotka množstva 15. Cena za jednotku 16. € spolu bez dane 17. DPH 18. Celková fakturovaná suma 19. Meno fakturanta 20. Podpis a pečiatka zodpovednej osoby

Prevzatie tovaru

Ak chce kupujúci uplatniť svoje práva pri chybnej dodávke, musí tovar po prevzatí preskúšať:

formálne (spočítanie kusov, poškodenie balenia)

vecne (prekontrolovať, overiť funkčnosť, urobiť chemickú analýzu, skúšku fyzikálnych vlastností).

Platenie

Ak dopadne pre kupujúceho prebierka dobre, zaväzuje ho to ku platbe, ktorú má vykonať v dohodnutom čase a dohodnutým spôsobom.

Nepravidelnosti pri plnení kúpnej zmluvy

Nepravidelnosti pri plnení kúpnej zmluvy sa môžu vyskytnúť zo strany:

predávajúceho – meškanie zásielky (urgencia), chybne dodané množstvo tovaru oproti množstvu uvedenému vo faktúre (reklamácia), nevyhovujúca kvalita (reklamácia), chybný výpočet vo faktúre (reklamácia),

kupujúceho – meškanie prevzatia zásielky (urgencia), meškanie platby (upomienky).

Dodávka chybného tovaru

Druhy chýb

podľa viditeľnosti – zjavné

– skryté – úmyselne skryté

– neúmyselne skryté

podľa významu – podstatné

– nepodstatné

podľa odstrániteľnosti – odstrániteľné

– neodstrániteľné

Zjavné chyby sa riešia pri prebierke tovaru a reklamujú sa hneď po zistení. Za skryté chyby ručí predávajúci podľa Občianskeho zákonníka najmenej 6 mesiacov, inak podľa záručnej doby stanovenej výrobcom.

Práva kupujúceho

Pri podstatných a neodstrániteľných chybách má kupujúci nárok na zrušeniezmluvy alebo na výmenutovaru (novú dodávku).

Pri nepodstatných a odstrániteľných chybách má kupujúci nárok na náhradnéplnenie (výmenu opravu) alebo na zníženieceny.

Reklamácia

Reklamácia je obchodný list, ktorým odberateľ upozorňuje dodávateľa na zistené chyby v dodávke alebo na chyby vo výpočte faktúry.

Reklamácia má vždy písomnú formu a odosiela sa doporučene.

Ak odberateľ zistí nezrovnalosti v množstve, v kvalite, musí spísať Protokol o chybách za účasti dodávateľa alebo zástupcu z nestrannej organizácie (Mestského úradu). Protokol o chybách a Reklamačný list musí odberateľ ihneď aj s reklamáciou poslať dodávateľovi. Komerčný zápis spíšu pracovníci dopravnej organizácie, ak sa zistí poškodenie tovaru pri preprave.

Náležitosti reklamácie

1. podnet na list 2. vlastná žiadosť 3. zdôvodnenie, očakávaná reakcia 4. možné následky

Spôsoby vyjadrovania v reklamácii

Je mi ľúto, že tovar, ktorý ste mi poslali, Vám musím vrátiť, lebo jeho kvalita je oveľa horšia ako v poslednej zásielke.

Tovar veľkosťou ani tvarom nezodpovedá vzorke, ktorú ste nám poslali.

Určite sme dostali tovar, ktorý bol určený inému zákazníkovi.

Musíme Vás upozorniť na to, že jedna debna bola veľmi poškodená.

Odpoveď na reklamáciu môže byť

kladná, uznanie reklamácie alebo

záporná, odmietnutie reklamácie.

Reklamáciu píše odberateľ aj vtedy, ak zistí nesprávny výpočet vo faktúre. Dodávateľ pošle novú faktúru, ak uzná chybu v jej výpočte. Dobropis na faktúru pošle odberateľovi vtedy, ak je už uhradená.

Spôsoby vyjadrovania v odpovedi na reklamáciu

Úplne sa spoliehame na správnosť Vašich údajov a dovoľujeme si predložiť Vám tento návrh.

V snahe vyhovieť Vám sme ochotní nahradiť Vám škodu.

Sme ochotní ponúknuť Vám zľavu

Urgencia (posúrenie)

Urgencia je obchodný list, ktorým odberateľ upozorňuje dodávateľa, že nedodržal zmluvný termín dodávky. Má písomnú formu a odosiela sa doporučene.

Náležitosti urgencie

1. podnet na list 2. vlastná žiadosť 3. Zdôvodnenie 4. očakávaná reakcia

Spôsoby vyjadrovania v urgenciách

Podľa objednávky číslo...mali ste nám do...dodať...

Uplynulo už...dní od dohodnutého termínu a objednané...ste nám doteraz nedodali.

Veľmi ľutujeme, že sme nevedeli zabezpečiť dodávku...

Oneskorené platenie a riešenie problémov pri platení

Dodávateľ sa dostáva do platobnej neschopnosti a sám nie je schopný včas uhrádzať faktúry svojim dodávateľom. Aby tomu mohol predísť, musí svojho obchodného partnera upomínať – píše mu upomienku.

Upomienka je obchodný list, ktorým dodávateľ upomína svojho odberateľa, že ešte neuhradil faktúru za uskutočnenú dodávku.

Odberateľ spravidla nereaguje na prvúupomienku, preto mu dodávateľ posiela druhú, ktorá má už dôraznejší tón. Obidve upomienky spravidla píše učtáreň firmy. Ak faktúra nie je uhradená ani po tejto upomienke, firemný právnik posiela tretiuupomienku, ktorá má byť už akýmsi pokusom o zmier. V nej upozorňuje odberateľa, že je to posledný pokus, po ktorom navrhne vyriešiť spor súdu. V tretej upomienke už bývajú vyčíslené aj úroky z omeškania a náklady spojené s upomínaním. Dôležité je, aby upomienky neboli písané vulgárnym tónom. I pri akýchkoľvek sporoch treba sa usilovať udržať si obchodného partnera.

Upomienka má písomnú formu a odosiela sa doporučene.

Spôsoby vyjadrovania v upomienkach

Viem, že ste boli vždy presní v platení.

Pretože naše opätovné prosby o zaplatenie sa nestretli s priaznivým výsledkom...

Pretože už nemôžeme dlhšie čakať na zaplatenie, nezostáva nám nič iné, ako požiadať nášho právneho zástupcu, aby pohľadávku u Vás vymáhal.

Budeme nútení zakročiť proti Vám súdnou cestou / súdne vymáhať zaplatenie dlžoby.

Predpokladáme, že Vám vzniknú len zbytočné výdavky, ktorých Vás chceme ušetriť.

Spôsoby vyjadrovania v odpovedi na upomienky

Odpovedáme na Vaše vyzvanie na zaplatenie Vašej faktúry a prosíme o prepáčenie.

Vysvetlíme tiež, prečo sme neplatili.

Odklad v platení bol zavinený tým, že Vaša faktúra celkom unikla našej pozornosti

Pre nedostatok peňazí nebolo možné, aby som vyrovnal faktúru.

Náležitosti upomienky

1. Vec 2. podnet na list 3. vlastná žiadosť 4. Zdôvodnenie 5. možné následky 6. záverečná formula

Súdne vymáhanie pohľadávok

Súdne vymáhanie pohľadávok je zvlášť upravené konanie. Pristupuje sa k nemu preto, že odporca i napriek predchádzajúcim upomienkam, urgenciám a reklamáciám nesplnil niektorú z podmienok kúpnej zmluvy.

Náležitosti návrhu na súdne konanie

1. adresa navrhovateľa
2. bankové spojenie navrhovateľa
3. adresa odporcu
4. bankové spojenie odporcu
5. hodnota sporu
6. stručný opis skutkovej podstaty sporu a dôkazy, na ktoré sa navrhovateľ odvoláva
7. návrh na rozhodnutie sporu
8. dátum a podpis navrhovateľa