Administratívny štýl a jeho útvary – maturitná otázka

Administratívny štýl a jeho útvary – maturitná otázka

Administratívny štýl

Administratívny štýl – objektívny štýl; štýl verejnej úradnej komunikácie; je písomný štýl; na úpravu existujú štátne normy; jeho funkciou je sprostredkovať príjemcovi presné údaje, fakty, bez doplňujúcich a vysvetľujúcich detailov; najviac využíva informačný a opisný slohový postup (napr. zápisnica, životopis); používajú sa knižné slová, termíny, skratky, značky ...

Základné znaky: 

• vecnosť – využíva nacionálne – pojmové (nepríznakové slová; pojmy – napr. dom, nie domček alebo chatrč, búda); odborné názvy (napr. zmenka, akcia, sociálny príspevok), čo ho približuje k odbornému štýlu. Prináša veľa faktov, vymenúva ich (enumerácia).
• knižnosť – vete chýba pestrá modalita, vety sú oznamovacie. Využíva (hlavne v právnickej oblasti) komplikované zložené súvetia.
• adresnosť – administratívne útvary majú konkrétneho príjemcu, adresáta (napr. úradné listy), niektoré sú adresované všetkým občanom štátu alebo mesta (zákony, vyhlášky, upozornenia na stanici, blízko lesa ...)
• stručnosť – útvary podávajú stručnú informáciu bez vysvetľovania (pozvánka)

Druhy útvarov:

• dokumentárne – (zápisnica, protokol, rezolúcia, zmluva, potvrdenka, zmenka akcie, maturitný protokol, triedny katalóg ...). Majú platnosť veľmi dlhý čas. Na uchovávanie týchto útvarov platia osobitné nariadenia z oblasti archivovania dokumentov (napr. doba uchovávania, termín a spôsob skartácie – vyraďovanie a zničenie spisov).
• oznamovacie – (hlásenie, správa, telegram, životopis, vyhláška, prípis, objednávka, žiadosť, prihláška ...)
• heslové – (súpisy, zoznamy, prehľady, zoznam inventáru, rozvrh hodín, poštová poukážka, dotazník, školské vysvedčenie, expedičný prípis ...). Nebývajú dlho aktuálne, platnosť je časovo limitovaná. Mnohé z nich sa ani neodkladajú (napr. pozvánka na recepciu).

Administratívne útvary – osobný posudok, žiadosť, životopis – tvoria komplex písomností, ktoré vypracúva alebo potrebuje človek v rozličných dôležitých životných situáciách. Okrem vecnosti, presnosti a výstižnosti informácie a opisu obsahujú aj prvky hodnotenia. Musia byť prehľadné a čitateľné.

Žiadosť – má rovnakú formu ako úradné listy; obsahuje: vecnú, kompozičnú, jazykovú stránku dopĺňa informácia a aj odôvodnenie prečo sa žiada

Obsah: 

• záhlavie – meno, adresa žiadateľa; meno, ulica, mesto sa oddeľuje čiarkou
• adresa príjemcu – norma vyžaduje písať adresu príjemcu v listoch bez predtlače na ľavú stranu, môže sa však písať aj vpravo
• miesto a dátum – (vzostupným spôsobom: deň, mesiac, rok) píšeme do dvoch riadkov alebo do jedného riadku bez čiarky a bez bodky na konci

Bratislava 8. mája 2001

1. 05. 2001

• vec – (Heslo Vec sa považuje sa názov, a preto sa za ním nepíše bodky.) Ak je v texte predtlač na heslo Vec, obsah listu alebo druh písomnosti sa napíše pod heslo a podčiarkne: a.) Vec; b.) Vec

Žiadosť o prijatie do zamestnania; Prijatie do zamestnania – žiadosť

Ak nie je v úradnom liste predtlač (napr. v žiadosti, ktorú píše súkromná osoba) na heslo Vec, napíšeme iba obsah listu alebo druh písomnosti po vynechaní dvoch prázdnych riadkov, teda pod adresou príjemcu

• v jadre, vec o ktorú žiadam, dôvody – text žiadosti prináša presnú formuláciu našej požiadavky. Žiadame len to, načo máme právo, a preto nemusíme poklonkovať, ale naše vyjadrovanie musí byť slušné a na dobrej jazykovej úrovni. V texte sa odvolávame napr. na vlastný záujem, na vzdelanie a prax, prípadne spomenieme, prečo sme prišli o predchádzajúce pracovné miesto alebo prečo nám záleží práve na tejto organizácii. V závere žiadosť obsahuje zdvorilostné formulky, nemusíme mať pocit, že tak píše každý – práve stálosť celých blokov textu je veľmi typická pre tento jazykový štýl. Záverečnú formulku oddelíme jedným prázdnym riadkom a napíšeme ju na samostatný odsek. Ak je súčasťou záverečnej formulky pozdrav, za vetou sa nedáva bodka: Za kladné vybavenie vopred ďakujem; Teším sa na spoluprácu.; So srdečným pozdravom
• prílohy – napr.: maturitné vysvedčenie, životopis
• podpis

Životopis – píše sa ako doklad k žiadosti o prijatie do zamestnania; má ustálené formu, dodržiava sa úprava

• Úradný životopis – prináša pravidelné fakty o životnej ceste autora. Slúži ako súčasť iných písomností, napr. žiadosti, prihlášky ...
• Beletrizovaný (literárno-umelecký) životopis – využíva umelecké výrazové prostriedky, patrí medzi útvary umeleckého štýlu. Môže na rozdiel od administratívneho životopisu pracovať aj s fikciou, fantáziou.

Životopis využíva informačný a opisný slohový postup (popisuje životnú cestu).

Druhy životopisu:

• kontextový životopis – informácie píšeme v ucelených vetách a kompozične i obsahovo je rozdelený do týchto častí:
  • dátum narodenia a miesto; otec, matka, súrodenci, v životopise dospelých osôb aj manželka, deti
  • prehľad vzdelania a praxe
  • záľuby alebo osobitné nadanie 
• životopis v bodoch – nepíšeme vety, ale heslá, za ktorými nedávame bodku. Obsahuje tieto body: Narodený/á; Meno a povolanie rodičov; Súrodenci; Vzdelanie; Jazykové znalosti
• profesiový, kariérny životopis – prináša informácie v bodoch: Narodený/á, Vzdelanie; Doterajšia prax; Jazykové znalosti; Zvláštne schopnosti a nadanie

Obsah a forma ukončenia životopisu akéhokoľvek typu:

• vľavo dole dátum (16. 6. 2002); o riadok nižšie vpravo vlastnoručný podpis

Osobný posudok – je druh administratívnej charakteristiky, hodnotenia osoby

• musí byť objektívny, komplexný, zodpovedne vypracovaný
• existujú aj odborné posudky: recenzný, oponentský, znalecký atď.
• tvorí prechod k výkladovým útvarom

Niektoré inštitúcie vydali na vypracovanie osobného posudku tlačivá, ktoré treba vyplniť podľa predpísanej osnovy.

Býva zvyčajne takáto:

• ako dlho poznáme menovaného
• pracovné zaradenie, hodnotenie priebehu zamestnania a pracovných výsledkov
• záujmová činnosť
• vzťah k ľudom
• dôvod vypracovania posudku
• dátum, podpisy, pečiatka

Zápisnica

• administratívny útvar
• svedectvo o činnosti organizácie

Priebeh schôdze môžeme zaznamenať formou:

• zápisnice – body zápisnice sú: dátum, miesto konania, program schôdze, stručný zápis, dátum, podpis zapisovateľa
• zápisu – stručnejší ako zápisnica
• protokolu – doslovne zachytáva celý priebeh rokovania