Príprava a overovanie projektu

Príprava a overovanie projektu

2.1. Fázy projektu

Projekt je dynamický systém vyvíjajúci sa v uzavretom životnom cykle s troma základnými fázami:

· fáza predinvestičná

· fáza investičná

· fáza prevádzková (užívacia) a vyhodnotenia
Každá fáza je určitým mikrocyklom (so začiatkom a koncom) s dielčími fázami (strategická, koncepčná, technická, realizačná, atď.). Integrujúcim prvkom celého životného cyklu riadenia projektu je kvalita, náklady a čas.

Predinvestičná fáza

Najdôležitejšia časť celého projektu pozostávajúca z týchto dielčích fáz:

· stanovenie cieľov a definovanie stratégie projektu (strategicko-taktická fáza)

· preverenie uskutočniteľnosti vo variantných návrhoch

· preverenie vstupov, výstupov, rizík, obmedzení, vplyvov na životné prostredie, zdrojov, nákladov, financií,....

Investičná fáza

Predovšetkým zahŕňa :

· menovanie hlavného manažéra projektu

· spracovanie podrobných implementačných plánov

· definovanie projektovej organizácie s podrobnými parametrami (čas, zdroje, ...)

· realizácia výberových konaní, kontraktácia

· spracovanie podrobnej projektovej dokumentácie

· definovanie dôsledkov a špecifických podmienok súvisiacich s realizáciou

Fáza prevádzky (užívania) a záverečného vyhodnotenia projektu
Záverečná fáza pozostávajúca z:

· odovzdania výsledkov projektu do užívania

· realizácie záverečného komplexného vyhodnotenia projektu

2.2. Zásady prípravy projektu

Nutnosť rešpektovať tieto zásady:

· klásť si relevantné otázky

· nikdy nič len predpokladať ale všetko si dostatočne overiť

· mať neustále na mysli otázku čo je účelom projektu

· identifikovať vnútorné a vonkajšie účinky projektu

· schvaľovanie jednotlivých fáz projektu

2.3. Hodnotenie a overovanie uskutočniteľnosti projektu

Nevyhnutné pre objektívne posúdenie realizovateľnosti projektu. Metódy na analýzu a porovnávanie fáz a etáp projektu:

· Projektové príležitosti (Project Opportunity)

· Úvodná (predbežná) štúdia uskutočniteľnosti (Pre Feasibility Study)

· Štúdia uskutočniteľnosti (Feasibility Study)

· Projekt financovania (Financing Project)

· Analýza finančného toku (Cash Flow Analysis)

· Analýza zisku (Ratio Analysis)

· Záverečný rozbor (Final Analysis)

Štúdia uskutočniteľnosti je jedným z najdôležitejších podkladov pre rozhodnutie či projekt realizovať ale nie. Uskutočniteľnosť musí byť overovaná počas celej doby vykonávania projektových prác (hlavne pri významných zmenách majúcich vplyv na náklady a úžitok z projektu alebo pri zmenách plánu).

Pomocné otázky pre túto situáciu:

· je skutočne nutné danú činnosť (fázu, projekt) realizovať ?

· je ju treba vykonať čo najskôr alebo je možné jej realizáciu odložiť ?

· je ju nutné vykonávať v súlade s inými činnosťami ?

· nie je vhodnejšie robiť niečo iné ?

· je možné činnosť realizovať iným spôsobom ?

Rozsah štúdie je závislý na veľkosti, špecifičnosti a zložitosti projektu. Môže jej predchádzať Úvodná štúdia (pri rozsiahlych projektoch) ale nemusí byť spracovaná vôbec (politické, havarijné, malé, nevyhnutné zmeny,...). Uskutočniteľnosť je potrebné robiť aj vo vzťahu k organizačnej štruktúre podniku, firmy a vzťahu k okoliu.

Najväčšie úskalie je pri realizácii beznádejného projektu. Aby sa takejto situácii predišlo je potrebné:

· aby manažér projektu mal možnosť prezentovať svoje doporučenia a alternatívne riešenia (podopreté ekonomickými údajmi) vrcholovému vedeniu

· aby mal manažér projektu výbornú odbornú povesť a dobré postavenie vo vrcholovom vedení

· aby manažér projektu dokázal efektívne využívať informácie spätnej väzby (kontrolné informácie)

· aby bol manažér projektu presvedčený o reálnosti projektových cieľov

· aby sa podarilo v projektovom tíme vytvoriť pocit spolupatričnosti

· aby bola ustanovená kontrolná skupina, v ktorej sú okrem zástupcu vrcholového vedenia aj ďalší zamestnanci, ktorých sa budú týkať dôsledky realizácie projektu

· aby boli k dispozícii základné pravidlá určujúce vzťahy nadriadenosti a podriadenosti, právomoci a zodpovednosti

Paretov princíp – pravidlo 80/20

Vzťah medzi príčinou a dôsledkom, t.j. väčšina nákladov vynaložená na realizáciu projektu súvisí s relatívne malým počtom projektových činností.
Stačí teda identifikovať a zamerať sa len na tie činnosti projektu, ktoré sú spojené s najväčšími nákladmi, pretože efektívnosť ich realizácie zásadne ovplyvní úspešnosť celého projektu.