Budovanie a využitie podnikových informačných systémov - Intranet

Budovanie a využitie podnikových informačných systémov - Intranet

1. Úvod
Definícia intranetu hovorí, že je to podnikový informačný systém postavený na technológiách internetu. S intranetom je možné využívať informácie z jedného servra bez ohľadu na typ počítača alebo terminálu, ktorým sa pripájajú užívatelia. Hlavné faktory podmieňujúce rozvoj Intranetu sú zrejme ľahkosť použitia a správy prostredníctvom Web prehliadačov a relatívne nízke náklady prinášajúce návratnosť investícii. Ďalšími výhodami sú zlepšená komunikačná infraštruktúra, rýchlejšie osvojovanie nových technológií, celková zmena kultúry firmy. Intranetové technológie disponujú všetkými prvkami bezpečnej komunikácie ponúkanými pre prostredie Internetu. Projekt som si vybral z dôvodu, že ma problematika informatiky a informačných systémov zaujíma a chcel by som sa aj v budúcnosti jej venovať profesionálne.
 
Cieľom tohto projektu je poukázať na možnosti využitia intranetu ako vnútro podnikového informačného a komunikačného systému, ako aj na jeho základné princípy a výhody.

2.  Základné princípy intranetu
Technológia World Wide Web (WWW) je založená na prístupe klient - server, pričom klient so serverom komunikujú prostredníctvom siete fungujúcej na protokole TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol), dokumenty sa vymieňajú vo formáte HTML (Hypertext Markup Language) použitím HTTP (Hypertext Transport Protocol). Programová podpora servra, tzv. web server, aj programová podpora pre klienta, tzv. web prehliadač, sú produkované viacerými výrobcami, avšak ich základné funkcie sú rovnaké. Najme čo sa týka web prehliadačov, ich používateľské rozhranie je pomerne uniformné, čo značne zvyšuje ich použiteľnosť. Preto bežným používateľom nerobí veľké problémy začať používať novú verziu, alebo dokonca iný softvér.
WWW sa vo veľkej miere používa najmä na poskytovanie hypertextových a multimediálnych informácií prostredníctvom počítačovej siete Internet.
Keď sa aplikuje technológia WWW na vytvorenie informačného a komunikačného systému pre nejakú organizáciu, tento systém sa nazýva Intranet.
 
3. Možnosti využitia Intranetu

Vzhľadom na svoju povahu  sa Intranet používa najmä na:
-  Zdieľanie a distribuovanie informácií v rámci organizácie
-  textové informácie
-  texty týkajúce sa celej organizácie:
-  adresáre, zoznamy, príručky, študijné materiály, cenníky, prehľady,
-  informácie jednotlivých organizačných jednotiek:
-  zápisnice z porád, plány projektov, obchodné výsledky,
-  predpripravené dotazy z databáz,
-  modifikovateľné dotazy z databáz,
-  vnútroorganizačnú komunikáciu
-  diskusné fóra,
-  priama komunikácia v skupine,
-  elektronické nástenky,
-  návrhy a pripomienky,
-  distribuované vykonávanie funkcií
-  modifikovanie adresárov, zoznamov,
-  modifikovanie informácii o zamestnancoch,
-  podpora pre fázové spracovávanie úloh
-  postupovanie objednávok,
-  tvorba komplexných prehľadov,
-  vybavovanie požiadaviek zákazníkov,
-  postupné vypĺňanie administratívnych formulárov zodpovednými pracovníkmi.
 
Intranetové aplikácie môžu byť dostupné len v rámci vnútrofiremnej siete. To umožňuje dosiahnuť úspory nákladov a lepšiu produktivitu prostredníctvom využitia vnútrofiremného portálu ako jednotnej platformy pre publikovanie informácií. Aplikácia môže zamestnancom poskytovať cez webové rozhranie informácie priamo publikované v internetovom prehliadači, alebo formou prístupu k aktuálnym verziám dokumentov, či iných súborov.

4.  Výhody Intranetu
Zavedenie technológie WWW do informačného systému organizácie prináša jednak finančné úspory, ako aj zvýšenie produktivity.

Finančné úspory vyplývajú z:
-  značnej redukcie zaškoľovania pracovníkov na softvérové prostredie, pretože toto prostredie je uniformné pri vykonávaní všetkých operácií,
-  nižšieho tlaku na upgrade databázových systémov, pretože rozhranie medzi používateľom a informačným systémom je prakticky nezávislé od použitého DBMS,
-  odbremenenie databázových administrátorov od riešenia problémov, ktoré sa ich netýkajú,
-  nepotrebnosti kupovania a nákladného inštalovania používateľského softvéru, pretože všetko sa vykonáva prostredníctvom univerzálneho web prehliadača,
-  redukovania papierových dotazníkov.
 
Zvýšenie produktivity práce zamestnancov pracujúcich so systémom je odôvodnené:
-  niekoľkonásobným nárastom počtu prístupov k databáze. Zvýšené používanie kľúčových obchodných informácií má pozitívny okamžitý dopad na výkonných pracovníkov,
-  znížením chybovosti údajov v databáze z dôvodu zvýšenia ich kontroly a jednoduchosti oznamovania týchto chýb,
-  databázový administrátori sa môžu viac sústrediť na softvér z dôvodu odbremenenia pri podpore používateľov,
-  prístupnosť špecializovaných prehľadov, ktoré boli predtým príliš nákladné,
-  menej prestojov z dôvodu upgrade podporných systémov, používatelia si upgrade vôbec nemusia všimnúť, pretože ich rozhranie sa nezmení,
-  používatelia môžu mať aj pod rôznymi operačnými systémami identické používateľské rozhrania s identickým správaním,
-  existujúci podporní pracovníci môžu mať na starosti viac používateľov,
-  distribúcia softvéru sa stáva rýchlejšou a menej preťažujúcou,
-  zvyšuje sa pocit sebestačnosti u používateľov systému,
-  známejšími sa stávajú štandardné postupy a návyky v organizácii,
-  najlepšie pracovné postupy sa rýchlejšie presadzujú.
 
Najmä čo sa týka posledných piatich uvedených príčin zvýšenia produktivity práce, je potrebné podotknúť, že tento efekt sa zreteľnejšie prejavuje skôr v organizáciách s väčším počtom zamestnancov.

5.  Príklady praktického použitia intranetu
Typické aplikácie na intranete sú:
  * statické informácie (predpisy, návody, informácie podnikových útvarov)
  * databázové aplikácie (sprístupnenie údajov z podnikových databáz)
  * e-mail klient
  * riadenie projektov
  * helpdesk
 
Dôležité sú tiež informácie, ktoré užívateľov na intranet každý deň pritiahnu (firemná burza práce, firemné a technologické novinky, informácie tipu správa-vtip-obrázok dňa a pod.).
 
Na intranete  zamestnanci nájdu organizačnú štruktúru, kontakty, vnútorné predpisy, manuály, šablóny i prístupy do aplikácií. Dôraz sa pritom  kladie na prehľadnosť a zrozumiteľnosť informácií. Intranet dáva  priestor organizačným útvarom, aby si zriadili vlastné podstránky pre potreby kolegov. Dôležité je  upozorňovať na novinky zverejnené na intranete a zároveň uchovávať aj staršie informácie tak, aby si ich pracovníci mohli prezrieť napríklad po svojej krátkej neprítomnosti. V oddelenej časti je vítané umiestniť často používané linky na webové stránky.
 
Podpora súťaživosti i rastu
Intranet  môže posilňovať aj zásluhovosť, rozvíjať súťaživosť. Prirodzenou snahou zdravo ambiciózneho človeka je neustále sa posúvať ďalej, zlepšovať sa.  preto sa odporúča sprístupniť na intranete vzdelávacie a rozvojové aktivity určené zamestnancom. Zrejmý by mal byť ich účel a jasné pravidlá kto, ako a kedy sa na ne môže prihlásiť. Skvelé možnosti  ponúka aj e-learning - učenie sa priamo prostredníctvom intranetovej siete, o príprave ktorého uvažujú. Podporiť presvedčenie ľudí o tom, že firme na nich záleží, môže transparentné zverejnenie systému kariérneho rastu, ak ho má firma pripravený. Informácie o interných výberových konaniach tiež môžu byť pre zamestnancov novou príležitosťou na ich ďalšie napredovanie.
 
O výhodách sociálneho programu
Intranet vie prehľadne a vizuálne príťažlivo komunikovať sociálny program spoločnosti a uľahčiť čerpanie všetkých zamestnaneckých výhod. Dôležité je pritom uviesť, aké výhody ľudia majú, kedy majú na ne nárok a ako majú postupovať pri uplatňovaní si nároku.
 
Hovoriť o tom, čo sa deje
Tímovej atmosfére výrazne prispieva, ak ľudia vedia, čo sa vo firme aktuálne deje.  Vyvolanie záujmu o dianie v podniku prispieva k pracovnej pohode a dobrej nálade zamestnancov. Obsahom môžu byť napríklad krátke články s fotografiami k firemným kultúrnym a športovým akciám.  Podporuje sa  komunikácia zamestnancov smerom k vedeniu podniku, ako aj medzi nimi navzájom. Prostriedkom na to sú napríklad diskusné fóra. Zamestnanci tiež môžu prostredníctvom mailboxu klásť svoje otázky kompetentným pracovníkom. Pre vedenie podniku je dôležité to, že ľudia vedia, čo sa v ich zamestnaní deje, . Popri komunikovaní  o vízii a stratégii firmy je preto dobré prinášať aj pravidelné informácie o hospodárskych výsledkoch.
 
6. Záver
Intranet - vnútrofiremný informačný systém, by mal z pohľadu motivácie zamestnancov pomáhať vytvárať kvalitné pracovné podmienky a uľahčovať ľuďom prácu. Má predovšetkým zvyšovať produktivitu práce, zrýchliť rozhodovanie a pomôcť budovať úplne nový spôsob spolupráce so zamestnancami. Dobrý vnútrofiremný informačný systém nie je len zdrojom informácií. Slúži aj na organizovanie a zdieľanie vedomosti, ponúka príležitosti na podporu motivácie ľudí a budovanie firemnej kultúry. Podľa názorov špecialistov v zavádzaní vnútropodnikých informačných systémoví už menšia firma s cca 20 zamestnancami (užívateľmi), ktorá využíva počítačovú sieť na podporu svojho podnikania dokáže využiť dobre implementovaný intranet tak, že jej to prináša profit. Intranet prináša firme nové príležitosti nie len v spôsobe komunikácie v rámci firmy, ale aj v samotnom podnikaní. Môže byť napríklad aj základom pre komunikáciu s obchodnými partnermi a pre vybudovanie extranetu.