Kongresový cestovný ruch

Kongresový cestovný ruch

Kongres – pochádza z latinského slova congresus a znamená spoločenský kontakt, spoločenské stretnutie. Kongresové služby sú určené špeciálnej cieľovej skupine – účastníkom kongresových podujatí.

Ťažiskom kongresových podujatí je odborný program s konkrétnym zameraním. Miesto a čas, ako aj spôsob realizácie sú vopred známe.

Pod pojmom kongresový CR rozumieme organizovanie kongresov, konferencii, seminárov, sympózií, veľtrhov a pod. Kongresovým CR sa napĺňa vedecko-informačná funkcia CR.

Osobitosťou kongresového CR je, že sa realizuje v pracovnom čase a má charakter služobnej cesty.

Kongresový CR sa vyznačuje sezónnosťou, to znamená, že kongresové podujatia sa konajú v mesiacoch: apríl, máj, jún a september, október.

Členenie kongresových podujatí:

• Kongres – charakterizuje sa ako podujatie väčšieho počtu ľudí. Rokovanie sa uskutočňuje v pléne, prípadne v sekciách (bloky, skupiny)
• Konferencia – je podujatie s domácou prípadne medzinárodnou účasťou. Rokovanie má podobný charakter ako v prípade kongresu. Priebeh a výsledky rokovania sú obsiahnuté v záveroch, v protokole alebo v uznesení.
• Sympózium – vedecké rokovanie, vedecký rozhovor. Počas rokovania dochádza k výmene názorov, poznatkov, skúseností.
• Seminár – je užšie pracovné rokovanie zamerané na oboznámenie sa s aktuálnymi úlohami a problémami. Počet účastníkov cca 50.
• Elektronická konferencia – je usporiadaná na diaľku pomocou rôznych komunikačných kanálov (internet, TV prenos). Medzi výhody patrí rýchlosť, flexibilita, úspora zdrojov, času účastníkov.

Progresívnymi formami výmeny informácii z rôznych oblastí hospodárskeho, spoločenského života obchodnej spolupráce sú výstavy, veľtrhy, komerčné prezentácie (môžu byť spojené aj s predajom).

Materiálno-technické podmienky poskytovania kongresových služieb:

Technickú základňu tvoria kongresové centrá, sály s komplexnou vybavenosťou. Rokovacie miestnosti sú vybavené rôznymi technickými prostriedkami umožňujúcimi prezentáciu počas rokovania (spätný projektor, filmový projektor, magnetofón, ozvučenie, písacie potreby, klimatizácia, tlmočnícke, prekladateľské zariadenie a pod.)

Stále častejšie sa organizujú telekonferencie, telekongresy = keď sú rokovacie sály často na iných kontinentoch spojené s telekomunikačnou technikou. Zvýši sa tak počet účastníkov, ako aj organizovanie do viacerých miest.

Klasifikácia kongresových služieb:

S rokovaním súvisí najmä:

1. zabezpečenie (prenájom rokovacej miestnosti)
2. spracovanie a tlač kong. materiálov – pozvánky spojené s návratkou, program, referáty
3. propagácia a poskytovanie informácii o programe a organizácii podujatia
4. organizačné služby pred otvorením podujatia (registrácia účastníkov, inkaso účastníckych poplatkov, odovzdávanie materiálu účastníkov)
5. tlmočnícke a prekladateľské služby
6. tlač a expedícia zborníkov

S pobytom účastníkov súvisí:

1. ubytovanie, stravovanie účastníkov
2. transfer (preprava) pri príchode a odchode účastníkov

Sortiment ostatných služieb tvoria:

1. recepčné služby
2. sprievodcovské služby
3. služby hostesiek
4. predaj dennej, periodickej a odbornej tlače
5. prezentácia výrobkov, služieb súvisiacich s predmetom rokovania
6. autokarové zájazdy, prípadne pešie výlety do blízkeho, aj vzdialenejšieho okolia miesta konania podujatia
7. kultúrny, športový program
8. gastronomické, spoločenské podujatia (recepcie, koktaily, routy, ochutnávka vín)

Viaceré z uvedených služieb môžu byť súčasťou pred a po kongresového programu (výlety, exkurzie).